CRM 帮助

合并重复记录

当您处理大量数据时,要保持数据库中没有重复项是一项具有挑战性的任务。随着在 CRM 中创建记录的方法增多,出现重复条目的机会也增加。例如,同一线索可通过导入创建,也可通过 API 创建。为了帮助您管理一组清理数据,Zoho CRM 提供了主动和被动解决方案。

  • 在可以创建之前找出重复项
    通过将特定字段标记为“唯一字段”,您可以阻止创建重复记录。这是一种维护清理数据库的主动方法。例如,如果您已在“线索”模块中将“电话”字段标记为唯一字段,那么当您创建另一个与现有线索具有相同电话号码的线索时,CRM 将会向您发送警报。
    另请参阅:唯一字段
  • 合并重复记录
    即使创建唯一字段并再次检查数据,如果您仍然认为 CRM 中可能有重复记录,那么可以使用 Zoho CRM 的删除重复工具来合并记录。这些操作如下所示:
查找与合并重复记录 删除重复记录

何时使用:
如果您要特定地查找特定记录的重复项,使用此功能是非常理想的。

示例:您知道一条名为“David Smith”的线索重复了,并且想要查找并合并那些重复线索。

何时使用:
当您不确定是否存在任何重复项,并且想要 CRM 根据某些唯一字段运行重复项检查时,使用此功能是非常理想的。

示例:您可以根据“电子邮件”字段对“线索”模块运行重复项检查。

工作原理:

转至特定记录的详情页面,并点击查找并合并重复项选项。

这将提取该记录的重复条目。

 

 

工作原理:

无须转至特定记录页。只需从模块的列表视图中点击“删除重复”工具,并选择将基于其进行搜索的字段。

示例:如果您选择电子邮件公司字段,CRM 将搜索以查找其中的“电子邮件”和“公司”字段值相同的所有记录。

您可以根据一次最多三个字段来运行检查。

一旦显示了重复记录的列表,则您可以手动选择并合并搜索结果中的记录。CRM 不会自动合并重复项。

您可以一次合并最多三个字段。

CRM 自动合并互为彼此的确切副本的重复条目。

如果出现冲突 *,您必须手动解决冲突以告诉 CRM 哪些记录应作为主记录,然后合并它们。

(*)冲突示例:
假定两个线索具有同一名称和公司,但电话号码不同。在这种情况下,出现冲突的电话号码的问题必须手动进行解决。
如果无此类冲突且所有字段匹配,则 CRM 自动合并记录。

查找与合并重复记录

如果您正希望合并特定记录的重复条目,查找并合并重复项是您理想的工具。只需转至特定记录的详情页,然后部署此工具以提供其重复项。

查找并合并重复项工具还允许您输入进一步条件来搜索重复项。在每个模块中,您可为六个字段指定条件。一旦找到重复项,您可以手动合并它们。

请注意,此工具仅在线索、客户、联系人和供应商模块中可用,并且您一次最多可合并 3 条记录。

可用性

必需角色权限:角色中具有“查找与合并 [模块]”权限的用户。

要查找并合并重复记录

  1. 点击线索客户联系人供应商页签。
  2. [模块] 主页中,点击所需的记录。
    (模块指的是页签。)
  3. [模块] 详情页面,点击更多图标 > 查找与合并重复记录
    仅在“线索”、“客户”、“联系人”和“供应商”模块中可用
  4. 查找与合并重复的 [记录] 页面,执行以下操作:
    • 搜索条件部分中,将显示匹配的条件。
    • 根据需要指定其他条件,然后点击搜索
    • 匹配的记录部分中,至少选择两条要合并的记录。
    • 点击下一步

  5. 合并 [记录] 页面,选择要作为主记录保留的记录。
    如果您希望选出主记录值作为最终项并合并重复项,您可以点击“全选”。

    如果不希望,请点击其他记录的相应字段附近的单选按钮,告诉 CRM 哪些字段值应视为“最终”值以便合并重复项。
    由此选择的值出现在“主记录”列下。您可以一次合并最多三条记录。
     
