设置与 Zoho CRM 的同步

设置与 Zoho CRM 的同步

您可以设置同步设置，以便安排在每日、每周或每月同步 Zoho CRM 和 Zoho Campaigns 之间的所有联系人和线索。

同步类型

您可以设置两种类型的同步。它们分别是：

  • 立即同步：设置和开始立即同步之后，在 CRM 中添加的任何新记录都将自动在 Campaigns 中更新。您的记录将保持最新，没有任何延迟。

    使用立即同步，您只可以同步联系人、线索或任何其他自定义模块中的记录。

  • 定期同步：设置此同步，以便安排在每日、每周或每月定期同步 CRM 和 Campaigns 之间的所有记录。

    使用定期同步，您可以从所有模块同步记录，包括客户和交易模块。

要选择同步类型：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  2. 点击新同步，然后选择立即同步或定期同步。

开始立即同步

要开始立即同步：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  2. 点击新同步。
  3. 将鼠标移至立即同步上，然后点击创建同步。

  4. 选择要同步的模块（即，线索、联系人或自定义模块）。
  5. 选择所有线索/所有联系人/所有自定义模块以同步所有记录，具体取决于您选择的模块。
  6. 选择要同步记录的邮寄列表。
  7. 选择特定的自定义视图，从 CRM 账户同步记录。
  8. 选择要在 Zoho Campaigns 中更新的联系人同意书状态
  9. 如果您有选择退出的联系人和转化的线索，则可以通过选择相应的单选按钮从同步中排除他们、从邮寄列表中删除他们或从 Zoho Campaigns 移除。

  10. 点击下一步。
  11. 设置字段映射和开始同步。

注：

  • 如果您是 Zoho Campaigns 的免费用户，则您不能使用立即同步来同步您的记录。
  • 开始之后，立即同步将保持活跃，并将自动使您的记录保持更新。仅当您停用时，同步才会停止。
  • 如果您想要从账户交易模块同步所有联系人，则可以仅为这两个模块发起定期同步。
  • 当您开始与客户/交易模块同步时，请记住，只有已关联联系人的那些客户/交易才会同步。
  • 如果任何客户/交易没有关联任何联系人，则它将不会同步。
  • 在 Zoho CRM 中，如果您更改任何同步自定义视图的条件，则依据新条件筛选的记录将不会在 Zoho Campaigns 中更新。
  • 仅当编辑/更新该视图中的任何字段时，筛选的记录才会同步。
  • 在立即同步时，您不能为已同步的记录设置条件。

开始定期同步

要开始定期同步：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  2. 点击新同步。
  3. 将鼠标移至定期同步上，然后点击创建同步。
  4. 选择要同步的模块（即，线索、联系人、客户、交易或任何自定义模块）。
  5. 选择所有线索/所有联系人/所有客户/所有交易/所有自定义模块以同步所有记录，具体取决于您选择的模块。
  6. 选择条件，定义用于从 CRM 账户筛选记录的条件。
  7. 选择要同步记录的邮寄列表。
  8. 选择特定的自定义视图，从 CRM 账户同步记录。
  9. 选择要在 Zoho Campaigns 中更新的联系人同意书状态。
  10. 如果您有选择退出的联系人和转化的线索，则可以通过选择相应的单选按钮从同步中排除他们、从邮寄列表中删除他们或从 Zoho Campaigns 移除。
  11. 选择数据检索频率，即一次、每日、每周或每月。
  12. 选择您希望同步定期发生的时间。
  13. 选择您是要同步所有数据还是仅同步在特定时间后添加的数据。

  14. 点击下一步。
  15. 设置字段映射和开始同步。

注：

  • 如果您想要从账户交易模块同步所有联系人，则可以仅为这两个模块发起定期同步。
  • 当您开始与客户/交易模块同步时，请记住，只有已关联联系人的那些客户/交易才会同步。
  • 仅当编辑/更新该自定义视图中的任何字段时，筛选的记录才会同步。
  • 通过定义条件，您可以从账户或交易等模块中选择特定字段，以便跨模块同步记录。

选择模块

要选择模块：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。

  2. 点击新同步，然后选择立即同步或定期同步。

  3. 选择这些选项之一：
    • 所有线索/所有联系人/所有自定义模块 - 从自定义模块同步所有线索/联系人或所有记录。
    • 自定义视图 - 从 CRM 账户的特定视图同步您的线索/联系人/自定义模块。了解如何在 Zoho CRM 中创建自定义视图。
    • 条件 - 基于字段值设置条件，以便筛选出要同步的线索、联系人、潜在客户或客户。此选项仅在付费版 CRM 和 Campaigns 中才会显示。

