不同字段

自定义字段的类型

在 Zoho CRM 中,您可根据环境添加不同类型的自定义字段。这些字段将对添加至您的机构的 CRM 帐户的所有用户可用。

  • 定制 Zoho 定义字段:可编辑和隐藏某些 Zoho 定义字段,但请注意,有些字段无法删除、移除、重命名,也无法更改其必需设置。这些 Zoho 定义字段在 Zoho CRM 中是必需项。例如,“线索”中的“姓氏”、“任务”中的“主题”等等。
  • 设置字段访问权限可隐藏特定配置文件中有关用户的字段,或将这些字段标记为“只读”。

可用性

必需权限:配置文件中具有定制 Zoho CRM 权限的用户可访问此功能。

功能免费标准版专业版企业版
自定义字段-15 个字段/模块155 个字段/模块
(“活动”模块只有 140 个字段)
310 个字段/模块
(“活动”模块只有 230 个字段)

注:

  • 可在每个版本中创建的最大字段数将酌情变化。同样,对于您创建的每个类型的字段,也有最大限制。另请参阅自定义字段限制
  • 可重命名自定义字段,但不能更改自定义字段的“字段类型”(例如,文本、整数、日期等等)。
    例如,如果创建文本字段,那么不能将其更改为整数字段。

创建货币字段

货币字段允许您根据所选货币设置定义小数和精度设置。Zoho CRM 中的货币字段有四个舍入选项:

要创建货币类型自定义字段,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从模块列表视图中点击所需模块。
  4. 货币字段类型拖放到右侧的预期[模块]分栏。
  5. 货币属性弹出窗口中,执行以下操作:
    • 字段标签字段中输入名称。
    • 允许的最大位数下拉列表中选择字段长度。例如,9。
    • 小数位数下拉列表中选择所需小数位数。例如,2。
    • 从下拉列表中选择舍入选项。例如,常规
    • 如果希望它是必填字段,请选中“必填”复选框。
    • 对于“线索”、“联系人”、“客户”和“商机”模块,您将见到名为“为下面模块也创建此字段”的附加选项。使用此项一次为其他三个模块创建相同字段。此选项对自定义模块中的货币字段不可用。
  6. 点击完成

添加/重命名选择列表值

默认情况下,某些业界标准选择列表将出现在每个模块中。可根据您的机构的业务流程添加新的选择列表值,或重命名现有值。

要添加或重命名选择列表值,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从“模块”列表视图中点击预期模块。
  4. 转至所需选择列表字段,点击设置图标,然后选择编辑属性
  5. 选择列表属性弹出窗口中,可执行以下操作:
    • 要添加新值,请对某个值点击加号图标并在其下添加新值。
    • 要删除某个值,请对该值点击减号图标。
    • 要重命名现有值,只需在现有值的位置输入新值。
    • 要一次添加所有选项,请点击批量添加选项
      批量添加选项文本框中,在其他值下输入新值。
      点击添加选项。
    • 要对这些值排序,请点击排序图标。
    • 要导入这些值,请点击导入图标。
    • 要将弹出窗口最大化,请点击最大化图标。
  6. 选择默认值下拉列表中选择值。
    如果未选择任何值,那么将对此字段应用所选默认值。
  7. 如果希望将此项设置为必填字段,请选择必填复选框。
  8. 点击完成

注:

  • 添加/重命名/删除值时,它们不会在已使用它们的记录中自动更新。您需要手动选择每个记录并更新选择列表字段。
  • 删除选择列表值时,不会删除已有关联字段值的记录。
  • 您可以选择启用特定选择列表值的历史记录跟踪。利用历史记录跟踪,您可以查看记录在一段时间或不同阶段的进度。另请参阅选择列表历史记录跟踪
  • 当您选择按字母顺序排列选择列表值时,已翻译的值将按照翻译语言的字母顺序显示。

替换选择列表值

如果要以更改同时反映在关联记录中的方式编辑选择列表字段的值,那么可替换选择列表值。

注:

  • 替换选择列表值不同于添加/重命名选择列表值。
  • 替换值时,更改将自动反映在使用这些值的记录中。您不必逐个选择记录并更新选择列表字段。
  • 添加/重命名值时,更改不会体现在现有记录中。

要替换选择列表值,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从“模块”列表视图中选择所需模块。
  4. 转至所需选择列表字段,点击设置图标,然后选择替换值
  5. 替换选择列表弹出窗口中,执行以下操作:
    • 更改被替换值字段中,选择现有值(需要替换的值)。
    • 选择值更改为字段中,选择将替换现有值的新值。

