使用 Projects 集成

使用 Zoho Projects 集成

创建项目

您可为 Zoho CRM 中的客户联系人交易创建项目。如果您的 CRM 账户中的用户拥有权限,则他们可以创建或关联项目。

注:

  • 用户应在 Zoho Projects 中具有创建项目权限,然后才可以在 CRM 中创建项目。
  • 用户必须在 Zoho Projects 中具有添加用户权限,然后才可以在特定项目中添加用户。
  • 如果您正在从联系人模块创建项目,则所涉及的联系人必须关联电子邮件地址。

要从 Zoho CRM 中的记录详情页面创建新项目

  1. 单击客户联系人交易模块并选择一个记录。
  2. 在 [记录详情] 页面中,转至相关列表中的 Zoho Projects。
  3. 单击新建项目
    如果您没有创建项目的权限,系统会提示您。
  4. 项目详细信息部分执行以下操作:
    • 输入项目名称
    • 从下拉列表中选择已创建的模板
    • 从下拉列表中选择项目所有者
    • 输入项目的开始日期结束日期
    • 选择项目所属的项目组。(另请参阅:创建项目组
    • 为项目输入项目概览
    • 要添加进一步的项目相关详情,请单击显示更多字段并执行以下操作:
      • 从下拉列表中选择项目的计费状态 
      • 从相应的下拉列表中选择计费方法项目预算基于金额/基于小时数)
        请注意,仅当项目已与 Zoho Books 集成时,才会显示这两个字段。如果将自定义字段添加到 Zoho Projects 中,当您单击显示更多字段时,它们也会列出。
        您可使用这些自定义字段从 Zoho CRM 捕获其他信息。
    • 项目用户部分下面,单击添加用户
    • 从列表中选择用户。
      仅列出 Zoho CRM 用户。 
    • 如果您想要更改用户的当前职位和角色,请从下拉列表中选择职位角色
  5. 客户详细信息部分,选择客户用户
    只有所选用户才可以访问项目。
    • 对于联系人:您为其添加了项目的联系人下面是客户用户。您可以将多个联系人添加为客户用户,但一个联系人不能添加在两个客户下面。
    • 对于客户和交易:关联到客户或交易的所有 Zoho CRM 联系人将添加为客户用户。
  6. 单击保存

关联项目

在 Zoho CRM 中,您也可以将已经创建的项目关联到客户、联系人和交易。用户应该在 Zoho Projects 中具有编辑项目权限,然后才可以编辑/关联其角色的项目。

要关联现有项目

  1. 单击客户联系人交易模块并选择一个记录。
  2. 在客户、联系人或交易模块的 [记录详情] 页面中,单击关联项目
    如果您没有关联项目的权限,系统会提示您。
  3. 关联项目部分,执行以下操作:
    • 项目名称下拉列表中选择所需的项目。
      • 这里只会列出用户对其拥有编辑/关联权限的项目。 
      • 已关联到记录的项目将不会列出。系统会添加所选项目的描述项目用户
    • 如有需要,修改项目概览
    • 从下拉列表中分配项目所有者项目组
    • 单击显示更多字段链接,添加或更改项目相关详情。
      您可以添加或编辑计费状态计费方法项目预算及其他自定义字段。  
    • 单击添加用户链接并选择复选框以添加用户。
      只有在 Projects 中拥有相应职位角色的 Zoho CRM 用户才会列出。
      如有需要,您可以从下拉列表中选择职位角色
      ​​
  4. 客户详细信息部分,选择客户用户
    所选用户将可以访问项目。
    • 对于联系人:您为其添加了项目的联系人下面是客户用户。您可以将多个联系人添加为客户用户,但一个联系人不能添加在两个客户下面。
    • 对于客户和交易:关联到客户或交易的所有 Zoho CRM 联系人将添加为客户用户。
  5. 单击保存

  • 门户所有者将自动添加为其中一个用户,前提是所有者也是 Zoho CRM 账户的一部分。

从 Zoho CRM 移除关联项目

当项目完成且您不想它在记录下列出时,您可以删除项目。当删除项目时,它不会从 Zoho Projects 删除。项目仅从 Zoho CRM 删除。

要删除项目

  1. 单击客户联系人交易模块并选择一个记录。
  2. 在客户、联系人或交易模块的 [记录详情] 页面中,转至 Zoho Projects 相关列表。
    关联项目及项目名称项目状态项目描述项目完成详情将会列出。
  3. 单击相应项目的删除链接。

创建项目组

在创建新项目或编辑现有项目时可创建项目组。从 Zoho CRM 中的 Projects 页签创建项目组。

要在 Zoho CRM 中创建项目组

  1. 单击 Projects 页签。
  2. 单击左侧面板中的 Projects
  3. 单击新建项目。
  4. 组名字段中,单击添加 (+) 图标。
    输入新项目组的名称。
  5. 单击添加
    新项目组现已创建。它可以关联到现有项目和新项目。

为联系人创建项目

在 Zoho CRM 中,即使联系人未关联到客户,您也可为联系人模块创建项目。也就是说,联系人不一定要有与之关联的客户才能创建项目。在为联系人创建项目时,系统会询问您是否在没有客户的情况下继续创建项目。但是,在创建项目时,您必须注意以下几点:

  • 创建项目之后,联系人将被视为 Zoho Projects 中的客户
  • 联系人将在 Zoho Projects 下面创建为虚假客户,所有项目都将关联到此客户。但在 Zoho CRM 中不会创建任何客户。例如,如果联系人的电子邮件地址为 patricia@zylker.com,则在 Zoho Projects 中将创建名为“Patricia”的虚假客户。为此联系人创建的所有项目将直接移至客户“Patricia”下面。 
  • 以后,如果该联系人关联到一个客户,则该客户将在 Zoho Projects 中与客户的公司合并,客户的公司名将更新为新的客户名称。例如,如果 Patricia 关联到名为“Zylke”的客户。在 Projects 中,客户名称“Patricia”将替换为“Zylker”。
  • 您将不能为关联到多个联系人的客户创建项目,因为在 Projects 中合并客户时会出现不一致之处。 
  • 如果一个客户已经是 Projects 中的客户公司,且也关联到一个联系人,则由于合并客户时出现不一致,在创建项目时会出现错误。

要为联系人创建新项目 

  1. 转至联系人模块并选择一条记录
  2. 在记录的相关列表中,转至 Zoho Projects > 单击新建项目
  3. 单击弹出窗口中的是,继续。 
  4. 在表单中输入项目详细信息。
  5. 单击保存

访问 Projects 页签

Zoho Projects 与 Zoho CRM 的集成旨在让您在成交之后可以更容易地创建项目并分配给您的 CRM 用户。来自 Zoho Projects 的完整项目详情会推送到 Zoho CRM 并显示在 Projects 页签下面。功能与 Projects 中一样。您可以在 Zoho CRM 中执行 Zoho Projects 的所有任务和活动。另请参阅 Zoho Projects 帮助

  • 当您单击 Projects 页签时,系统会带您进入一个 iFrame 窗口,这里会加载来自 Zoho Projects 的详细信息。然后系统带您进入相应 Zoho Projects 账户的动态部分。
  • 当您单击客户联系人商机记录详情页面中的一个项目时,系统会带您进入特定项目的仪表板

从 Zoho CRM 为项目创建新任务

您可为联系人、客户或交易的项目快速创建新任务。在 Zoho CRM 中创建的这个任务可与 Zoho Projects 同步。只有在 Zoho Projects 中具有添加任务权限的用户才可以从 CRM 创建/同步任务。

要创建新任务

  1. 在所选模块的记录详情页面中,单击未关闭的活动相关列表中的新建任务
  2. 输入必需的详细信息,然后单击保存并添加到 Zoho Projects。

    如果您未看到保存并添加到 Zoho Projects 按钮,则这意味着所选记录未列出任何项目。
  3. 添加至 Zoho Projects 弹出框中,选择您想要为其添加任务的项目。
    这里将仅列出用户所属的项目。

    您也可以与 Projects 账户同步任务或直接将任务添加到 Projects。未关闭的活动旁边将显示一个同步图标,确保在 Zoho CRM 中创建的任务与您的 Projects 账户同步。

    任务字段将会映射,与任务相关的注释也将同步。
    字段映射
    CRM 字段Projects 字段
    主题任务标题
    任务所有者任务被分配人
    到期日期- 开始日期(当前日期)
    - 结束日期(只有结束日期将与 CRM 同步)
    状态
    - 已完成
    - 未开始

    完成
    - 已完成在您的 Zoho Projects 中将映射为 100%。
    - 其他状态(未开始)将在 Projects 中设置为 0%。

     

    评论(CRM 的注释内容将在您的 Projects 账户中映射为评论,注释标题将不会同步)
    描述描述
    优先级
    - 高,最高
    - 低,最低
    - 普通
    优先级
    - 高
    - 低
    - 中等
  4. 单击保存
    现在,任务将添加在所选项目下面。

注:

  • 当讨论中的记录未与任何项目相关时,您不能将任务关联到项目。
  • 如果从 Zoho Projects 中对最初在 Zoho CRM 中创建的任务作出评论,则此评论将添加为 Zoho CRM 中的关联联系人/客户/商机的注释。
  • 如果从 Projects 分配的任务所有者不是 Zoho CRM 用户,那么在 CRM 中创建该任务的用户将自动被指定为所有者。但是,如果从 CRM 分配的任务所有者不是 Zoho Projects 中的用户,那么该任务在您的 Projects 账户中将保持为未分配。
  • 从 CRM 中的回收站恢复的任务在 Projects 中将被视为新任务,因为 Projects 不支持回收站。
  • 如果从 CRM 停用了 Projects 集成,则所有任务和注释的同步也将移除。
  • 只有结束日期(您的任务在 CRM 中的结束日期)字段才会与 CRM 同步。
  • 注释标题将不会与 Projects 同步。
  • 因为 CRM 和 Projects 有它们自己的提醒和附件,所以提醒和附件字段将不会同步。
  • 重复任务不会推送至 Projects。

查看任务、里程碑和问题

与项目关联的任务、里程碑和问题从 Zoho Projects 推送至 Zoho CRM。您可以在 Zoho CRM 中的客户联系人交易模块的 [记录详情] 页面查看它们。您也可以从 Zoho CRM 添加任务和里程碑。

要查看任务、里程碑和问题

  1. 转至所需模块的 [记录详情] 页面。
  2. Zoho Projects 部分,单击任务或问题下面的完成条,具体取决于您要将项目添加到哪里。
  3. 在出现的弹出窗口中,视具体情况添加新任务或问题。
    另请参阅 Zoho Projects 帮助

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请发送邮件给我们:support@zohocorp.com.cn