使用任务和活动

使用CRM任务&活动

活动在日常业务运营中扮演重要角色。 活动可以是基于时间的日历活动,例如会议、研讨会、预约等或基于状态的任务,例如发送状态报告给经理、发送邮件给客户等。在 Zoho CRM,大部分记录都将活动列为相关列表,以便实现更加统一的 360 度视图。您可以将活动与模块关联,例如线索、客户、联系人、商机、市场活动等。在活动模块下,您可以存储任务、活动和通话相关的信息。

 创建任务

任务是要求在给定时间限制内完成的特定工作。 他们在Zoho CRM 的用户主页、活动主页和其它相关记录中列出。

可用性

需要的简档权限: 允许使用活动模块包括查看、创建、编辑和删除的操作。

 

按照下面步骤创建任务

  1. 活动模块中,点击 新建任务
    您也可以通过点击新建任务链接(打开的活动相关列表中)从记录中创建任务。
  2. 创建任务页面,指定任务详细信息。 
  3. 点击保存

注意:

  • 任务仅当任务状态更新为已完成时将关闭。
  • 已完成的状态是系统定义字段。 同一标签内备用自定义字段不会自动关闭任务。

 创建活动

活动是在给定地点和时间发生的事情。 他们在 Zoho CRM 的用户主页、活动主页、日历和其它相关记录中列出。

可用性

需要的简档权限:允许使用活动模块包括查看、创建、编辑和删除操作。

 

按照下面步骤创建活动

  1. 活动模块中,点击 新建活动
  2. 新建活动弹出页面,指定活动详细信息。 
  3. 点击保存

按照下面步骤从日历中创建活动

  1. 点击日历图标,然后选择日、周视图。
  2. 日历中,点击创建链接或点击日历中的时间横条。
  3. 新建活动弹出页面,指定活动详细信息。
  4. 点击保存

注意:

  • 活动在指定的结束日期和时间自动关闭。 没有活动状态更新。

 创建周期性活动

在创建任务和活动时可使用重复活动选项来创建周期性活动。 您也可以从列表视图中批量创建周期性任务。

可用性

需要的简档权限: 允许使用活动模块包括查看、创建、编辑和删除许的操作。

 

按照下面步骤创建周期性活动

  1. 活动模块中,点击 新建任务新建活动
    您也可以通过点击新建任务/新建活动链接(打开的活动相关列表中)从记录中创建任务。
  2. 创建任务/活动页面,指定活动相关详细信息。
  3. 勾选重复活动复选框,然后进行以下操作:
    • 指定要重复活动的开始日期结束日期
    • 指定活动的重复类型,并选择相应选项(参考下表)。
    • 点击保存
每日 - 字段 说明
每日 如果活动须每天重复则选择此项。
每___ 天重复 勾选此项以指定活动应每隔多少天重复一次。
每周 - 字段 说明
每___周重复 输入活动应每隔多少周重复一次。
星期天数 勾选活动应重复的一周中天数对应的复选框。
每月 - 字段 说明
每___ 月的第 __ 天 输入应该在每隔多少月的指定日期重复活动。
每___ 月的____ ____ 选择活动应每月重复的特定日子。
每年 - 字段 说明
每当___ ____ 输入一年中活动应重复发生几次。
在 ____的____ ____ 输入应该在一年中的指定日期重复活动之频率。

按照下面步骤批量创建周期性活动

  1. 点击[模块]页签.
  2. 从列表视图中勾选您想要创建重复任务的记录选框。
  3. 点击其它操作 > 创建任务
  4. 在弹出页面中,指定任务详细信息,点击重复以指定循环周期的详细信息。
  5. 指定开始日期结束日期。 参考上文给出的表格了解更多详细信息。
  • 每日重复类型 - 循环周期可设置为最长 30 天。
  • 每周重复类型 - 循环周期可设置为最长 30 周。
  • 每月重复类型 - 循环周期可设置为最长 30 个月。
  • 每年重复类型 - 循环周期可设置为最长 10 年。
  • 点击完成,然后点击保存

 设置提醒

提醒有两种选择:

  • 通过邮件提醒
  • 通过弹出窗口提醒

就任务而言,您可以选择您想要的提醒类型。 就活动而言,两种提醒选项都已启用,从活动选项卡中添加活动时不可禁用此两种选项。 但是,您的日历可能有不同的提醒选项。 在您的日历偏好设置中,您可以关闭邮件提醒。 弹出窗口提醒不可禁用。

可用性

需要的简档权限: 允许使用活动模块包括查看、创建、编辑和删除的操作。

 

按照下面步骤设置任务提醒

  1. 活动选项卡中,点击您想要设置提醒的任务。
  2. 任务详细信息页面,点击编辑
  3. 勾选提醒 复选框,然后进行以下操作:
    • 指定您希望提醒的日期和时间。
    • 指定循环周期模式。 (每日、每周、每月等)
    • 根据需要选择通过邮件提醒通过弹出窗口提醒
  4. 点击保存

 添加参与者

按照下面步骤邀请多个用户、线索或联系人参加活动

  1. 活动选项卡中,点击您想要添加参与者的活动。
  2. 活动详细信息页面,点击操作 >添加参与者
    您也可以点击编辑,添加弹出对话框中的活动参与者。
  3. 添加参与者弹出窗口,选择您想要添加参与者的群体。
    您也可以直接搜索用户线索联系人等
  4. 在用户、线索或联系人列表中,勾选对应的选框。
  5. 通过邮箱地址邀请文本框中,指定您想要邀请而其详细信息并未在 Zoho CRM 中提供的电子邮箱地址。
  6. 点击添加。

 

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