在沙特，只要你是 VAT 纳税人，就必须用符合 ZATCA 要求的电子发票系统开票，而不是随便做一个 PDF。如果你想在沙特稳定做工程、设备、服务项目，尤其是面向政府/大企业客户，搞清楚这些“发票要素”是基础中的基础。

一、沙特电子发票整体结构：“人看 + 机读”两大块  

和中国很多国家一样，沙特的电子发票其实由两部分组成：

1、人看能读懂的部分：

  • 抬头、抄送单位、项目名称、金额、税率、总价等
  • 你给客户看的 PDF / 打印件就展示这些内容

2、机器读的部分（结构化数据）：

  • XML/UBL 等格式
  • 内含完整字段、编码、数字签名、哈希链、二维码数据等
  • 是 ZATCA 税务系统验证和留档的“真正依据”

作为业务、财务、老板，你最需要掌握的是：

人看得懂的那部分不能出错，机器看的那部分必须交给合规系统处理。

二、沙特电子发票的核心业务要素（手填部分）

这部分，就是你在 Zoho Books等系统中开票时亲手填的内容，直接影响：

  • 客户是否接受这张发票

  • 客户能否顺利做 VAT 抵扣

  • 你在税务稽查时是否说得清楚

我们分成五大块来看。

1. 卖方信息（你这边）：必须与税务登记信息完全一致  

这是电子发票的“身份信息”部分，主要包括：

  • 卖方法定名称（Legal Name）

    • 通常包括阿语 + 英文

    • 要与商业登记（CR）和 VAT 注册信息一致

  • 卖方地址：公司注册地址或主要经营地址

  • 卖方 VAT 号（VAT Registration Number）：这是税务合规最关键的字段之一

  • 可能还包括：

    • 商业登记号（CR No.）

    • 联系电话、邮箱（有助于客户对账）

为什么要准确？

  • ZATCA 系统会用 VAT 号等信息匹配你的纳税人身份

  • 客户财务会核查：你是不是一个“真正注册的合法供应商”