  6. 点击合并

注:

  • 已合并到主记录的记录将被永久删除,并且此操作不可反转。
  • 附件和活动也将转移到主记录。

删除重复记录(自动合并重复项)

如果您不确定出现重复的记录,您可以让 CRM 使用删除重复工具对模块运行检查。CRM 将自动查找并合并确切的匹配项。如果字段值中出现冲突,则您必须手动解决冲突,然后合并记录。

请考虑以下图片。有三个确切匹配项,有两个只是电话号码字段不同。在此情况下,CRM 将自动合并前三条记录,然后提示用户解决最后两条记录中的冲突。一旦冲突解决,则将合并记录。

    可用性

    必需权限:Zoho CRM 帐户体系结构中的最高职位,或管理员角色。

    若要使用删除重复工具合并重复记录

    1. 点击 [模块] 页签(例如,“线索”、“客户”、“联系人”或“供应商”)。
    2. [模块] 主页中的 [模块] 工具下,点击删除重复的 [模块] 记录
    3. 删除重复的 [记录] 页面,点击您希望依据其来搜索重复记录的字段。

      您最多可选择 3 个字段。CRM 将根据这些字段搜索重复项。
      例如,如果您选择电子邮件公司,那么 CRM 将查找其中的“电子邮件 ID”和“电话”字段相同的记录。
      请注意,您已标记为唯一字段的字段将出现在这里。如果您未标记唯一字段,CRM 将显示模块的一组标准唯一字段。
    4. 点击查找并合并重复项
      此时将会显示一个弹出窗口,告知您删除重复记录功能。点击确定

      如果 CRM 找到的重复项互为彼此的确切副本,CRM 将自动合并它们。在这种情况下,无需用户执行进一步操作。
      请注意,对于自动合并,具有最新的上次活动时间的记录将被视为主记录。
      如果重复项之间的任何字段值相冲突,您必须解决该冲突,然后手动合并记录。
       

    解决删除重复中的冲突

    删除重复中的冲突是指以下情况:重复项中的字段值是不同的。例如,有两条名为 David Smith 的记录,其中的所有字段值除电话号码外都相同。在此情况下,CRM 不知道哪条记录视为最终值,因此合并它们。这就是冲突的一个示例,必须由用户来解决。有两种方式来解决删除重复中的冲突。

    • 立即解决 - 当 CRM 针对冲突抛出弹出窗口时,您可以通过点击立即解决来立即解决它。
    • 以后解决 - 如果您忙于其他活动,请点击以后解决。您将会收到一封关于删除重复详情的电子邮件通知。从此电子邮件中访问该链接以解决冲突。请注意,此链接的有效期仅为三天。

    一旦点击以解决问题,您将被带到删除重复的 [记录] 页,找到的特定记录和重复条目数显示在这里。点击查看
    (您可以在页签间切换来查看每一所选字段的重复项。) 

    1. 根据以上示例,有两个线索带有相同字段值,电话号码除外。因此在“删除重复的线索记录”页,您可以看到记录已列示为列。
    2. 选择主记录。如果您希望选出主记录值作为最终项并合并重复项,您可以点击“全选”。

      如果不希望,请点击其他记录的相应字段附近的单选按钮,告诉 CRM 哪些字段值应视为“最终”值以便合并重复项。
      由此选择的值出现在“主记录”列下。
    3. 完成解决冲突值后,点击合并
      将显示警告消息,通知您合并记录的结果。一旦您确定,请确认该操作。
      重复项将成功地合并,如下所示。

    • 一个用户每次只能对一个模块启动删除重复流程。
    • 您可以一次合并最多三条记录。
    • 如果有三个以上的重复项,系统将会提示您从所有重复项列表中选择任意三个要合并的项。
    • 一旦指定了主记录,所有相关的子记录列表都将移至主记录。
    • 已合并到主记录的记录将被永久删除,并且此操作不可反转。
    • 只读字段将不具有单选按钮。

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    请发送邮件给我们:support-crm@zohocorp.com.cn