      点击替换
  6. 点击保存
    Zoho CRM 替换完现有记录中的值后,您将及时收到通知。

添加多选列表值

此选项允许在创建或编辑记录时选择多个值。例如,您的机构可能提供不同服务,您的某些客户可能会关注多个服务。在此情况下,您可在创建商机时使用多选列表值(而不是单选列表值)。可针对您的机构的业务流程定期修改选择列表值。

要添加多选列表值,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从“模块”列表视图中选择所需模块。
    将显示“布局编辑器”。
  4. 多选字段类型从新字段托盘拖拽到右侧的[模块]分栏中。
  5. 选择列表属性分栏中,执行以下操作:
    • 字段标签字段中输入名称。
      • 要添加新值,请对某个值点击加号图标并在其下添加新值。
      • 要删除某个值,请对该值点击减号图标。
      • 要重命名现有值,只需在现有值的位置输入新值。
      • 要一次添加所有选项,请点击批量添加选项
        批量添加选项文本框中,在其他值下输入新值。
        点击添加选项。
      • 要对这些值排序,请点击排序图标。
      • 要导入这些值,请点击导入图标。
      • 要将弹出窗口最大化,请点击最大化图标。
  6. 选择默认值下拉列表中选择值。
    如果未选择任何值,那么将对此字段应用所选默认值。
  7. 如果希望将此项设置为必填字段,请选择必填复选框。
  8. 点击完成

注:

  • 删除选择列表值时,不会删除已有关联字段值的记录。

创建查找字段

查找字段帮助您在不同模块之间建立关系(链接两个不同模块:“客户”和“联系人”)。例如,假定您的某些联系人引用多个业务线索。您想要知道哪个联系人引用了某个线索。所以,“线索”模块中有一个名为“推荐者”的字段,这允许您浏览并选择相应联系人。此关联是通过创建“查找”字段建立的。请注意,不能为“任务”和“活动”创建查找字段。

要创建查找字段,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指线索客户联系人等页签。
  3. 从模块列表视图中选择模块。
    将显示布局编辑器
  4. 查找字段类型从新字段托盘拖拽到右侧的必需[模块]分栏中。
  5. 查找属性弹出窗口中,执行以下操作:
    • 字段标签文本框中输入查找字段的名称。(例如,在学生模块中,创建名为课程的查找字段。创建学生时,此字段现在将可用。)
    • 查找类型下拉列表中选择模块。此处选择的模块中的数据将列示在此字段中。(例如,课程。查找字段将列示所有课程。)
    • 输入相关列表标题。(例如,关联学生。系统将为“课程”模块中的记录创建相关列表。)
  6. 点击完成
  7. 点击保存布局
    创建学生时,您会发现课程查找字段。
    “课程”模块的所有记录明细页面中将出现与学生相关联的相关列表

创建多选查找字段

多选查找字段允许您在 CRM 中两个模块之间建立我们称为多对多关系的关联。 

例如,考虑保险公司的示例。

  • 一张保单可能有多个投保人。
  • 同样,一个投保人可能有多个保单。

如果您有两个模块(保单投保人),那么您需要使两个模块中的多个记录相互关联。常规查找字段无法完成此操作,因为它只允许一对多关系。

在此情况下,可使用“布局编辑器”的新字段托盘中的多选查找字段。这允许您使两个模块中的多个记录相互关联,从而在 CRM 中建立多对多关系。

要了解有关多对多关系及创建多选查找字段的更多信息,请点击此处。

创建自动编号字段

自动编号类型的自定义字段帮助您按独有编号对记录分类。自动编号字段添加至 CRM 模块后,该编号将按顺序添加至新记录。它还可用于更新现有记录。例如,“发票编号”、“报价编号”和“销售订单编号”。

要创建自动编号字段,请执行以下操作:

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从模块列表视图中选择模块。
    将显示“布局编辑器”。
  4. 新字段托盘拖拽自动编号字段类型。
  5. 自动编号属性弹出窗口中,执行以下操作:
    • 字段标签字段中输入名称。
    • 自动编号格式分栏下,输入自动编号值的前缀、起始编号后缀
      您可检查预览。
  6. 点击完成
  7. 点击保存布局

创建用户字段

Zoho CRM 中的用户字段让您可为记录提供多个所有权。您可为记录添加多位具有所有权权限的参与者。记录 共同所有者将可以查看记录的详细信息和相关列表。

例如,添加多个共同所有者在以下情况下有好处:

  • 当交易的协商需要销售代表的批准时。
  • 销售经理想要审查阶段历史记录或打开交易的活动。

可用性

必需权限:具有管理自定义访问权限的用户可以创建用户字段。

功能免费标准版专业版企业版
用户字段---

配置用户字段

在 Zoho CRM 中,记录所有者是任何记录的主要所有者。但是,根据必要性,您可以允许更多用户参与记录操作。在一个记录中最多可以添加 3 个用户字段。

要配置用户字段

  1. 使用管理员权限登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 从模块列表视图中选择模块。
    将显示布局编辑器
  4. 新字段托盘拖拽用户字段
  5. 输入字段名称。(例如,次要所有者、销售经理、共同所有者等)
  6. 点击保存

