在工作流规则中关联自定义函数

CRM自定义函数

Zoho CRM 自定义函数帮助您通过执行简单的程序脚本更新相关 CRM 模块或第三方应用程序中的数据。 记录与工作流标准匹配时,工作流引擎自动触发自定义函数并更新 CRM 记录。 您利用自定义函数,可以使用 Deluge Script(由 Zoho Creator 提供)编写程序脚本,将其与工作流规则关联和实现业务流程自动化。 另请参阅Deluge Script - 参考指南

业务场景

  • 从各个潜在客户(状态为已结束并赢得客户)处累计金额汇总至相关账户的总收益(自定义字段)。 如果客户完成了 10 次付款,您可以从账户页面查看总收益而非创建报告。 根据客户生成的总收益,您可以将他们评级为 A 类、B 类、C 类客户。
  • CRM 中赢得潜在客户并结束时,在 Zoho Projects 或任何第三方项目管理应用程序中创建项目。 此外,在账户或潜在客户记录下查看项目链接用于监控项目进度。
  • 基于父账户的邮寄地址自动更新联系人的地址信息。
  • 潜在客户状态为“结束且已赢得”时,将潜在客户、相关联系人和账户详细信息推送至 Zoho Books 或任何第三方会计软件。 一旦会计软件中的发票状态更改为“已支付”,立即更新 CRM 中的潜在客户记录。

目标受众

  • 为用户设置工作流规则的 CRM 管理员
  • 具备 REST API 和 Deluge Script 技能的编程人员

可用性

需要的简档权限: 有“管理工作流”权限的用户可以使用此功能。

设置自定义函数

您可以分三个步骤设置自定义函数:

  • 创建自定义函数。
  • 将自定义函数与工作流规则关联。
  • 测试自定义函数集成。

如需创建自定义函数

  1. 点击设置 > 设置>自动化>工作流自动化>自定义函数
  2. 工作流自定义函数页面,点击配置自定义函数
  3. 配置自定义函数页面,从图集中选择函数、现有函数或使用 Deluge Script 写新的函数。
    自定义函数
  4. 点击保存。

如需将自定义函数与工作流规则关联。

  1. 点击设置 >设置>自动化>工作流自动化>规则。
  2. 工作流规则页面,点击创建规则。
  3. 新建规则 选项卡中,指定工作流规则参数。
  4. 选择自定义函数(即时操作下方)。
  5. 现在选择要触发的自定义函数。
  6. 点击保存
    自定义函数

如需测试自定义函数集成

  1. 根据您的工作流规则标准在 Zoho CRM 中添加测试数据。
  2. 通过您的应用程序中的自定义函数检查从 Zoho CRM 收到的数据。
  3. 如果未收到数据或有数据不匹配,在 Zoho CRM 中修改您的自定义函数代码。
  4. 继续这一测试,直至您从 Zoho CRM 获取所需数据到您的应用程序中。

重要注意事项

  • 您可以为每条工作流规则关联最多 6 个自定义函数(1 个即时操作和 5 个基于时间的操作)。
  • 您在单次自定义函数调用中仅可执行 5000 行(声明)。
  • 您可以利用自定义函数从 Zoho CRM 的最多 10 个 CRM 字段中传输数据至第三方应用程序。
  • 您可以使用自定义函数检索从其它应用到 Zoho 的数据。
  • 您必须依据第三方应用程序中的限制定期更新 API 票据。
  • 如果自定义函数集成因为第三方 API 中的任何问题停止运行,您就不会收到任何邮件通知。
  • 如果连接至 Zoho Creator 服务的时候有任何故障,自定义函数将在 15 分钟后发送第二次通知。因此,系统不会为那次特定的工作流触发发送任何通知。 从 Zoho Creator 返回的错误在故障理由部分下方显示。
  • 如果您超过了每天的最大计数,系统不会将剩余的自定义函数通知发送给第三方应用程序,而会将故障告知管理员。
  • Zoho CRM 会以日期 日期时间 字段的标准格式将数据发送至第三方应用程序:
    • 日期:年 - 月 - 日
    • 日期时间:年 - 月 - 日 小时:分钟
  • 自定义函数限制:
    • 每日调用 - 10000 次调用/天或 200 次调用/组织用户许可证 (以较低者为准)
    • 集成任务 - 25000 次Zoho API 调用/天(使用 deluge)。
    • 获取数据 & 公布数据 - 25000 次调用/天(合计) 
    • 发送邮件 - 1000 封邮件/天

业务场景

累计潜在客户数量至父账户

总结

从各个潜在客户(状态为已结束并赢得客户)处累计金额汇总至相关账户的总收益(自定义字段)。 如果客户购买了 10 次,您可以从账户页面查看总收益而非推送报告。 根据客户生成的收益,您之后可以将他们评级为 A 类、B 类、C 类客户。

如需配置此自定义函数,请执行以下步骤:

  1. 登录 Zoho CRM。
  2. 打开设置 >设置 > 自动化 > 工作流自动化 > 规则> 创建工作流规则用于 潜在客户模块。
  3. 点击下一步
    自定义函数
  4. 选择您想要执行此规则的时间。 现在选择创建或编辑选项(基于记录操作执行下方)。
    自定义函数
  5. 点击完成。
  6. 选择您想要为其执行规则的记录。 选择与条件匹配的记录选项,并将标准设置为“步骤包含已结束且赢得客户”。
    自定义函数
  7. 点击完成
  8. 现在将自定义函数选择为即时操作。
    自定义函数
  9. 配置自定义函数弹出页面,点击图集 链接。
  10. 图集页面,点击配置(针对累计潜在客户金额至账户函数)。
  11. 如下文所述,指定参数值:
    • AccountId: 从字段列表中选择 "AccountId" 列。
    • SumUpField: 指定您为得到总和而置于账户模块中的字段。
    • 点击“指定自定义值”链接,键入您的字段名称。
  12. 保存配置。 这将自动更新账户模块中某个账户的所有潜在客户生成的收益总额。

参考错误代码

自定义函数执行失败时,以下错误消息之一将在 Zoho CRM 中显示:

HTTP 状态代码

  • 400 错误请求 - 经常丢失一个所需参数。
  • 401 未授权 - 未提供有效 API 密钥。
  • 402 请求失败 - 参数有效但请求失败。
  • 404 未找到 - 请求项目不存在。
  • 500、502、503、504 服务器错误 - 第三方应用程序错误。
  • 错误代码 1 - 暂时无法连接至 API 服务器。 检查 CRM 发送的请求的 API 服务器日志、防火墙设置。

自定义错误

  • 内部过程失败- 因为脚本处理中的错误自定义函数未执行。
  • 达到每日限额 - 公司达到了每日的最大限额。
  • Deluge Script - 因为 Deluge Script 中的错误工作流触发器执行失败。

查看自定义函数使用图

Zoho CRM 提供图示,显示不同功能中自定义函数每日或每周的使用数据。 您可以从设置>设置自动化操作>自定义函数查看警报使用。

更多信息链接提供关于使用数据的详细信息。 请注意,该图示将涵盖过去 7 天的使用数据。

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