外贸公司用ERP真的有必要吗？哪些情况可以暂时不用ERP？

"我们公司就十几个人，用Excel不是挺好的吗？上ERP是不是小题大做？"

"听说上ERP系统要花好几万，我们这小本生意，值得投这么多钱吗？"

"以前没用系统不也做得好好的，现在上系统会不会反而更麻烦？"

如果你也有这些疑问，说明你正在认真思考公司的发展。本篇文章就为您详细介绍，外贸公司到底要不要用ERP，什么时候用，用什么样的最合适。

一、先说结论：看规模和痛点

别急着下判断，咱们先看看你的公司处于哪个阶段。

1、这些情况下，可以暂时不用ERP

刚起步的SOHO或小微团队（1-3人）：如果你就是一个人或者两三个人的小团队，客户不超过10个，每月订单量在20单以内，老实说，Excel配合一些免费工具（例如Zoho Books免费版）确实够用了。这个阶段，把精力放在开发客户、打磨产品上，比折腾系统更重要。

业务非常简单单一 ：如果你只做一两个产品，客户都是现款现货，没有复杂的账期管理，库存也是直接从工厂发货不经手，那确实可以简单管理。

2、这些信号出现，说明你该上系统了

但如果你遇到了以下任何一种情况，那就真的该考虑ERP系统了：

信号一：经常找不到数据： "上个月给那个美国客户报价多少来着？"翻了半天邮件和Excel找不到。客户问个历史订单信息，你要查半天。这种时候，说明信息管理已经跟不上业务发展了。

信号二：频繁出错：发错货、算错账、漏开发票、重复收款……这些低级错误开始频繁出现。每次出错不仅要花时间补救，还影响客户信任，损失的不只是钱，更是口碑。

信号三：月底对账像打仗：每到月底，财务加班到深夜，各种表格对来对去，汇率算得头昏眼花。等报表出来都下个月了，老板想看数据做决策，永远慢半拍。

信号四：团队协作出问题：业务员不知道库存情况，接了单才发现没货；财务不知道订单进度，催客户付款才知道货还没发；老板想了解公司经营状况，要问一圈人才能拼凑出大概。

信号五：想扩大规模却力不从心：明明有机会接更多订单，但担心管理跟不上，不敢接；想招人扩张，但现有的管理方式没法复制，新人培训周期长，上手慢。

如果这五个信号你中了三个以上，那么你的公司已经到了必须系统化管理的阶段了。

二、不用ERP的代价：看不见的隐形成本

很多老板觉得不上系统能省钱，其实恰恰相反，混乱管理的成本远比你想象的高。

1、时间成本：最贵的隐形支出

我有个做灯具出口的朋友，公司8个人，坚持用Excel管理。他们的财务每天要花2小时整理各种表格，月底对账要加班3天。算下来，财务30%的时间都在做重复性的数据录入和核对工作。

更不用说业务员花在查找信息、核对数据上的时间，老板花在等报表、手工分析数据上的时间。这些时间如果用来开发客户、优化产品，能创造多少价值？

2、错误成本：每次失误都在烧钱

汇率算错：一笔10万美金的订单，汇率差0.1，就是6000多人民币的差异。手工计算很容易出错，等发现时往往已经晚了。

库存失误：答应客户的交期到了，才发现原材料没及时采购。要么赔钱空运，要么延期交货赔偿，怎么都是损失。

重复开票或漏开票：给客户重复开了发票，退票流程麻烦还显得不专业；该开的发票漏了，影响客户清关，投诉一来，客户关系就紧张了。

三、ERP系统能带来什么实际好处？

说了这么多问题，那ERP系统到底能解决什么？咱们说点实在的。

好处一：数据随时可查，决策有依据

实时掌握经营状况：不用等月底报表，随时打开系统就能看到：本月销售额多少？利润率多少？哪些客户贡献大？哪些产品好卖？所有数据一目了然。老板出差在外，用手机也能查看公司经营数据，心里有数，决策更快。

历史数据轻松追溯：客户问起两年前的订单细节，几秒钟就能调出来。想分析去年同期的销售情况，点几下鼠标报表就出来了。

好处二：减少错误，提升专业度

自动计算，告别人工失误：汇率自动更新，价格自动计算，库存自动扣减。该提醒的自动提醒，该对账的自动对账。人工错误率大幅降低。

流程规范，管理更专业：从报价到订单，从发货到收款，每个环节都有标准流程。新员工按照流程操作，很快就能上手。客户看到你的管理井井有条，信任度自然提升。

好处三：节省时间，提高效率

重复性工作自动化：以前要花半天整理的报表，现在一键生成。以前要对好几天的账，现在系统自动匹配。省下来的时间，可以做更有价值的事情。

信息共享，协作顺畅：业务、财务、仓库在同一个系统里工作，信息实时同步。业务员随时能查库存，财务随时知道订单进度，协作效率大大提升。

好处四：支撑业务扩张

管理能力可复制：有了系统，新员工培训周期大大缩短。流程都在系统里，照着做就行，不用完全依赖老员工的经验传授。

订单量翻倍也不慌：系统能处理的数据量远超人工。现在管理100个订单，将来管理1000个订单，系统一样应付自如。业务增长不会被管理能力拖后腿。

四、哪款外贸ERP系统适合中小企业？

说到外贸ERP系统，很多老板第一反应是"太贵了"、"太复杂了"。确实，传统的ERP系统动辄几万十几万，中小企业根本用不起。而且功能复杂，学习成本高，买了也用不起来。

