轻松上手：开启自动化订单管理流程

无论你是经营企业还是从事普通工作，归根结底，我们都是顾客。想象一下：你在网上订购了一件商品，但确认过程出现了延迟。你苦苦等待，却迟迟没有收到更新通知。等到包裹终于送到时，它要么晚了，要么缺了什么东西，要么根本不是你订购的商品。这样的体验，很让人沮丧，对吧？

现在，请从客户的角度思考一下。当你在规划创建并自动化企业订单管理系统时，不妨站在客户的角度想一想：什么样的流程能让您的体验更顺畅、更快捷、更可靠？

本文是一个简单的指南，可帮助您规划、组织和自动化您的订单管理系统，确保整个流程从开始到结束都能高效、顺畅地运转。

一、自动化之前需要注意的4个重要步骤

为您的企业打造一个顺畅的自动化系统需要时间。因此，我们列出了四个简单但重要的步骤来帮助您实现目标。

1、识别订单管理流程中的瓶颈环节

在开始自动化订单管理流程之前，您需要找出目前哪些环节耗时过长？这些环节可能是数据录入、订单审核或与客户沟通等。

为了找出这个问题，你可以使用鱼骨图来轻松理解。这种方法可以帮助你识别主要问题，并尝试找到解决方案。通过观察流程，你可以找到需要关注的区域，并在最需要的地方添加自动化。

如何使用鱼骨图？

A) 识别你的问题：首先在图表的“头部”写出主要问题。

B) 识别主要类别：从中间线（“脊柱”）画线，以显示可能导致问题的主要因素，例如：

材料：您使用的资源和工具

• 材料的质量

• 库存量

• 供应商问题

方法/流程：您遵循的步骤

• 做事的方式陈旧过时
• 流程缓慢或混乱
• 缺乏正确的指导

机器：您使用的设备或软件

• 损坏或无法正常工作的机器

• 老旧或过时的软件

• 缺乏合适的自动化工具

衡量：绩效和质量跟踪

• 数据错误

• 缺乏明确的目标或绩效指标 (KPI)

• 使用错误的工具衡量结果

人力：负责工作的团队

• 团队技能水平

• 缺乏适当的培训

• 沟通不畅

• 人员不足

• 人为失误

环境：影响系统的外部因素

• 天气问题

• 新法律或法规

• 经济变化

C) 分析：仔细查看图表，找出问题的主要原因，并集中精力在最有帮助的地方使用自动化。

2、与销售渠道集成

如果你通过多个渠道进行销售，确保你的订单管理系统能够无缝对接这些销售渠道就显得尤为重要。将所有数据集中到一个系统中，有助于实时追踪订单状态，避免因手动录入而导致的错误。

这类错误通常发生在团队成员需要将相同的订单信息重复输入到多个系统时，容易出现打字错误、数据遗漏或库存数量不一致等问题。无论你是在电商平台、线下门店，还是第三方市场（如亚马逊、eBay）接单，系统集成都是提升效率的关键环节。

3、绘制完整的订单旅程

在搭建任何流程自动化系统时，深入了解客户的整个购物旅程至关重要。以电商平台为例，典型的客户订单旅程可能包括以下几个阶段：

订单确认 → 支付处理 → 订单履约 → 物流运输 → 商品交付 → 售后服务

在绘制订单旅程的过程中，建议从客户的角度出发，考虑他们在每个阶段中的以下三个方面，从而提升整体客户体验：

• 行为（Actions）：客户在旅程各阶段会采取哪些具体操作？例如下单、付款、签收等。
• 心态（Mindsets）：客户在不同阶段的想法和动机是什么？他们是否期待快速响应？是否关注售后服务？
• 情绪（Emotions）：客户在各个步骤中可能会产生哪些情绪？是满意、焦虑、还是失望？

通过分析客户在订单旅程中的行为、心态和情绪，你可以更精准地识别问题点并优化服务流程，从而打造更加顺畅、高效且令人满意的客户体验。

4、选择正确的操作来启动自动化

为了使自动化顺利运行，您需要设置正确的“触发条件”。触发条件是指能够启动某个自动工作流的具体事件，规划好订单流程后，在合适的位置添加触发器。例如：

• 付款完成后 → 自动发送发票。
• 订单打包完成后 → 更新库存。
• 订单发货后 → 向客户发送物流追踪信息。
• 订单送达后 → 向客户征求反馈。｜

确保订单流程中的每个步骤都关联了相应的自动操作。这将使整个流程更快捷、更轻松。

二、在订单流程中添加自动化功能的位置

现在您已经完成了主要步骤，让我们来看看如何设置完整的订单流程。本指南将向您展示如何添加自动化功能。一个优秀的订单管理系统应该包含智能触发点，以帮助流程顺畅运行，减少手动操作。