    • 您可以仅为线索或联系人模块设置条件。您不能设置条件以从自定义模块同步记录。
  4. 同步名称 - 为同步命名，以供您自己参考。
  5. 条件 - 您可以定义用于从 CRM 账户筛选记录的条件。
  6. 同步至 - 选择要同步记录的邮寄列表。

更改条件模式

在创建同步时选择条件，即可以设置条件模式。如果您选择所有六个条件，则默认条件模式是“( ( ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) and 4 ) and 5 ) and 6 )”。但是，您可以在条件之间使用‘AND’或‘OR’运算符。如果您想要更改括号的位置，请点击链接更改模式以编辑模式。

用例

您想要基于以下条件筛选线索：线索来自服务业，线索状态为‘已转换’，且其年收益高于 5,000,000 或员工数大于 2000。当您使用条件编辑器指定此条件时，条件模式将如下所示：

默认模式是 (((1 and 2) and 3) or 4)。但是，所需的模式是 ((1 and 2) and (3 or 4))。可使用更改模式选项来作出此修改。

我是否可为多个同步使用相同的视图？

是的，您可为多个同步使用相同的视图。这仅适用于定期同步，不适用于立即同步。

如何从我的客户模块同步记录？

要从客户模块同步记录：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  2. 将鼠标指针移至定期同步上，然后选择客户。
  3. 配置同步：
    • 为同步取名。
    • 如果您想要从 CRM 同步所有客户，请选择所有客户。
    • 如果您想要定义任何条件和筛选特定客户，请选择条件。
    • 选择要同步记录的邮寄列表。
    • 选择要在 Zoho Campaigns 中更新的联系人同意书状态。
    • 如果您有选择退出的联系人和转化的线索，则可以选择从同步中排除他们、从邮寄列表中删除他们或从 Zoho Campaigns 移除。

    • 选择同步频率。
    • 选择您是要同步所有数据还是要同步在特定时间后添加的数据。

  4. 点击下一步。
  5. 设置字段映射和开始同步。

如何从我的交易模块同步记录？

要从交易模块同步记录：

  1. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  2. 将鼠标指针移至定期同步上，然后选择交易。
  3. 配置同步：
    • 为同步取名。
    • 如果您想要从 CRM 同步所有交易，请选择所有交易。
    • 如果您想要定义任何条件和筛选特定交易，请选择条件。
    • 选择要同步记录的邮寄列表。
    • 选择要在 Zoho Campaigns 中更新的联系人同意书状态。
    • 如果您有选择退出的联系人和转化的线索，则可以选择从同步中排除他们、从邮寄列表中删除他们或从 Zoho Campaigns 移除。

    • 选择同步频率。
    • 选择您是要同步所有数据还是要同步在特定时间后添加的数据。

  4. 点击下一步。
  5. 设置字段映射和开始同步。
注：

当您从客户或交易模块同步记录时，只有已关联联系人的那些客户或交易才会同步。

字段映射

电子邮件地址、名字和姓氏等基本详情已预先映射。

用例

我如何查看客户字段？

通过在页面右上角启用提取客户字段，您可以添加和导入与客户相关的字段和信息。

注

如何映射更多字段？

点击映射更多字段按钮并选择您要映射的字段。

注

  • 映射字段不是必备步骤。您随时可以映射字段。

同步设置

在此步骤中，您可以设置哪些记录要与 Zoho Campaigns 同步，以及多久同步一次。

  • 组织中的同步数有上限，最多为每天 10 个和每月 50 个。

要检索的数据 - 您可以选择导入所有数据或在特定日期范围内创建的条目。

同意书状态

当您启用基于同意书的电子邮件营销或符合 GDPR 法规的电子邮件营销时，您将必须更新想要同步的联系人/线索的同意书状态。要更新同意书状态，您必须选择以下两种状态中的任一项：更新为需要同意书或更新为同意书已明示。您可以通过选择同意书状态对应的单选按钮来完成此操作。

更新为需要同意书

所有已同步联系人/线索的同意书状态在 Zoho Campaigns 中都将更新为需要同意书，而不管它们在 Zoho CRM 中的同意书状态如何。在以下情况下，应该选中此选项：

  • 您更喜欢通过向联系人/线索发送同意书电子邮件来获取他们的同意。
  • 您希望仅向已经明确表示他们同意接收电子邮件的那些联系人/线索发送电子邮件。

更新为同意书已明示

您已在 Zoho CRM 中为他们获取同意的已同步联系人/线索的同意书状态将在 Zoho Campaigns 中更新为同意书已明示。仅在以下情况下，才应该选中此选项：

