月入10万的外贸SOHO都在用什么订单系统？揭秘！

做外贸的朋友有没有这种感觉：做外贸赚钱不难，管钱管账才难。

记得刚开始做外贸那会儿，每天忙得脚不沾地，跟客户谈判、找工厂、盯货期、催款......感觉自己就像个超人。结果到了月底一算账，懵了：这个月到底赚了多少？哪些客户还没付款？哪些供应商的货款该结了？脑子里一团浆糊。

后来在一个外贸群里，认识了几个月入10万+的大佬。闲聊时发现，他们都有一个共同点——用专业的财务订单系统。这才意识到，为什么自己累死累活还总出错，而人家却能轻松管理几十个订单还井井有条。

一、Excel表格，是时候说再见了

说实话，我以前也是Excel的忠实用户。免费、方便、想怎么改就怎么改。但当订单量上来之后，Excel的问题就暴露无遗了。

有一次，我把一个已经收款的订单标记成了"未付款"，结果又发了催款邮件给客户。客户直接回了一句："我上周就付了，你们公司管理这么混乱吗？"那一刻，真想找个地缝钻进去。

更要命的是，Excel根本没法实时掌握财务状况。你想知道这个月利润多少？得手动算。想看哪个客户欠款最多？得筛选半天。想给会计报税？还得重新整理一遍数据......

时间都浪费在整理数据上了，哪还有精力去开发新客户？

二、那些月入10万的大佬都在用什么？

我专门请教了几个做得好的外贸朋友，发现他们基本都告别了Excel，用上了专业的订单财务管理系统。

有人用那种传统的ERP，功能确实强大，但价格也"强大"——动辄几万块的软件费，还要每年交维护费。对于我们这种小本经营的SOHO来说，实在是负担太重。

后来朋友给我推荐了Zoho Books外贸订单管理系统，我试了试很好用，而且价格也不便宜。

三、Zoho Books：外贸SOHO的财务管家

1、订单管理，清清楚楚

Zoho Books可以把订单管理和财务管理完美结合在一起。从客户询盘开始，你就可以在系统里创建报价单，设置好产品信息、价格、税率，系统自动计算总价，一键生成专业的PDF报价单发给客户。客户确认后，直接转成销售订单，再也不用在Excel里复制粘贴了。

更重要的是，每个订单的状态一目了然：哪些已付款、哪些待发货、哪些已完成......打开系统就能看到，再也不会出现把已付款订单当成未付款的尴尬了。

2、invoice发票管理，专业又省心

做外贸的都知道，发票是个麻烦事。不同国家的客户，发票格式、语言要求都不一样。以前我都是用Word模板一个个改，费时费力还容易出错。

Zoho Books自带多种invoice发票模板，而且可以自定义。你可以添加公司Logo、调整字段、设置多语言......做出来的invoice发票既专业又美观。

最关键的是，invoice发票和订单、收款自动关联。客户付款后，系统自动标记发票状态，你随时能看到哪些发票已收款、哪些还在等待。再也不用拿着一堆发票和银行流水一笔笔对账了。

3、收款跟踪，一分钱都不漏

做外贸最怕的就是应收账款收不回来。有些客户拖着不付款，你还不好意思天天催。

Zoho Books有个超实用的功能——自动付款提醒。你可以设置在发票到期前几天自动发邮件提醒客户，到期后还没付款，系统会继续发提醒，这样就不会忘记催款了。

而且系统有个应收账款报表，能清楚显示每个客户的欠款金额和账龄。哪些客户是优质客户按时付款，哪些客户总是拖欠，一眼就能看出来。这对于评估客户信用、决定是否继续合作，特别有帮助。

4、供应商管理，成本控制更精准

外贸SOHO不光要管客户，还要管供应商。原材料采购、加工费、物流费......这些成本如果管不好，利润就会被吃掉一大块。

Zoho Books可以记录所有的采购订单和供应商账单，自动计算应付账款。你能清楚知道这个月要给供应商付多少钱，账上还剩多少现金流，不会出现突然发现钱不够的情况。

而且系统能生成成本分析报表，你可以看到每个产品的真实成本，哪些产品利润高、哪些产品不赚钱，数据一目了然。这对于调整产品策略、优化供应链，太重要了。

5、多货币支持，汇率自动换算

做外贸的都知道，收美元、欧元、英镑......各种货币都有。以前我都是手动查汇率、手动计算，不仅麻烦还容易算错。

Zoho Books支持180多种货币，而且汇率自动更新。你创建发票或记录收款时，系统自动按当天汇率换算成本位币，省心又准确。

月底做财务报表时，所有外币交易都已经换算好了，直接导出就能用，再也不用拿着计算器算半天了。

6、财务报表，老板看了都说好

以前每次要看经营数据，我都得花半天时间整理Excel。现在用Zoho Books，各种报表自动生成：

• 利润表：这个月收入多少、成本多少、净利润多少，清清楚楚
• 资产负债表：账上有多少钱、应收应付各多少，心里有底
• 现金流量表：钱从哪来、到哪去，资金链是否健康，一看就知道
• 客户报表：哪些客户贡献最大、哪些客户最优质，数据说话

四、价格真的很良心

说了这么多功能，你肯定要问：这么好用，是不是很贵？这也是我最想推荐Zoho Books的原因——价格真的很良心！

标准版每月84块钱人民币，就能满足大部分SOHO的需求。支持多币种功能的专业版，一年1680元。

而且Zoho Books是按月付费，不用一次性投入大笔资金，价格公开透明，也没有隐藏费用。你可以先试用15天，觉得好用再付费。

产品是云端系统，不用安装软件，打开浏览器就能用。在办公室、在家里、甚至在路上用手机，都能随时查看订单和财务数据。这对于经常要出差见客户、跑工厂的外贸人来说，太方便了。

结语

做外贸SOHO，拼的不只是产品和价格，更是管理效率。

那些月入10万的大佬，不是因为他们比我们聪明，而是因为他们懂得用工具来提升效率。当你还在Excel里手忙脚乱的时候，人家已经用系统实现了自动化管理，把时间花在更有价值的事情上。

如果你也想突破瓶颈，让业务更上一层楼，真的建议试试Zoho Books。反正有免费试用，不试试怎么知道适不适合自己呢？

说不定，下一个月入10万的外贸SOHO，就是你。