
据联合国教科文组织(UNESCO)的统计数据,世界范围内的国际留学生数量已超过600万,且有逐年增长的趋势。Zoho企业网盘为留学机构赋能,实现跨国文件共享。下面小编通过留学服务客户案例,分享企业网盘的功能和作用以及如何帮助留学服务企业文件共享。
一、业务中的挑战
1.亟需跨国文件共享
作为一家服务于中国和德国两地客户的企业,X公司日常工作中不可避免地涉及大量跨国文件的共享和协作。以学员的留学申请为例。国内人员需要根据学员姓名创建专属文件夹,用于存放重要文件如毕业证书、签证、护照和资格认定证书等,然后将这些文件共享给德国同事审核。
原本简单的一件事,由于是跨国协作却显得非常棘手。比如邮件传输可能会被国外邮箱当作垃圾邮件处理;社交软件涉及各种验证登录问题;邮寄U盘不仅时效低而且有很多不确定因素。
2.语言障碍
X公司由于涉及中国和德国两大办公室,存在语言障碍。以往尝试了很多产品,都没有语言设置选项,中文创建的文件夹德国同事看不懂。语言障碍让团队协同变得异常困难,证书之间经常混淆,工作开展举步维艰。
于是X公司开始寻找一款多语言的系统,两地办公室的同事可以根据需要选择适合自己的界面语言,消除跨国团队协作中的语言障碍。
二、Zoho网盘应对之道
1.跨国文件共享方案
为了解决跨国文件共享的难题,X公司最终选择了Zoho网盘作为团队文件共享软件解决方案。Zoho网盘凭借其全球16大数据中心和符合等保三级、GDPR等国际安全标准的优势,为X公司提供了安全、稳定且高效的文件共享服务。
第一步:为国内和国外同事创建账号,将每个人拉入组织。管理员为每个成员分配工作权限。
第二步:在Zoho网盘中创建文件夹,将每一位学员资料上传到各自专属文件夹中,备注学员姓名、电话等等。
第三步:选中文件——输入德国同事的邮箱地址或者姓名——设置访问权限(查看、评论、编辑、组织)——共享。
第四步:德国同事收到文件逐一审核,看资料有什么要修改的地方,给出意见。
2.多语言解决方案
Zoho网盘的多语言解决方案正中X公司的“下怀”,两地同事设置自己的母语为工作语言,除了文件名称换成了自己熟悉的语言,消息通知和提醒也是相应的语言。彻底打破了跨国协作中的语言障碍。
- 多种语言:Zoho网盘支持中英文等多种常用语言。用户可以选择他们偏好的语言设置。
- 个人用户语言设置:同事可以在其个人账户设置中选择首选语言。一旦设置完成,用户界面将显示为所选语言,使用户界面更易于理解。
- 多语言文件名:如果团队中有多语言成员,他们可以使用不同的语言设置文件名。这意味着即使用户的界面语言设置不同,文件名会以其首选语言显示。
- 多语言通知:Zoho网盘还支持以用户首选语言发送通知和提醒。这有助于确保所有团队成员能够理解重要的消息。
三、为何选中Zoho网盘
除了文件共享方案和多语言功能,X公司非常喜欢Zoho网盘的文件无损传输方式。
虽然很多其它产品功能丰富,但由于默认采用自动压缩策略以提升存储效率,学员在上传高清视频或图片时,画质往往会受到压缩影响,这对追求无损文件要求的留学机构来说是一大不便。此外,其它网盘的下载速度限制与广告插入等因素也进一步影响了整体使用体验。
在技术上,Zoho在用户上传和下载的过程中都不压缩用户文件,确保画质原汁原味的保留。同时,Zoho用户界面友好,云端文件管理较为便捷,而且价格相对合理。
四、客户真实评价
大文件轻松共享
“过去,在没有Zoho网盘之前,一些大文件,往往因为附件超出限制,接收不到邮件。现在创建文件夹,一键共享文件上传多少G的文件都行,此外还能对文件进行权限管理,保护文件安全。”
——X公司工作人员
资料统一管理
“以前资料散乱掌握在不同人员手里,有很大风险,很多重要资料都随着人员离职而丢失,缺乏统一管理。现在借助Zoho网盘按不同项目创建团队文件夹,通过树形结构系统地管理项目资料。一旦有员工离职,直接将权限移交给新同事即可。”
——X公司负责人
Zoho WorkDrive企业网盘,深受国内外企业一致喜爱。为协同工作的团队在线管理文件。
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