  • 您确定要将 Zoho CRM 和 Zoho Campaigns 用于相同的用途。例如，如果您已在 Zoho CRM 中获取联系人/线索的同意以便进行与销售相关的通信。您需要确保也使用 Zoho Campaigns 来发送与销售相关的电子邮件。
  • 您的联系人/线索已为 Zoho Campaigns 和 Zoho CRM 明示他们的同意。

您的联系人/线索只想接收他们已明示同意的电子邮件。

高级同步设置

选择此选项之后，您将获得更多选项，以便进一步自定义您的同步。

如何在 Zoho CRM 中更新已删除的联系人？

更新已删除的联系人 - 从 CRM 导入和删除的联系人也将在 Campaigns 列表中删除。您可以在 Campaigns 至 CRM 设置中找到此选项。

注

  • 这些更新将仅适用于重复同步。

如何排除已在 Zoho CRM 中选择退出的联系人？

要排除不发营销邮件联系人：在同步到 Campaigns 列表时仅导入 CRM 中的活跃联系人，忽略选择退出的联系人。共有两种类型的选择退出联系人：

Zoho Campaigns 中的已转换线索会发生什么？

排除已转换的线索：它将忽略已成功转换为联系人的线索。这仅适用于线索模块。点击开始按钮以从 Zoho CRM 同步联系人。

请记住，在您创建的所有未来同步中都将忽略已转换的线索，而不管您选择什么模块。因此，您不能将那些联系人添加为任何 Campaigns 邮寄列表的订阅者。

解决方案

您的线索和联系人可以有单独的邮寄列表。在与线索模块创建同步时，启用此选项，以便让已转换的线索仅从关联的邮寄列表（线索邮寄列表）中忽略。您可通过这种方式将那些联系人添加到另一个邮寄列表。
或者
如果您为 CRM 联系人维护一个邮寄列表，那么您在创建同步时可以禁用此选项。

注

  • 如果您在开始同步之后启用高级设置选项（排除已转换的线索除外），它将仅适用于在启用这些选项之后添加的记录。已经同步的联系人将不会更新。
用例

Jane 发起一个同步“Newsletter”，将 50 个订阅者同步到邮寄列表“Zylker”。后来，她从同步的高级设置中启用“更新已删除的联系人”和“排除选择退出的记录”选项。
第二天，她从 CRM 中删除了 8 个同步联系人。但那些订阅者不会从 Zylker 删除，因为那些记录是在启用高级同步设置之前提取。

同步限制 - 一些用例

在本部分，我们将带您了解在从 Zoho CRM 同步记录时可能会遇到的不同场景。在我们开始之前，让我们先看看有关同步限制的基本规则。

规则：

  1. 每月发起 50 个同步 - 您可在组织中每月发起 50 个同步。
  2. 在任何一天中，您可在组织中创建/发起或运行最多 10 个同步。
  3. 在任何时间点，您的组织可以有最多 10 个活跃同步。

现在，让我们看看您在同步记录时将遇到的场景。

场景 1

在第 1 天，我创建了三个同步（全都是每日同步）并且想要在第 2 天创建两个同步。能否创建同步？

在任何一天中，您可创建/发起或运行 10 个同步（请参阅规则 2）。所以是的，可以创建两个同步。

场景 2

在第 1 天，我创建了 10 个同步（全都是每日同步），在第 2 天，我尝试创建新同步，但我无法创建。

因为在第 1 天创建了 10 个同步，且所有 10 个同步均处于活跃状态，所以您不能再创建更多同步。请注意，在任何时间点，您不能有 10 个以上的同步处于活跃状态（请参阅规则 3）。如果您停用任何之前的同步，然后您就可以创建新同步。

场景 3

在第 1 天，我创建了 10 个同步（全都是每日同步），在第 2 天，我停用了现有同步并继续创建新同步。我尝试运行新同步，但无法执行。

在任何一天中，您只可以创建/发起或运行 10 个同步（请参阅规则 2）。

在本例中，所有现有同步均处于活跃模式，且已经为该天运行。虽然您能够创建新同步，但是已达到每天 10 个同步的限制。不过，没什么好担心的！新创建的同步将在下一天的指定时间运行。

场景 4

我目前有 10 个正在运行的同步，包括四个每日同步和一个每周同步。虽然我知道我仍可为该月创建更多同步，但当我尝试创建/发起另一个同步时，系统显示一条错误消息，指示我已经达到今天的限制。