  • 一旦出现名称、VAT 号不一致，很容易引发发票被退、税务风险

在 Zoho Books 里怎么做？

  • 在初始设置时，只要把公司信息按 VAT 证上填写一次

  • 系统在每张发票上都会统一调用

  • 避免每次开票时手动输入导致的拼写错误或漏填

2. 买方信息（客户）：决定客户能不能拿这张发票去抵扣 VAT  

在 B2B/B2G 场景（对企业和政府开票）中，典型要素有：

  • 买方名称（Customer Name）

    • 必须与合同、采购订单（PO）上的名称一致

    • 对政府部门来说，不一致很容易退票

  • 买方地址：不一定是强制，但很多大企业/政府要求填写

  • 买方 VAT 号（如果对方是 VAT 纳税人）：对方要拿这张发票做 VAT 抵扣，必需要有

  • 其他项目字段（视行业而定）：

    • 部门名称、项目名称、项目编号

    • 统一识别号（有些政府单位会给）

业务风险点：

  • 写错客户名称或 VAT 号，客户可能不能顺利做抵扣

  • 政府内部审批流里无法匹配到项目和供应商 → 直接卡在付款环节

在 Zoho Books 里怎么避免？

  • 可以为每个客户建立完整档案：

    • 一次录入：名称、VAT 号、地址、联系方式

    • 后续开票时直接选择，避免反复手工输入

  • 对多项目客户，可以在“备注”或自定义字段里预置：

    • 项目编号

    • 合同号

    • 采购订单号

这样，发票抬头和项目标识能够标准化输出，不靠记忆和临时填写。

3. 发票基本信息：编号、日期、类型，一个都不能乱  

（1）发票编号（Invoice Number）  

  • 必须是唯一的

  • 能体现一定的顺序逻辑（有助于追踪）

  • 一般由系统自动生成，不鼓励人工乱编

对于 ZATCA 来说，发票编号 + UUID 是识别发票的关键索引之一。

（2）开票日期和时间（Issue Date & Time）  

  • 日期是必填项

  • 很多系统也会记录精确时间

  • 决定了这笔 VAT 属于哪个申报期

发票日期如果和实际交付、付款周期差太多，容易引发税务质疑。

（3）发票类型（Invoice Type）  

主要包括：

  • 标准税务发票（Standard Tax Invoice）

    • 用于 B2B/B2G，支持 VAT 抵扣

  • 简化税务发票（Simplified Tax Invoice）

    • 用于 B2C 零售场景，小票型

  • 借项通知单（Debit Note）

  • 贷项通知单（Credit Note）

你只要记一条：

对政府/企业项目 → 基本都是 Standard Tax Invoice + 必要时用 Credit Note/ Debit Note 做调整。

Zoho Books 的优势：

  • 发票编号由系统自动递增生成

  • 发票日期自动带出当天，可按实际业务调整

  • 根据场景选择发票类型，后续报表和税务数据自动区分

4. 交易明细：项目名、数量、单价、税率，一个环节错了就要重开  

这一块，是发票中最“业务化”的部分，也是最常出错的地方。

主要包括：

  • 项目/商品/服务名称（Item Description）：强烈建议与合同、BOQ、报价单用词一致

  • 数量（Quantity）

    • 例如：件、台、小时、天、月等

  • 计量单位（Unit of Measure）

  • 未税单价（Unit Price）

  • 折扣（Discount）（如有）

  • 应税金额（Taxable Amount）

  • VAT 税率（VAT Rate）

    • 沙特税率一般 15%

    • 少数特定行业/跨境情形可能是 0% 或免税

  • VAT 金额（VAT Amount）

  • 含税金额（Line Total with VAT）

容易出错的点：

  1. 名称写得模糊，和合同对不上

    • 合同写“Annual Software Subscription for Project X”，

    • 发票写“服务费”，客户财务会直接问号。

  1. 把含税价当成未税价，导致 VAT 金额不对

  2. 一张发票上混用了错误的税率

Zoho Books 可以怎么帮你？

  • 预先在系统中定义“商品/服务包”：

    • 名称、单位、价格、默认 VAT 税率

  • 开票时，通过选择项目，一键带出上述信息

  • 自动计算每一行的应税金额、VAT 金额和含税金额

  • 若有折扣，系统根据折后金额重新算税

对多项目、重复性服务（运维、订阅、分期工程）来说，这能极大减少人工计算错误。

5. 汇总金额：客户和税局最关心的几个总数  

在明细行之后，发票底部需要列出几个核心汇总金额：

  • 总未税金额（Subtotal / Total Taxable Amount）
  • 折扣总额（Total Discount）（如有）
  • 按税率分组的应税金额和 VAT 金额

