外贸行业用什么单证制作软件？哪款好用？

对于外贸企业而言，选择一款高效、精准的单证制作软件，不仅能降低人工操作误差，还能大幅提升工作效率。本文将为您介绍外贸行业常用单证、单证软件的核心功能，并对比市场上的主流产品，助您找到最适合的解决方案。

一、外贸行业常用单证有哪些？

外贸业务的核心单证贯穿交易全流程，主要包括：

• PO（采购订单）：列明商品规格、数量及价格，具备法律效力

• PI（形式发票）：用于买方外汇审批及预付款，影响资金回笼速度

• CI（商业发票）：报关、结算的核心凭证，税务合规关键

• PL（装箱单）：物流清关依据，明细到每箱体积/重量

此外，提单、原产地证书、保险单等也是高频使用单据。传统Excel+邮件管理模式，因重复录入错误率高、多国税率难同步、跨部门协作低效等问题，已难以支撑全球化业务。

二、外贸单证软件的核心功能

专业工具的价值在于“自动化+合规化+协同化”：

1、智能生成与转换：一键创建PO/PI/CI/PL，支持订单→发票自动转换

2、全球合规适配：动态汇率（180+货币）、多语言模板（22种语言）、自动税务计算（VAT/GST等）

3、全链路追踪：从订单创建、发货到收款状态实时可视

4、云端协作与归档：多角色权限管理，历史版本可追溯，标签化检索

三、市场上主流外贸单证软件对比

（一）Zoho Books

推荐指数：★★★★★
产品官网：https://www.zoho.com.cn/books/
核心功能：

• 全流程自动化：从报价单到订单、形式发票、发货单、应收账单无缝衔接，数据自动同步，减少手动操作。

• 支持多语言：支持多语言单证制作，涵盖英语、法语、西班牙语等20多种语言，满足国际业务需求。

• 集成支付网关：与PayPal、Stripe等支付网关集成，简化国际支付流程。

• 模板定制：提供单证模板，支持添加个性化字段，方便企业快速调整单据格式。

优点：性价比高，移动端操作便捷，库存预警精准，支持免费试用。

适用场景：成长型中小企业、跨境电商业态。

价格：免费版基础功能；专业版￥1680/年；企业版￥8400/年。

（二）孚盟

推荐指数：★★★★☆
产品官网：https://www.fumasoft.com/
核心功能：

• 单证管理：自动调取备货数据生成报关、结汇四套单据，支持电子签章。
• 外贸全流程：覆盖客户开发（获客宝）、订单执行（MX系统）、物流追踪。

优点：近20年外贸行业深耕，服务上万个企业。

缺点：定制化成本较高，对于小型外贸企业可能成本压力较大。

适用场景：中大型外贸企业、需深度客户和供应链管理场景。

价格：需咨询定制，ERP系统按模块收费。

（三）畅捷通

推荐指数：★★★☆☆
产品官网：https://www.chanjet.com/
核心功能：

• 财务导向单证：总账管理关联发票生成，税务核算自动化。
• 基础业务管理：销售订单→发货单→库存联动，适合简单贸易流程。

优点：符合国内小微企业会计习惯，提升生产管理模块效率。

缺点：缺乏多语言/多币种深度支持，外贸适应性弱。

适用场景：国内小微企业、内贸为主的企业。

价格：T3财务通标准版需咨询报价，云服务按年订阅。

总结

综合来看，Zoho Books在功能全面性、数据集成能力、多语言支持和合规校验方面表现突出，适合大多数中小型外贸企业，尤其是有跨境业务、注重效率和合规的企业，且价格灵活，能满足不同规模企业的需求，推荐指数最高。

企业在选择时，应根据自身业务特点、管理需求、预算等因素综合考虑，以挑选最适合的外贸单证制作软件，提升运营效率和竞争力。