外贸工厂业务邮箱搭建，销售/跟单/售后怎么分组？用“个人邮箱 + 部门共享邮箱 + 邮件组 + 权限规则”把客户沟通分清楚，减少错发漏回，交接也能不断档。
一、外贸工厂邮箱分组，先把“规则”定下来
分组的核心不是建多少邮箱，而是让每封邮件“可追溯、可交接、可协作”。建议先统一三条规则，后面搭建会非常顺：
1. 命名规则统一
部门共享邮箱：inquiry@ / order@ / support@（一眼能看懂）
个人邮箱：name@ 或 name.dept@（方便管理与离职交接）
邮件组：sales-team@ / merch-team@（内部协同用，不直接对外）
2. 客户对外只暴露“部门口”
官网、展会名片、平台绑定邮箱，尽量统一对外口径：
询盘 → inquiry@；订单 → order@；售后 → support@
个人邮箱用于“深度跟进与关系维护”，但关键邮件建议同步到共享邮箱。
3. 交接机制固定化
任何“订单关键节点”（PO确认、交期变更、出货文件、客诉结论）邮件：
必须抄送对应共享邮箱，并进入归档/标签体系。
离职/调岗：交接只需要移交共享邮箱权限 + 关键客户标签，即可不断档。
二、销售/跟单/售后怎么分组：一套可直接套用的架构
这里给一套外贸工厂常用的“3部门分组”模型：个人邮箱承接责任，共享邮箱承接流程，邮件组承接协作。
1）销售邮箱分组：让询盘不丢、报价不乱
问题：外贸询盘邮箱用inquiry还是sales？
建议用 inquiry@ 作为唯一询盘入口，sales更多用于内部协作或个人跟进。
推荐搭建：
inquiry@（共享邮箱）：官网表单、B2B平台、展会扫码统一指向这里
规则：按产品线/国家自动分配（或用标签/过滤器分流）
建议：开启“统一签名模板”，减少新人写错信息
销售个人邮箱（li@ / amy@）：负责客户深度跟进
规则：关键报价、打样确认、付款条款邮件 抄送 inquiry@
sales-team@（邮件组）：内部讨论、资料共享
规则：仅内部使用，避免对外暴露造成责任不清
推荐的邮箱字段标准化（写进签名与模板）
报价单命名：产品-型号-币种-有效期-版本
邮件主题：[RFQ]-客户名-产品-日期，方便搜索与复盘
2）跟单邮箱分组：让订单节点“看得见、查得到、交得走”
问题：跟单到底用个人邮箱还是order@？
外贸工厂更稳的做法是：order@负责流程沉淀，个人邮箱负责执行沟通。
推荐搭建：
order@（共享邮箱）：PO、交期、变更、排产确认都沉淀在这里
建议设置自动分类：
1）PO/合同 2）交期/排产 3）出货/文件 4）异常/改期
shipping@（共享邮箱，可选）：出货文件、提单、清关资料集中
* 对接货代/物流更清晰，减少“邮件找不到附件”的低效
merch-team@（邮件组）：跨部门协作（采购/计划/仓库）
* 内部抄送同一组，减少逐个加人漏掉的风险
关键节点建议“强制抄送”
PO确认、交期确认、改期说明、装柜计划、提单/发票/箱单发送
→ 至少抄送 order@ 或 shipping@
3）售后邮箱分组：把客诉变成“可闭环的流程”
问题：售后邮箱用support还是service？
建议统一用 support@，国际客户识别度更高；如需细分，用别名做入口即可。
推荐搭建：
support@（共享邮箱）：所有售后入口统一
别名/分流入口（按你们工厂常见问题来）
1. rma@：退换/返修
2. complaint@：重大投诉/升级处理
3. spare@：配件/补发
这些地址可以作为 support@ 的别名或子邮箱，外部看起来更专业，内部处理更清晰。
售后SLA简单规则（建议写进自动回复）
“收到后24小时内首次响应；48小时给出初步方案（补发/返修/折扣/技术支持）”
自动回复里包含：订单号/批次号/图片视频要求/收货地址确认清单
售后邮件一定要“留痕”
结论邮件（责任判定、补发方案、退款折扣）统一抄送 audit@（只读审阅）
避免因人员变动导致“说过的话找不到证据”
三、管理员后台必做的5项设置：少踩坑、收发更稳
面向外贸工厂，下面5项设置优先级很高，做完能明显降低日常问题：
1. 域名解析与发信认证（提升送达率）
SPF、DKIM、DMARC 建议一次性配置到位
价值：减少被判垃圾、提高客户收件成功率
2. 多因素认证（MFA）与登录风控
销售/财务/管理员账号务必开启 MFA
出差、异地登录可增加验证，降低盗号风险
3. 共享邮箱权限分层
“可读/可回复/可删除/可导出”分开管
售后与财务建议限制导出权限，避免数据外流
4. 邮件归档与审计
订单关键共享邮箱开启归档策略
管理层只读抽查，不干扰一线操作
5. 迁移与客户端体验
迁移老邮箱时，优先选带迁移协助的服务，避免历史邮件丢失
桌面端/移动端统一使用，减少“换设备找不到邮件”的沟通断点
需要更智能的检索与整理时，可启用 AI 助手能力做提效（例如智能搜索、摘要、辅助归类）
四、预算与选型建议：把“分组方案”落在可持续成本上
外贸工厂搭邮箱，通常是“先3-10人跑通，再逐步扩团队”。这类节奏下，选择支持灵活购买的企业邮箱更省事：
轻量版：每年约 300元/5个用户，适合刚开始把“询盘/订单/售后”流程跑顺的小团队
高级版：每年约 200元/人，人员规模扩大后，权限、安全与协作体验更完整
也可以考虑 邮箱套件：约 150元/人/年，同时拥有 30G邮箱 + 100G网盘，适合“邮件+资料交付+文件协作”强绑定的外贸团队（如样品资料、报价版本、出货文件、质检报告统一沉淀）
如果你们客户分布广、跨国收发频繁，基础设施也很关键：像 Zoho 这类提供全球多地数据中心保障与稳定投递的方案，对外贸业务更友好——尤其是询盘入口、售后入口这类“不能掉链子”的邮箱。
五、快速落地清单：一周内把分组跑起来
1. 先建3个对外口：inquiry@ / order@ / support@
2. 再建3个内部组：sales-team@ / merch-team@ / qa-team@（按你们部门实际调整）
3. 把“关键节点必须抄送”的规则写进流程（报价/PO/交期/出货/客诉结论）
4. 管理员完成SPF/DKIM/DMARC + MFA
5. 把模板与签名统一（报价、交期变更、售后受理）
当销售、跟单、售后各自有清晰的邮箱入口与权限边界，客户沟通会更专业，内部协作也更顺——邮箱从“收发工具”升级成“业务流程中枢”，外贸工厂的增长就更稳、更可复制。
