一、外贸人的痛：每天都在和Excel较劲
做外贸的朋友，你是不是每天都要面对这样的场景：
客户发来采购订单（PO），你得赶紧打开Excel模板，复制粘贴产品信息、单价、数量；然后制作形式发票（PI）发给客户确认；等货物生产好了，又要根据实际装箱情况做装箱单（PL）；最后还要核对三份单据的信息是否一致，生怕哪里出错被客户投诉或者清关出问题。
更要命的是，一个订单改来改去是常态。客户今天说要改数量，明天说要调价格，后天又要增加产品型号。每次修改，你都得打开好几个Excel文件，一个个单元格地改，改完还要仔细检查有没有漏掉的地方。一不小心，PI上的金额和PO对不上，或者PL上的箱数算错了，那就是大麻烦。
二、为什么手动做单这么低效？
咱们先来分析一下，为什么传统的Excel做单方式这么折磨人：
1. 重复劳动太多：同样的客户信息、产品信息要在PO、PI、PL上反复录入，纯粹是浪费时间。
2. 容易出错：手工计算金额、数量、体积，人不是机器，累了困了就容易算错。而且Excel公式一旦设置不对，可能一错到底都不知道。
3. 版本管理混乱：订单一改，你就得另存一个新文件，时间长了电脑里全是"订单v1"、"订单v2"、"订单最终版"、"订单真正最终版"……想找个历史版本都要翻半天。
4. 协同困难：如果公司有好几个人负责不同环节，Excel文件传来传去，谁改了什么根本不知道，还经常出现版本冲突。
5. 数据无法沉淀：做了这么多单，但数据都散落在各个Excel文件里，想统计一下今年某个客户的总采购额，或者哪个产品最畅销，还得自己手动汇总，费时费力。
说白了，用Excel做单就像是用算盘记账——不是不能用，但效率实在太低了。
三、Zoho Books：外贸单证的"自动化神器"
现在很多聪明的外贸人已经开始用专业的工具来解决这个问题了，其中Zoho Books就是一个特别适合中小外贸企业的选择。
Zoho Books是一款在线的进销存财务管理软件，系统提供的多币种多语言等业务管理功能非常适合外贸企业。而且最关键的是——它能让你3分钟内完成PO、PI、PL全套单证的制作，而且数据自动关联，减少出错。
具体怎么操作？我给你演示一遍
第一步：录入采购订单（PO）
当客户发来PO后，你只需要在Zoho Books里创建一个销售订单，填入客户名称（第一次录入后会自动保存）、产品信息（也是一次录入永久使用）、数量、单价。系统会自动计算总金额、税费等。这一步大概1分钟搞定。
第二步：生成形式发票（PI）
用系统生成形式发票这是非常方便的——你不需要重新录入任何信息！直接在刚才的销售订单上点击"转换为付款通知单（invoice发票）"，系统自动生成PI，所有数据完全一致。你只需要检查一下，然后导出PDF发给客户。30秒解决。
第三步：制作装箱单（PL）
等货物生产好准备出货时，你在Zoho Books里添加装箱信息（箱数、毛重、净重、体积等），系统会自动关联到对应的订单和invoice发票，生成标准的装箱单。同样是30秒的事。
整个流程下来，非常便捷方便，而且数据完全准确，不需要反复核对。
Zoho Books的其他实用功能
除了快速制作单证，Zoho Books还有很多让外贸人省心的功能：
多货币支持：做外贸肯定要面对美元、欧元、英镑等各种货币，Zoho Books支持180多种货币收付款管理，而且汇率可以自动更新，再也不用手动查汇率、算汇率了。
客户管理：每个客户的联系方式、历史订单、欠款情况都一目了然。想知道某个客户今年下了多少单、总金额是多少，几秒钟就能查出来。
库存管理：如果你是工贸一体的企业，Zoho Books的库存功能可以帮你实时掌握每个产品的库存数量，避免超卖或者积压。
报表分析：系统自动生成各种财务报表和销售报表，让你随时了解公司的经营状况。哪个产品利润最高、哪个客户贡献最大，数据说话。
移动办公：Zoho Books有手机APP，而且不需要额外付费，出差在外也能随时查看订单、给客户发送发票，不耽误事。
价格真的很良心
Zoho Books提供免费版，适合刚起步的小微企业，虽然功能有限制，但基本的单证制作完全够用。
付费版最低每月只需要84块钱人民币（具体价格会根据用户数和功能模块有所不同）。具体版本的价格及功能可以在产品官网查看，支持按月/年订阅，没有隐性成本。
更重要的是，Zoho Books是云端软件，不需要安装，不需要维护服务器，打开浏览器就能用。数据自动备份，再也不用担心电脑坏了资料全丢的悲剧。
真实用户怎么说？
“从我自身的使用经历来说，使用Zoho Books后，我的工作效率大幅提升，每天的工作时长节省了至少3小时。以前一份报价，从制作到检查发出，大概需要30分钟到1个半小时之间，现在15分钟足够，尤其是订单越多，时间累积越明显。”——颜趣中国CEO龚雪
结语
如果你现在还在用Excel手动做单，不妨试试Zoho Books。反正有免费版，试用一下又不花钱。
注册很简单，几分钟就能搞定。试用一周，你就能明显感受到效率的提升。
2025年了，外贸行业的竞争越来越激烈，利润越来越薄。在这种环境下，谁能更高效地工作，谁就能活得更好。把时间浪费在重复性的手工劳动上，真的太不值得了。那些时间，你可以用来开发新客户、优化产品、学习新技能，把更多精力去做真正重要的事情。
Zoho Books 进销存系统，简单高效，尤其适合成长型中小企业的订单管理，14年以来深受国内外企业的一致喜爱。无论是开展国内业务，还是拓展国际市场，Zoho Books都能成为企业高效订单管理的得力助手。
欢迎咨询：400-660-8680 转 806 或 863。立即免费体验:https://www.zoho.com.cn/books/
Zoho进销存系统简单高效、性价比超高，尤其适合成长型企业。提供从采购、销售到出库的全流程管理，从订单创建到交付的自动化跟踪；在国际交易处理、税务法规遵循、物流和库存管理等方面更符合国际规定，支持180种货币、22种语言，除全球通用版外，还有15个特色版本（包括：美国、加拿大、墨西哥、英国、南非、沙特阿拉伯等），让企业在国际贸易中能够轻松应对复杂的订单管理和税务挑战。
