如何用项目管理软件对稿件进行审批流程管理

2023-10-18 78 阅读量 3 分钟 J
审批流程

项目管理软件能干什么?可以建立工作流。

如何用项目管理软件建立工作流?今天就以最基础的审批流程为例,看看项目管理软件到底几斤几两!

对于内容团队来说,每一篇内容发布前都需要经过多层审核,以免内容不当造成负面影响。内容的审批和制作同样重要,并且需要紧密的团队协作。当一个团队缺乏规范的内容审批流程时,就可能遇到以下问题。

传统审批模式可能存在的问题

1、缺乏规范的审批流程,容易造成团队内部责任不明确,容易造成团队间推诿责任;

2、审批流程过于繁琐,不仅耗时长,而且不易管理统计,导致工作进度缓慢;

3、通过口头汇报、个人通讯工具等方式进行内容审批,缺少有实时审批进度展示和审批结果通知,团队内部信息流通不及时。

如何打造规范高效的审批流程

Zoho Projects项目管理软件具备全面的管理功能和丰富的企业服务经验,可以帮助您轻松建立规范高效的审批流程。

以某漫画团队稿件审批流程设计为例:

用户需求描述:我们是漫画书创作团队,需要一个能以单张稿件建立任务的管理工具,并且每个单张稿件都需要进行审批(未开始→已接稿→贴字稿→完成待审核→审核待修改→已完成),根据审批步骤流转,任务状态可以自动变更。并且我们希望在审批过程中可以自动通知相关工作人员,如画稿指派画师,画师受到消息提示;画师提交稿件后,贴字稿人员会收到去贴字的消息提示……

此外,我们的画稿是PSD格式,Zoho Projects项目管理软件是否支持云端存储,能否设置文件下载权限

ZOHO解决方案

1、任务管理

Zoho Projects项目管理软件可以建立以单张稿件为任务进行管理,提供看板式的任务管理体验,用户可以自定义任务属性,如任务优先级、任务状态、任务标签等。

用户还可以根据任务相似情况直接建立任务模板,减少工作中存在的机械化操作,提高工作管理效率。

关键词

2、审批流程

在Zoho Projects项目管理软件中,团队管理员可以根据团队自身需求建立审批流程模板,设定审批步骤和审批人,在此过程中,用户可以根据审批层级,为各级审批人授予不同的操作权限,如在分稿阶段,分稿人员可以将任务分给不同的画师;在审核阶段,审核人员有权将画稿打回等等。

资源

根据审批流程的流转,任务状态会自动更迭(未开始→已接稿→贴字稿→完成待审核→审核待修改→已完成),并且会发送通知给所有相关人员,确保信息及时流通。

提醒

3、画稿管理

不能存储项目文件的项目管理软件不是一个好的项目管理软件,Zoho Projects项目管理软件为用户提供内容管理空间,支持分级管理,层级分明,日常使用管理更加便利。

关键词

4、绩效统计

Zoho Projects是一款高度可视化的项目管理软件,管理员不仅可以随时查看各项任务完成情况,在仪表板中,部门领导还可以直接根据项目、标签、负责人员等分类项快速查看不同员工完成的工作量。这些数据展示及统计可以帮助团队领导更好地掌握团队成员的工作状况。

并且Zoho Projects项目管理工具的各功能板块底层数据共通,内置丰富报表图表,如工时表、资源利用图等,可以覆盖不同场景下的数据可视化需求,一键产出各类报表图表,更便利更轻松!

关键词

资源使用图

Zoho Projects管理效果

1、打造了可视化审批流程,打破信息屏障,加快团队内部信息流通,提高公司的运转效率;

2、通过规范化公司管理体系,让团队管理流程更加清晰,责任更加分明,减少推诿扯皮现象的发生;

3、提供信息集成平台,所有数据信息能够系统留档,随时可追溯,领导更方便把控团队工作,了解团队成员工作成果;

4、代替传统纸质审批,推动了企业无纸化办公转型。

Zoho Projects项目管理软件——为各行业定制项目管理方案!

Zoho Projects项目管理软件,深受国内外项目协作团队一致喜爱,Zoho是专业项目管理软件厂商。

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