比如：

  • 15% 税率：应税金额 X、VAT 金额 Y
  • 0% 税率：应税金额 Z、VAT 金额 0

总 VAT 金额（Total VAT）

发票总金额（含税）（Total Amount with VAT）

币种（Currency）：一般为 SAR（沙特里亚尔）

为什么重要？

  • 客户财务在做账时，往往先看总金额和总 VAT，和合同/付款计划对比

  • 在 VAT 申报和税务稽查中，这些汇总数字最先被审计

在 Zoho Books 里：

  • 汇总金额由系统自动生成

  • 各种报表（销售汇总、税额汇总）都会基于这些数据自动计算

  • 避免“发票金额没问题、申报表自己算错”的情况

三、技术侧要素


在后台，为了符合 ZATCA 的电子发票规范，还必须包含一些“看不见但很重要”的技术要素。

1. 结构化数据格式（XML / UBL）  

ZATCA 要求发票以标准化数据格式存储和交换，常见的是：

  • XML

  • UBL（Universal Business Language）等

优势是：

  • 机器可以读，可以验证

  • 方便税局做数据分析、比对、稽查

  • 与第三方系统对接更容易

你不需要自己去写 XML 文档，
只需要使用一个支持 ZATCA 规范的系统（例如 Zoho Books），系统会：

  • 自动生成符合标准的电子发票数据

  • 与 PDF 票面形成一一对应

2. 发票唯一标识符（UUID）  

每张发票，都需要有一个全球唯一的 ID：

  • 用于在 ZATCA 系统中识别该发票

  • 方便稽查、比对、客户查询

这部分也是系统自动生成，你只要确保：

  • 不人工修改

  • 在系统中能够通过发票号/客户/日期等检索到它

3. 数字签名、防篡改链  

为了防止有人“开票后悄悄改数字”，ZATCA 要求：

  • 每张发票都要有数字签名

  • 不同发票之间形成“链式哈希”（类似简单区块链思路）

作用是：

  • 一旦篡改历史发票，会使后续整个链条失效

  • 税局可以快速发现异常

这部分如果让企业自己做，成本极高，也容易出错。

Zoho Books 在沙特版本中已经内置了这套逻辑：

  • 按 ZATCA 规范生成签名和链式哈希

  • 确保发票在技术层面可验证、可追踪

4. 二维码（QR Code）  

在沙特，电子发票必须展示二维码。

扫码后可以看到：

  • 卖方名称

  • 卖方 VAT 号

  • 发票时间

  • 发票总金额

  • VAT 总金额

  • 部分加密信息等

对客户来说：

  • 拿手机一扫，就知道发票是否合规、数据是否匹配

  • 很多政府和大企业会把扫码验证作为收票标准动作

在 Zoho Books 中：

  • 每张合规的沙特电子发票，会自动生成二维码并显示在 PDF 上

  • 无需你自己去生成或对接第三方二维码服务

5. 与 ZATCA 的接口报送状态  

根据 ZATCA 的 E-Invoicing 规则：

  • 系统需要在开票时或之后将发票数据发送给 ZATCA

  • 收到 ZATCA 的响应后，决定发票状态：

    • 已接受 / 已清算（Valid）

    • 被拒绝 / 需修正（Rejected / Failed）

实务中的要求是：

  • 你不能只在企业内部开一张“自娱自乐的电子发票”

  • 必须让税局“看到这张发票”，并通过技术验证

Zoho Books 的价值在于：

  • 在后台完成与 ZATCA 接口的通讯

  • 在系统界面上显示每张发票的报送状态

  • 让财务/税务人员可以快速筛出需要修正或重开的问题发票

四、沙特开票常见的踩坑点  

真正开坏发票的企业，问题不在“记不住规则”，而在“完全靠手工”。如果仍然用 Excel/Word 或不合规的小工具开票，很容易出现：

  • 名称抄错、VAT 号漏写

  • 税率打错、金额计算错

  • 忘记给税局报送，或者报送格式不对

而一旦把这些事情交给一套合规的系统，例如 沙特版本的Zoho Books（￥840元/年的标准版 即可支持沙特开票），你在操作时就只需要做以下两件事：

  1. 第一次把公司信息、VAT 号、客户资料录对

  2. 选择商品、填写价格、设置好15%的税率（以后可直接选择这个税率）

其他的：编号、金额计算、税率应用、二维码、报送税局等，Zoho Boosk 都可以搞定。

总之，在进入沙特市场的早期，Zoho Books 这样已经适配沙特电子发票规则的财务系统能让你事半功倍，仅需840元/年，就可以 ：

  • 支持生成合规的沙特电子发票（含二维码）；
  • 能直接对接 ZATCA 税务局；
  • 同时管理你的报价、订单、发票和收款流程。

这样，你就可以把大量“沙特电子发票要素”的细枝末节交给系统处理，把精力放在真正重要的事情上：拿项目、交付好、按时收款，在沙特持续把生意做大。