很多外贸公司老板跟我抱怨过：市面上那些ERP系统，动不动就要几万块一年，小公司根本用不起。但不用系统吧，业务员天天加班对账单,客户催货找不到记录，供应商对账单又对不上......这种混乱状态，别说拓展业务了，现有订单都应付不过来。今天我要给大家推荐一个高性价比的解决方案——Zoho Books。功能该有的都有,价格也十分便宜。
一、先说价格，真的很良心
咱们做生意的，最关心的肯定是成本。Zoho Books有两个版本特别适合外贸公司:
专业版：每月168元，支持5个用户使用，一年下来1680元。平均每个业务员每月才28元，还不到一顿工作餐的钱。
高级版：每月252元，支持10个用户，一年2520元。10个业务员共用，每人每月才20块钱出头！这个价格，在外贸ERP市场上真的很难找到对手。
二、外贸公司最需要的功能，它都有
1、多币种管理,汇率自动更新
做外贸最头疼的就是币种转换。美元、欧元、英镑、日元......每天汇率都在变，手工计算不仅麻烦还容易算错。
Zoho Books外贸ERP系统支持180多种货币，汇率可以自动更新，也可以手动设置。我给美国客户开美元发票,给欧洲客户开欧元发票,系统自动按当天汇率折算成人民币记账。月底做财务报表的时候，所有币种的收入支出一目了然，再也不用拿着计算器按半天了。
有个做灯具出口的朋友跟我说，他们公司以前每个月光是对汇率账，财务就要花两三天时间。用了Zoho Books之后，这个工作基本不用做了，系统自动处理，准确率还比人工高。
2、自定义工作流,业务流程自动化
外贸公司的业务流程其实挺复杂的：客户询价→报价→订单确认→安排生产→质检→报关→收款......每个环节都需要不同的人配合。
Zoho Books的自定义工作流功能特别实用。比如您可以设置：订单金额超过1万美元，系统自动发邮件通知老板审批；货款到账后,自动给业务员发提醒，该催客户确认收货了；发票逾期未付款，自动标红并发送催款邮件。
这些自动化流程设置好之后，整个团队的协作效率都会提高不少：业务员不用天天盯着订单状态，该做什么系统会自动提醒，大家可以把精力放在开发客户和维护关系上。
3、供应商门户管理，采购对账不再头疼
做外贸的都知道，我们既要管客户，也要管供应商。特别是做贸易的公司，经常要跟十几个甚至几十个供应商打交道。
Zoho Books有个供应商门户功能，我觉得特别贴心。你可以给每个供应商开通一个账号，他们登录后能看到自己的订单、发票、付款记录。需要对账的时候，双方看的是同一份数据，再也不会出现“你说我欠3万，我说只欠2万”这种扯皮情况。
4、自定义字段，适应你的业务特点
每个外贸公司的业务都有自己的特点。有的主要做FOB，有的做CIF；有的按柜收费，有的按件计价。标准化的ERP系统往往不够灵活，用起来总觉得哪里不对劲。
Zoho Books允许你添加自定义字段。比如我做的是机械设备出口，需要记录每个产品的HS编码、退税率、装柜数量这些信息。我就在产品信息里加了这几个字段，现在报关、退税需要的数据，系统里直接就能导出，不用再单独建表格维护了。
这种灵活性，让Zoho Books不是你去适应系统，而是系统来适应你的业务，用起来特别顺手。
三、上手简单,不需要培训
很多ERP系统功能是强大，但学习成本太高。我之前用过一个系统，光培训就花了三天时间，新来的业务员还要单独教一遍，特别麻烦。
Zoho Books的界面设计很直观，基本上会用电脑就能操作。左边是功能菜单，右边是操作区域，该填什么一看就懂。而且有中文界面，不像有些国外软件，翻译得乱七八糟，看着都费劲。
四、数据安全,云端存储随时查看
做外贸的，客户资料、订单信息都是公司的核心资产。Zoho Books采用云端存储，数据自动备份，不用担心电脑坏了资料全没了。
而且云端系统还有个好处：老板出差在国外，也能随时登录系统查看公司的经营数据。业务员在家办公,也能正常处理订单。这在疫情期间特别有用，我们公司当时居家办公两个月，业务完全没受影响。
数据安全方面，Zoho是全球知名的企业软件服务商，在数据加密、权限管理这些方面做得很专业。你可以给不同员工设置不同的权限，业务员只能看自己的客户，财务只能看财务数据，老板可以看全部，各司其职，互不干扰。
性价比才是硬道理
说了这么多功能，最后还是要回到价格上。
市面上的外贸ERP，功能差不多的，价格基本都在每用户每月100元以上。有些知名品牌，甚至要200-300元/用户/月。对于10个人的外贸团队来说，一年光软件费用就要1-3万元。
而Zoho Books高级版，10个用户一年才2520元，平均每人每月20元。这个价格，真的是业界良心了。
有人可能会担心：这么便宜，功能会不会缩水?服务会不会不好?
其实不用担心：Zoho Books该有的功能都有，客服响应也很及时。Zoho在全球有几千万用户，不是那种小作坊产品，品质和服务都有保障。
Zoho Books适合什么样的外贸公司?
根据我的使用经验，Zoho Books特别适合这几类外贸企业：
1. 初创外贸公司：刚起步，1-2人，预算有限，但又需要规范化管理，Zoho Books免费版是最佳选择。
2. 5-20人的小型外贸团队：人不多，但业务量不小，需要一个能提升效率的工具。
3. 从传统管理方式转型的公司：以前用Excel管理，现在想上系统，但不想投入太多成本试错。
4. 对价格敏感的贸易公司：利润本来就薄，能省一分是一分，但管理又不能马虎。
如果你的公司符合以上任何一种情况，真的可以试试Zoho Books。官网有免费试用，你可以先体验一下，觉得好用再付费,没有任何风险。
Zoho Books 进销存系统，简单高效，尤其适合成长型中小企业的订单管理，14年以来深受国内外企业的一致喜爱。无论是开展国内业务，还是拓展国际市场，Zoho Books都能成为企业高效订单管理的得力助手。
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