但现在不一样了，像Zoho Books这样的外贸erp管理系统，好上手、价格也不贵，非常适合外贸业务员使用。

1、价格真的很亲民

先说最关心的价格问题。Zoho Books的定价策略非常友好：

• 免费版：适合刚起步的小团队，基础功能都有。对于月订单量不大的外贸SOHO来说，免费版就够用了。
• 标准版：每月84元人民币（支持3个用户），一年下来840元，还不到招一个实习生的成本。
• 专业版：每月168元（支持5个用户），一年1680元，包含多币种管理、自定义工作流等功能，适合业务量较大的外贸公司。
• 高级版：每月252元（支持10个用户），一年2520员，包含自定义字段、供应商门户管理等功能，平均下来每个用户每月才20元。

算笔账：一个外贸业务元人员月薪8000元，如果Zoho Books能帮他节省30%的时间，那么他将会有更多的时间投入到跟进客户的工作中，企业也无需扩展更多的业务员来应对业务的增长需求，投入产出比非常高。

2、Zoho Books：贴合外贸业务的erp系统

Zoho Books不是大而全的复杂系统，而是专注财务、进销存和订单管理，功能恰好覆盖外贸企业的核心需求。

多币种管理是标配：支持180多种货币，汇率自动更新。你可以用美元、欧元、英镑给客户报价开票，系统自动换算成人民币记账。汇兑损益自动计算，再也不用拿着计算器算到头疼。

invoice发票管理专业又灵活：可以创建多语言invoice发票模板，英文、西班牙文、法文都支持。报价单、形式发票、商业发票，不同类型的单据一键转换。

而且invoice发票可以直接发送给客户，系统会记录客户是否查看、是否付款。哪些发票逾期了，系统自动提醒你催款，应收账款管理变得轻松多了。

订单全流程追踪：从报价到收款，整个订单生命周期都在系统里。客户信息、产品明细、物流信息、付款记录，所有相关信息关联在一起，点开一个订单就能看到全貌。

新来的业务员接手老客户，看看系统里的历史记录，就能快速了解客户情况，不用担心交接时信息丢失。

库存管理简单实用：Zoho Books提供的库存功能也很实用。可以追踪库存数量，设置安全库存预警，生成库存报表。如果需要更强大的库存管理功能，例如多仓库管理、批次管理、序列号管理等，可以升级到企业版，数据自动同步，不用重复录入。

报表丰富，一键生成：损益表、资产负债表、现金流量表、应收账款账龄分析、销售报表、利润分析……各种报表应有尽有，而且都是实时的。

想看本月数据，点一下就出来；想对比去年同期，切换一下日期范围就行。老板再也不用等月底报表，随时都能掌握公司经营状况。

3、上手简单，学习成本低

很多ERP系统功能强大，但界面复杂，员工学半个月还搞不明白。Zoho Books完全不是这样。

界面直观友好：就算是不太懂电脑的员工，看着界面也能猜出大概怎么操作。菜单逻辑清晰，常用功能都在显眼位置，不用在一堆菜单里翻来翻去。

中文支持完善：界面是中文的，帮助文档是中文的，客服也有中文支持。遇到问题不用担心语言障碍，随时能找到帮助。

培训资源丰富：Zoho提供详细的视频教程、操作指南，还有在线培训。新员工自己看看教程，操作几遍，基本就能上手了。

4、灵活扩展，随业务成长

从小用到大：刚开始可以用免费版或标准版，功能够用，成本低。等业务发展了，随时可以升级到专业版，享受更多高级功能。不用担心系统跟不上业务发展。

无缝集成其他工具 Zoho Books可以和很多工具集成：

• Zoho CRM：客户关系管理，销售线索到订单无缝衔接
• Zoho Inventory：高级库存管理，多仓库、批次追踪
• PayPal、Stripe：在线支付自动同步
• 银行账户：银行流水自动导入

需要什么功能，就集成什么工具，不用一开始就买大而全的复杂系统。

5、云端部署，随时随地访问

Zoho Books是云端系统，不用自己买服务器，不用担心数据备份，不用找IT人员维护。

手机电脑都能用：Zoho Books有苹果、安卓手机APP，老板出差在外也能查看报表、审批单据。业务员在外跑客户，也能随时查询库存、给客户报价。

数据安全有保障：Zoho是全球知名的企业软件服务商，数据采用银行级加密，多地备份。比自己用Excel存在电脑里，或者自己搭服务器，安全多了。

自动更新升级：系统功能不断优化，新功能自动更新，你不用做任何事情，就能享受最新的功能。不像传统软件，升级还要另外付费。

常见顾虑解答

"我们公司小，用不着ERP"

公司小不代表不需要规范管理。恰恰相反，小公司人手少，更需要系统来提高效率。而且现在有像Zoho Books这样价格亲民的系统，小公司完全用得起。

更重要的是，从小就建立规范的管理习惯，等公司发展了，管理能力能跟上，不会被管理拖后腿。

"担心数据安全"

这个顾虑可以理解。但实际上，云端系统的数据安全性远高于本地存储。

Zoho采用银行级加密，数据多地备份，有专业团队24小时监控。反而是Excel存在电脑里，电脑坏了、中毒了、被盗了，数据就全没了。

而且Zoho Books可以设置精细的权限控制，每个员工只能看到和操作自己权限范围内的数据，比Excel更安全。

"万一系统不适合怎么办"

这就是云端系统的优势了。Zoho Books提供免费试用，你可以先用起来，觉得好用再付费。即使付费了，也是按月或按年订阅，不满意随时可以停止，不会有大的损失。

不像传统ERP系统，签合同就要付一大笔钱，万一不合适，损失惨重。