在外贸领域，Invoice是交易结算、海关清关和税务申报的核心凭证。Zoho Books之所以被众多外贸企业广泛采用，核心在于其强大的自定义能力——支持多币种、22种语言模板和丰富字段设置，能够适应复杂的业务需求。

但随着业务深入，部分用户面临更灵活的需求：当客户提出个性化格式要求，或需要将Invoice数据整合进内部非标准报表时，用户希望在标准化文件基础上进行二次编辑。

针对这一需求，Zoho Books团队现已上线新功能：Invoice付款通知单支持将文件输出至Zoho WorkDrive，并以Word或Excel格式导出，方便后续编辑和协作。

导出后，您可以：

  • 导出为Word版本：自由修改文字、调整排版、添加或删除字段
  • 导出为Excel版本：便于批量处理数据或与其他报表整合

一、如何获取这项新功能？

这项功能是Zoho Books针对用户真实需求进行的专项开发。如果您在使用中需要这项额外的导出功能，可以联系Zoho Books售前团队进行咨询和配置。 您可以通过以下方式联系售前：

  • 售前咨询电话：400-626-3710 转 8006
  • 也可以通过Zoho Books官网在线客服进行咨询

售前同事会根据您的实际业务场景和需求，为您提供详细的功能介绍和报价方案。

Zoho Books 专业版 · 含 5 个用户

¥1,680 / 年

进销存 + 财务业财一体化，覆盖报价到收款全流程，每天不到 5 元。

立即开通专业版

二、为什么选项Zoho Books制作外贸Invoice？

其实，很多外贸客户之所以选择用Zoho Books来制作Invoice，并非偶然。Zoho Books在产品设计之初，就紧密围绕外贸业务的实际流程，力求让每一张发票都专业、高效、可追溯：

1. 专业模板定制能力

Zoho Books内置了丰富的Invoice发票模板库，涵盖多种预设模板，风格覆盖标准版、表格型、简洁商务等多种场景。您还可以：

  • 上传企业Logo，调整配色方案，修改字体，打造品牌化单据
  • 支持22种语言的模板设置，自动匹配客户所在国家语言
  • 通过自定义字段，将业务中需要的特殊信息（如HS编码、原产地、贸易术语等）加入模板

2. 多币种多语言支持

Zoho Books支持180多种货币的交易，系统可根据实时汇率自动换算金额。您可以用客户本地货币生成Invoice，提升跨国交易的透明度和信任度。

3. 全流程自动化

Zoho Books的Invoice模块不是一个孤立的开票工具，而是进销存财务一体化系统的组成部分：

环节功能说明
报价单 → Invoice客户接受报价后，点击"转换为付款通知单"，数据自动填充
Invoice → 收款生成Invoice后自动关联应收账款，支持设置自动付款提醒
财务同步每一张Invoice自动更新利润表、现金流量表等70+种报表

4. 客户门户与在线支付

您可以通过客户门户与客户共享Invoice，客户登录后可在线查看、下载PDF，并可直接通过Pay Now按钮完成在线支付。系统会自动记录客户是否已查看Invoice，帮助您精准把握跟进时机。

5. 灵活的导出和打印选项

Zoho Books支持将账单下载为PDF、打印账单、作废账单等多种操作。此外，您还可以将所有账单以CSV、XLS或XLSX格式批量导出到您的系统中。

三、如何开始使用？

如果您是Zoho Books的用户并希望使用这项功能：

  1. 登录Zoho Books账号，如果您还没有账号，可以新注册一个。Zoho Books注册非常简单。在注册页面，输入您公司名称、电子邮件地址和联系电话，再确定您的密码，就完成了。注册后，您可免费试用14天，然后再选择订阅Zoho Books。
  2. 进入销售模块 → 选择付款通知单，选择您需要导出的Invoice。
  3. 文件将输出至您的Zoho WorkDrive，供您进一步编辑和分享。
  4. 在更多操作中找到新增的导出选项，选择Word或Excel格式导出。
  5. 如需了解该功能的具体定价和配置方式，欢迎联系Zoho Books售前顾问咨询：400-626-3710 转 8006

如果您还没有使用Zoho Books，现在就是一个好时机。新用户可以享受14天全功能免费试用，零成本体验从Invoice生成到收付款的全流程管理。