请注意，每月 50 个同步意味着您可以在一个月发起 50 个同步，但在任何时间点，您只可以有 10 个同步处于活跃模式（请参阅规则 3）。

在您的例子中，您已经有 10 个活跃同步（四个每日同步和一个每周同步），因此，您不能创建第六个同步。如果您现在想要发起新同步，只需停用其中一个现有同步，然后创建新同步。

同步详细信息视图

如何编辑字段映射？

您可以通过点击同步详细信息视图中的编辑映射链接，为您的同步设置重新映射或映射更多字段。

如何编辑检索详细信息？

点击同步详细信息视图中的“编辑检索详细信息”链接，您可以编辑检索详细信息，例如检索间隔、待检索数据和同步联系人配置。

如何从 Zoho CRM 同步所有数据？

要同步所有数据：

1.在同步详细信息视图页面中，点击编辑检索详细信息
2.选择待检索数据，然后选择所有数据。
3.点击发起以继续。

注

  • 为避免自定义视图中出现多个同步，请使用定期同步而不是创建新的一次性同步来定期导入数据。

导入详细信息/历史记录

使用此选项来获取从 Zoho CRM 同步到 Zoho Campaigns 的联系人的详细历史记录。

状态描述
总计数订阅者在单次提取中导入/同步。
新订阅者添加到 Campaigns 组织的订阅者。
重新添加订阅者订阅者已在 Campaigns 账户中删除，但现在又一次添加。
重复订阅者在您的 Campaigns 账户的一些其他邮寄列表中已存在的订阅者。
已忽略的订阅者未添加到邮寄列表的订阅者。
已删除订阅者在 CRM 账户中删除并且也已在 Campaigns 中更新的订阅者。

已忽略的订阅者

为已忽略的订阅者分类有很多方法。查看下面的列表，熟悉每个类别的用途。

状态描述
已退信已从之前发送的营销活动中的收件人邮寄列表中退信的订阅者。
已阻止已被其他用户/订阅者移至“不发送邮件”注册表的订阅者。
不发送邮件已被营销活动用户/订阅者移至“不发送邮件”注册表的订阅者。
组电子邮件通用性质的订阅者例如，info@、administrator@、careers@、service@、support@ 等
文件重复在文件中出现多次的订阅者。
无效形式具有无效形式的订阅者；例如，johngmail.com、jane@aol、ted@zylkercom。
空电子邮件电子邮件地址字段缺失的订阅者。
其他错误被归类为杂项且不归属于上面提到的任何类别的订阅者。

什么时候我要在 Zoho Campaigns 中更改我的 ZSC 密钥？

在以下两个场景中，您需要在 Zoho Campaigns 中更改 ZSC 密钥：

  • 如果您更改了 Zoho CRM 的 ZSC 密钥。
  • 如果您更改了 CRM 账户的主电子邮件地址。

如何更改我的 ZSC 密钥？

通过从 Zoho CRM 账户复制 ZSC 密钥并粘贴到 Campaigns 账户中，您可以重新生成 ZSC（Zoho 服务通信）密钥。

要更改 ZSC 密钥：

1.登录 Zoho CRM。
2.点击设置图标，然后选择页面右上角的设置。

3.在开发者空间下面，点击 API。

4.点击 Zoho 服务通信 (ZSC) 密钥。

  1. 接下来，您将需要登录到 Zoho Campaigns。
  2. 从导航工具栏中选择订阅者，然后选择同步服务。
  3. 在 Zoho CRM 下面，选择活跃同步。
  4. 点击显示。
  5. 在账户详细信息下面，点击现有 ZSC 密钥旁边的编辑图标。

将从 CRM 复制的 ZSC 密钥粘贴到出现的 ZSC 密钥窗口中。

用例

1.我正在我的 Zoho Campaigns 账户中更新我的 ZSC 密钥。它会影响现有同步状态吗？

是的，作出该项更改将会停用现有同步。在这种情况下，您需要手动激活所有同步。重新生成 ZSC 密钥之后，所有之前的同步都将变为不活跃，并且您将需要在 Zoho Campaigns 账户中输入新的 ZSC 密钥才可以激活定期同步。

 

2.我的同步在什么时候会被禁用？

以下原因之一可能会导致您的同步被禁用：

  • ZSC 密钥无效（如果您更改了 CRM 的 ZSC 密钥，但未能在 Campaigns 中更新密钥）。
  • 如果您的 Campaigns 订阅已过期。
  • 如果您已将 Campaigns 订阅计划降级，并且已达到订阅者导入限制。

还没有找到您需要的内容？

请发送邮件给我们：support@zohocorp.com.cn