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共享记录

协作在销售团队中是必不可少的重要工作。我们如何与团队的其他成员互动,如何与他们分享信息和想法,最重要的是如何分享我们工作的销售数据。Zoho CRM提供了不同级别的数据共享,其中一种是记录级别的数据共享,允许用户共享任意模块的单个记录给机构中的其他用户。记录共享只是对记录现有共享规则的一个扩展。

您可以共享记录信息及其相关列表或只共享记录信息。可以共享任意模块的记录,除了这些:

  • 活动模块 - 与记录关联的任务、通话和活动,这些数据总是会跟特定记录相关联。所以当主记录共享时,其相关的活动相关列表也会被共享。不能从活动模块单独共享这些数据。
  • 链接模块- 通过多选查找字段,您可以关联多个查找值到一条记录,从而在两个模块之间构建完美的多对多模块关联关系。链接模块是通过多选查找字段建立模块关联关系的连接点,此模块中的记录不可共享。请查看:链接模块

对某个特定记录来说有两种共享方式:

  • 直接共享 - 记录可以直接共享给用户。例如:可以直接共享一条商机给用户。
  • 间接共享 - 关联到另外一条记录的同一条记录可以通过相关列表的方式共享。例如:同一条商机可能是某个联系人的相关列表记录。当此联系人及其相关列表被共享时,这条商机就间接共享给用户了。

可用性

需要的权限:有共享此模块权限的用户。

功能免费版标准版专业版企业版
记录共享---

启用共享记录的权限

管理员总是可以跟其他人共享记录。对于其他角色的用户,管理员可以在角色中启用共享记录的权限。

按照下面步骤来启用共享记录的权限:

  1. 点击设置 > 用户 & 权限 > 角色
  2. 选择您想要启用共享记录权限的角色。
  3. 工具权限部分启用共享权限。
  4. 选择您想要启用共享权限的相应模块的复选框。
  5. 点击保存

共享记录

用户可以提供三种类型的共享选项给正在共享的记录。

  • 只读 - 用户只能查看共享给他们的记录。
  • 读/写- 用户不仅能查看,还能编辑共享给他们的记录。这个权限不包括更改记录所有者和删除记录。
  • 完全访问 - 用户可以查看、编辑、删除共享给他们的记录,还可以更改记录所有者。

共享时,您可以指定是否要共享其相关列表。共享记录时,此记录所有的相关列表可以设置不同的共享权限。例如,当客户A以读/写权限共享时,跟此客户相关的所有联系人和打开的活动记录都可以以只读权限共享。在共享记录之前,请确保在您的角色中启用了记录共享的权限。

按照下面步骤共享记录:

  1. 访问您想要共享的记录所在的模块并选择想要共享的记录。
  2. 记录详情页面中,点击更多操作图标并点击共享
  3. 共享[记录]弹出窗口中,执行如下操作:
    • 选择您想要与其共享记录的用户。
    • 选择共享权限为只读读 & 写,或者完全访问
    • 点击添加图标来添加更多用户并定义共享权限。
      您可以以不同的访问权限添加多个用户。
    • 如果需要的话,选择包含相关列表复选框。
      所有相关的记录也将被共享。未来,如果您关联新的记录(例如:添加新的任务),这些信息也将被共享。
    • 点击保存
      您可以根据需要管理共享或取消共享。

注意:

  • 您可以在记录详情页面单独共享记录。不能从列表视图中选择记录再共享。
  • 只有当某个模块的机构权限是私有或公开只读时,才能使用记录级别共享权限。另外,必须在用户角色中启用了共享权限,才能共享记录给其他用户。
  • 以下相关列表中的记录将不会被共享:关闭的活动、邀请的活动、产品、市场活动、联系人职位,以集成方式添加的相关列表。
  • 您不能共享其他人共享给您的记录。
  • 记录可以共享给那些还没有访问它的用户。/li>
  • 当您选择共享记录时,用户将基于职位、报告层级和默认数据共享权限列出。另外,如果记录已经共享给某个用户,则此用户将不会显示在要共享的用户列表中。
  • 一条记录最多可以共享给10个用户。通过相关列表,一条记录最多可以共享给12个用户。
  • 记录所有者或者可以访问此记录的更高职位的用户可以将他们的记录共享给机构中其他激活且确认的用户。

