邮箱签名有什么用?管理员怎么统一设置邮箱签名?

2024-04-07 131 阅读量 4 分钟 Yamin

电子邮箱签名能够为个人随意设置,但对企业来说,职工签名代表企业形象,好的公司签名能够反映企业标准化和统一。那样,企业管理员怎样设置统一的签名呢?下面小编将带您深入了解。

一、邮箱签名的功能和作用

在发邮件时,位于邮件最下方的写着个人信息的那段文字或者图片就是邮箱签名。邮箱签名能够帮助企业提升知名度、沟通效率和信任感。

1、提升企业知名度

邮箱签名是一个展示个人或企业形象的重要窗口。依据签名,我们能简洁明了地展示大家的身份信息、岗位、联系方式等,让收件人在阅读电子邮件的并且对我们有一个初步的了解。

对于企业来说,统一的邮箱签名更是企业品牌形象的重要组成部分,能够提升企业的知名度和美誉度。

2、提升沟通效率

在电子邮箱沟通中,有时我们应该为彼此提供一些额外信息,如联系方式、网站等。

如果这些信息能够直接展示在邮箱签名中,那么对方在查看邮件时就能直接获取到这些信息,无需再向我们询问,从而节省了沟通时间,提高了工作效率。

3、提升信任感

一个内容准确的邮箱签名,能够让对方感受到我们对工作的认真,从而增强对方对我们的信任感。

二、管理员设置统一签名的步骤

企业邮箱里个人也能够设置签名,可是当企业的人数增多,很有可能会出现许多问题,比如公司名称没有写全,信息不统一等。那么这就会显得杂乱无章,给客户带来不好的观感。而统一的签名则能够让所有对外邮件都展现出统一的企业形象,增强企业的品牌认知度。

Zoho Mail企业邮箱是国内排名前五的邮箱系统,功能稳定、丰富,包含域名管理邮件共享等功能,助力企业提高内外部沟通效率。接下来,我们就以Zoho Mail企业邮箱来演示下设置统一签名的步骤。

1、登录企业的管理员账号,只有企业的管理员才有设置统一签名的权限

2、点击头像,选择“管理控制台”

3、在“管理控制台”找到机构,选择“签名模版”

a.填写上签名名称,可以是“企业名+签名”

b.在下方填写上签名的内容

如果要让模版自动显示上员工的姓名、手机号,我们可以就可以选择蓝色方框内的占位符,点击就会出现在对应的位置上。

如果要显示员工的位置,我们可以在位置那页,先将公司的位置地点填写上去。

再进入到用户管理页面,选中我们要添加位置的用户,点击上方的位置,选中我们之前输入过的位置即可。成功后会提示“位置成功应用于用户”。

c.填写完成后点击“更新”,此模版就会同步企业员工。

邮箱签名在人或单位交流中起着重要作用,管理员能通过统一设置邮箱签名来提高企业形象和沟通效率。

Zoho Mail有成熟的、操作便捷的设置统一签名功能,无论是大企业或是中小企业,都可以考虑使用Zoho Mail统一设置及管理邮箱签名,进而展示企业的专业形象,提高沟通效果。

如果您在使用Zoho Mail设置统一签名的过程中,有什么问题,可以观看设置签名的视频教程,或者是咨询Zoho Mail技术人员。

常见问题

1、如何确保签名的格式和内容符合公司形象?

为了确保签名的格式与内容符合公司形象,可以先与相关部门或团队商议,确立统一的签名模板。这包括字体、色彩、规格、对齐模式等格式设置,及其签名时要包含的内容,如公司名字、岗位、联系方式等。随后,在Zoho 在Mail的签名设置页面上,运用富文本编辑器设置签名格式,并输入对应的内容。

2、签名长度有限制吗?

Zoho Mail企业邮箱在设置统一签名时是没有长度限制的,如果签名过长,可能会被截断或不完整显示。因此,在设置签名时,建议将签名长度控制在一定范围内,确保它能够完整显示。

常见的企业签名包含企业全称或者简称,联系方式以便客户或者合作伙伴能够方便得取得联系,标语或者口号突出企业的特色或者理念。同时,企业也应定期检查和更新签名,以确保其准确性。

Zoho Mail企业邮箱,深受国内外企业一致喜爱。纯净无广告,安全加密全球畅游。

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