1) 收到订单后立即录入数据

将所有销售渠道（例如您的网站、在线商城和店内系统）连接到一个主订单系统。

设置实时更新，订单立即显示，无需手动输入。

2) 检查和确认订单

• 使用欺诈检测功能识别高风险订单，例如价格过高或账单/配送信息错误的订单。
• 自动查找并修复重复订单或客户账户。
• 设置规则以捕获缺失或错误的信息，例如地址不完整。
• 确认订单前检查商品是否有库存，以免售出超过库存的商品。

3) 付款确认和开具发票

• 连接支付宝、PayPal或微信支付等支付系统，即时查看付款。
• 收到付款后自动确认订单。
• 通过电子邮件或客户账户自动创建并发送发票。
• 如果付款失败，发送提醒、重试或建议其他付款方式。

4) 订单包装和库存管理

• 根据位置和库存情况，自动选择最佳发货仓库。
• 订单确认后立即启动包装和发货流程。
• 库存不足或缺货时发送提醒。

5) 配送

• 自动创建配送标签，并根据速度、价格或地点选择派送服务。
• 向客户发送物流号和配送的最新消息。
• 依据智能规则选择最快或最便宜的配送方式。
• 依据配送服务的实时信息自动更新配送时间。

6) 客户沟通与通知

• 自动发送电子邮件或短信，告知订单确认、发货更新和配送时间等信息。

• 使用聊天机器人或人工智能工具解答订单状态问题。

• 如果配送延迟，发送提醒并采取措施解决问题。

• 购买后，发送感谢信息并征求反馈。

7) 退货与退款管理

• 开启在线退货申请门户，支持自动资格审核。

• 为已批准的退货申请自动生成退货运单。

• 自动处理退款，并在退货完成后更新库存。

• 实现换货流程，提供替代产品的建议

8) 订单后报告和洞察

• 自动生成报表，展现趋势、订单速度和退货率。

• 使用实时仪表板跟踪销售、库存和客户习惯。

• 使用人工智能预测未来需求，帮助您更好地管理库存。

• 设置每日、每周或每月向您的团队发送报告的时间表。

三、自动化如何助力订单管理的示例

以下是自动化如何让订单处理更快、更轻松的简单示例：

1) 自动应用折扣

客户下单金额为180元，系统会根据设定的规则自动提供10%的折扣。

工作原理：

1、系统会检查订单总额是否符合折扣条件。

2、如果订单金额超过150元，则可享受10%的折扣。

3、系统还会检查客户是否符合额外折扣条件，例如：

• 首次购买
• 持有会员积分的回头客
• 适用于所有人的季节性促销

4、折扣会在结账时自动添加，并更新最终价格。

2) 订单成功消息

当顾客购买某些商品时，他们希望获得清晰及时的更新。自动化功能可在每个步骤发送消息，从而提供帮助：

付款完成后，系统会自动发送一封电子邮件和短信，例如：“您的订单 (#8453) 已确认！预计4月25日前送达。”

包裹交给快递公司后：

• 系统会添加物流号
• 顾客会收到一条消息：“您的订单已发货！点击此处查看最新物流消息：[链接]。”

配送和反馈：

• 订单被标记为“已送达”后，系统会发送：“您的包裹已送达。我们期待您的反馈！”

3) 订单跟进提醒

一位顾客将两块昂贵的手表添加到购物车，但并未完成购买。设置系统提醒，避免损失订单。

自动化的工作原理：

• 未完成订单提醒：

24 小时后，系统会发送一条消息，例如：“还在犹豫什么？赶快下单，以免缺货！”

• 折扣优惠（可选）：

如果顾客在 48 小时后仍未购买商品，系统可能会在短时间内提供 5% 的折扣。

• 发货后请求评价：

如果顾客完成订单并收到包裹，系统会发送一条消息：“您的购物体验如何？留下评价，赢取奖励积分！”

4) 轻松设置支付系统并处理付款失败

一家公司下了一个大订单，订购300把办公椅，价值15,000美元。但第一笔付款没有成功。

自动化如何提供帮助：

• 系统检查付款并发现付款失败。

它会立即发送一条消息：“您的付款未成功。请重试或选择其他方式。”

• 如果第二次尝试仍然失败，系统会建议：

使用银行转账或其他付款方式；分期付款，例如现在支付 50%，发货后支付 50%

• 付款成功后，系统会自动创建发票并通过电子邮件发送给客户。

结语

自动化订单系统不仅能节省大量时间，还能帮助您更精准、更快速地完成工作，并让客户满意。从接单到发货后报表核对，自动化可以减少错误，让一切运行更加顺畅。

从最重要的步骤入手，逐步改进自动化流程，并在准备就绪后进行扩展。越早开始，您的业务就能越快地发展，客户也会感受到其中的差异！

立即注册，即可开启自动化订单处理。