功能要点

当以不同的权限访问同一条记录时。

  • 角色权限高于一切 - 对于所有共享的记录,角色权限将取代所有其它权限。例如:您以完全访问的权限共享了一条记录给小王,但是在小王的角色中,对线索模块是只读权限。在这种情况下,角色权限将取代记录共享权限,所以小王只能查看此记录。
  • 多重权限(通过不同的功能) - 一条记录可以通过区域结构共享也可以通过数据共享规则进行共享。在这种情况下,当提供多种不同的访问权限来访问同一条记录时,将使用最高权限。
  • 多重权限(通过不同的用户) - 一条记录可以共享自不同的用户。例如:小王是销售经理,以读/写权限共享了一条联系人记录给小张。而小李是销售代表,以完全访问的权限共享了同一条联系人记录给小张。在这里,同一条联系人记录由不同的用户以不同的权限共享给同一个人。在这种情况下,将使用最高权限,也就是小张将以完全访问的权限来访问这条联系人记录。

当同一条记录有多重共享时。

  • 当同一条记录共享自不同用户时 - 同一条记录可以由不同的用户共享给同一个人。例如,联系人甲关联了四条商机。其中有一条是重大商机,只能由销售经理小王访问。而其它三条普通商机也可以提供给销售代表小李访问。这时候如果小李将联系人甲共享给小张,那么小张就可以访问此条联系人记录及其相关联的三条普通商机。
  • 当同一条记录通过不同方式共享时- 同一条记录可以通过直接共享的方式,也可以通过相关列表共享的方式共享给其他用户。例如,商机B可以直接共享给小王。商机B关联到联系人甲,联系人甲由其他用户共享给小王,这时候商机B就通过相关列表共享的方式共享给了小王。在这种情况下,同一条记录就共享给同一个用户两次,如果取消了其中一个共享,小王仍然可以访问这条记录。这是合理的,因为同一条记录可以最多共享给10个用户。通过相关列表的方式,同一条记录可以最多共享给12个用户。

查看共享的记录

为了轻松访问由您共享的记录和共享给您的记录,在每个模块中提供了两个列表视图:分享给我的[记录]由我分享的[记录]

共享记录有一个时间轴视图,在这里您可以查看共享明细:记录共享的时间、共享给谁、共享权限等。如果您共享了一条记录,那么您将可以查看这条记录的完整共享历史。

您可以查看谁共享了记录给您。

管理共享

共享记录之后,您可以通过下面的方式来管理共享:

  • 共享这条记录给更多用户。
  • 取消对某个用户的共享。
  • 更改某个用户的共享权限。
  • 查看共享汇总。

按照下面步骤来管理共享:

  1. 访问您想要管理共享的模块
  2. 记录详情页面,点击更多操作图标,然后点击分享
  3. 共享[记录]弹出窗口中点击管理分享
    • 选择您想要共享这条记录的用户并分配合适的权限。
    • 将鼠标指针移动到已经共享这条记录的用户并点击移除图标来取消共享。
    • 点击查看汇总链接。
      这里提供了记录共享的详细日志。
  4. 点击完成

取消共享

如果您将同一条记录共享给了多个用户,有一个取消共享的选项可以一次性取消对所有用户的共享。但是不包括下面这种情况:小王将商机A共享给了小张,小李将包含商机A相关列表的联系人甲共享给了小张。当小王取消商机A的共享时,小张仍然拥有对商机A的共享访问权限,因为小李间接通过其父记录(联系人甲)仍然将其相关列表中的商机A共享给小张。

按照下面步骤取消共享:

  1. 访问想要为某条记录取消共享的模块并选择此记录。
  2. 记录详情页面,点击更多操作图标,然后点击分享
  3. 共享[记录]弹出窗口中,点击取消共享
  4. 点击取消以确认取消共享。

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