注:

  • 您可为除活动模块之外的所有模块配置用户字段
  • 如果您从特定布局中删除用户字段,则共同所有者将不能查看记录,除非该字段再次添加到布局中。

基于角色权限的记录中的操作

组织的每个成员都有不同的职位,基于该职位在 Zoho CRM 账户内定义他们的角色权限。例如,销售经理可以拥有管理角色,而销售主管可以拥有标准角色。根据所拥有的角色,共同所有者将能够在记录中执行操作。另请参见(角色权限)。

例如,Emily Ross 是 Zylker Inc. 的销售经理,在 CRM 账户中具有管理角色。因此,她可以编辑关闭她共同拥有的记录中的任务。

查看基于职位层级结构的记录的相关列表

记录的共同所有者将能够基于其在组织内的职位来查看记录的相关列表。 

例如,Emily Ross 是 Zylker Inc. 的销售经理,她可以直接在其 CRM 账户内查看她的下级共同所有者(销售主管/Tim Drummond)的相关活动。

要查看关联记录

  1. 选择一个模块
  2. 记录页面,查看记录列表。

您可以在哪里使用用户字段

Zoho CRM 中的用户字段也可以与其他功能关联。下面是可以使用用户字段的功能列表:

  • 工作流电子邮件通知 - 在 Zoho CRM 自动化中,当创建电子邮件通知时,您可以将共同所有者添加为电子邮件收件人。
  • 列表视图 - 共同所有者可以选择创建共同所有者列表视图。例如,他们可以在交易中筛选出共同所有者交易。
  • 电子邮件字段 - 您可以在 Zoho CRM 的所有电子邮件相关功能中的收件人/发件人字段中使用共同所有者电子邮件地址。例如,在发送电子邮件时,您可以选择从共同所有者的电子邮件地址发送邮件。在发送批量电子邮件、运行宏、自动回复、自动应答规则、Web 表单和安排批量发送邮件时可以使用用户字段。
  • 筛选器和条件 - 可使用用户字段来筛选记录。您可以从记录所有者筛选器中选择共同所有者。
  • 电子邮件模板中的合并字段 - 在创建电子邮件模板时,您可以使用用户字段作为合并字段。
  • 报告 - 在生成报告时,您可以在列和条件下面使用用户字段。
  • 导入和数据迁移 - 在将数据导入或迁移到您的 CRM 账户时,您可以将共同所有者映射为记录所有者。

添加记录图片

在 Zoho CRM 中,您可以将图像添加到线索、联系人、客户、产品、供应商和自定义模块的记录中。这样就让您的客户和 CRM 用户可以直接在详情页面内查看记录。例如,在房地产企业中,买方和销售代表均可以引用物业图像。 

请注意,作为 Zoho CRM 管理员,在需要时,您也可以选择禁用记录图像字段。

要启用记录图像字段

  1. 使用管理员特权登录 Zoho CRM 账户。
  2. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  3. 模块列表视图中选择模块
    将显示布局编辑器
  4. 布局编辑器页面中,点击记录图像按钮。

注:

  • 仅当您选择为特定模块创建画布视图时,才可使用记录图像字段。
  • 在创建电子邮件模板时,您可以使用记录的图像作为合并字段,它将取回电子邮件输出中的相关图像。

添加文件上传字段

在 Zoho CRM 中,您可以使用文件上传字段直接在记录内添加与记录密切相关的任何文件或文档。比如,您的业务需要您与客户交换“服务水平协议”或“财务报表”或“物业布局”。这些文档是用户特定的,因此可使用文件上传字段添加到客户的记录中以供进一步参考。 

可用性

必需权限:在其角色中具有管理自定义访问权限的用户可以添加文件上传字段。

功能免费标准版专业版企业版
用户字段-

添加文件上传字段

您可以从以下任何来源将文件上传到记录 - 个人计算机、文档、Zoho Docs 或 Google 云端硬盘。

要添加文件上传字段

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段
    模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
  2. 从模块列表视图中选择[模块]。
    将显示布局编辑器
  3. 新建字段托盘中拖拽文件上传字段至模块分栏。
  4. 点击更多图标 > 编辑属性,提供选项以添加多个文件或将同一个字段添加到其他模块。
    如果 GDPR 合规设置已开启,您也可以选择信息中是否包含任何个人数据。
  5. 点击保存

注:

  • 您可以在一个模块中添加最多 5 个文件上传字段。
  • 文件大小不得超过 20 MB。

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请发送邮件给我们:support@zohocorp.com.cn