怎么写外贸开发信?如何让开发信获得高回复?

2024-03-29 253 阅读量 9 分钟 Yanping Zou
怎么写外贸开发信?

外贸行业在Zoho的客户群体中占比较高。因为我们的国际化背景、丰富的产品组合、多语言多币种跨时区、高性价比等特点,成为外贸企业开展业务的选择。在和外贸客户沟通中,发现无论是外贸大拿还是新手小白,大家遇到一个共同的问题——发出去的开发信石沉大海,无人回复!不少人开始翻论坛、找经验,反复迭代自己的开发信,结果还是不尽如人意。

为了帮助Zoho的外贸客户朋友们彻底攻克这一难题,弄清开发信写作的底层逻辑,小Z带着问题找到了Oil秦沛宇老师,他具有10年外贸营销推广经验和丰富的实操落地方法论,擅长外贸工具使用以及数据分析。本文基于秦老师的直播课,分享让客户“必回”开发信的一些思考和方法。

一、为什么开发信对外贸人如此重要

在回答What和How之前,小Z想先和大家统一思想,看看我们是否已经把Why想清楚了。有了清晰的目标和前提,才是做什么以及怎么做。EDM邮件营销对于外贸企业的客户开发一直很重要,从未改变。它的优势主要在于:

1、便于直接沟通

这一点和外国人的使用习惯相关,国外客户更喜欢用邮件进行沟通,邮件营销对于外贸人开发客户来讲是极其有利的工具。

2、成本更低廉

和其他营销方式相比,邮件营销免去了线下的活动费用、线上的广告消费,相对来说成本更低。

3、便于监测分析

做外贸时通常需要借助工具,比如邮件营销工具Zoho Campaigns,它能帮助外贸人监测邮件到达率、打开率、跳出率、退订率等数据,便于大家进行效果分析。

报表

4、建立客户关系

邮件的特殊性在于可以打破时间和空间的限制,与客户建立一对一的联系,长期以往的邮件触达让企业和客户建立更紧密的连接。

二、让开发信获得高回复

同样是开发信,有人能批量获取客户,有人连回复信都收不到。这是为什么?要知道,单一地套用模板写出的开发信是没有“灵魂”的——内容不贴近客户需求、简单罗列产品、文字版式拥挤繁杂等等,都是引发零回复的“小毛病”。但是,“小毛病”长久不治必将造成大伤害。接下来从必要因素、撰写细节、避雷经验三个方面展开,聊一聊让开发信收获高回复的技巧。

1、开发信被回复的五个因素

1)做许可式邮件营销

根据我多年的观察,收不到客户回复,很多情况下是由于未许可邮件营销导致的。

什么是许可邮件营销?什么是未许可邮件营销?

  • 许可邮件营销:事先经过客户允许的邮件发送行为,比如在网站添加订阅按钮,展会活动上交换名片等情况下获取到的客户,给他们发送营销邮件就是许可邮件营销。

  • 未许可邮件营销:在未经客户允许的情况下,单方面地给客户发送一系列营销邮件则是未许可邮件营销。

所以,大家的开发信想要收到高回复,必要前提是:一定要做许可式邮件营销!

2)验证邮箱是否有效

客户邮箱有效,也是开发信成功的重要前提。很多人会用工具采集回大批邮件地址,但对其是否有效不得而知。无效的邮件地址自然收不到回复邮件,因此,我们可以使用“Emailchecker.net”“verifyemailaddress.org”等工具验证邮箱的有效性。

3)确定邮件能够到达

邮件成功到达客户邮箱,我们才有机会得到客户回复。日常做EDM时,可以准备一些国外邮箱,避免由于网关、地理IP位置等原因让开发信进入垃圾邮箱。

4)注意邮件标题细节

客户的第一印象就是标题,标题的设计深藏玄机。标题能否完全展示、产品名如何简要概括等都会影响到邮件的打开率,最终关联到客户能否被成功开发。

5)言简意赅的邮件内容

言简意赅的邮件内容不是指内容简明扼要,而是要直击痛点。针对这一点,开发信应该要具备四大结构。

  • 明确的称谓:做开发信要明确收件人岗位,是采购经理还是其他岗位,并且要在信的开头表明,以示对客户的尊重。

  • 获取联系方式的渠道:客户收到一封陌生的开发信,肯定会存在各种疑虑。所以,要在信中说明获取客户联系方式渠道的合理性,尽量消除他们的疑虑。

  • 联系客户的原因:在信中讲明来意,积极传达合作意向。

  • 行为提示:下一步提示对建立联系尤为重要,比如询问客户是否需要价目表,便于后续跟进,和客户建立联系。

2、开发信要注意的六大细节

每次动手写开发信前,请仔细思考四个问题,总结起来就是“2W1B1H”。

Why-给客户一个为什么要回应我的理由;

What-我希望客户针对哪些问题或内容给予回复 ;

Benefits-我能带给客户什么/客户将获得什么价值;

How-我想让客户下一步做什么/我要和客户建立一种什么样的关系。

站在客户的角度想明白这几点再着手做开发信,或许能收获“惊喜”。

此外,细节决定成败,做开发信也不例外。除了要考虑“2W1B1H”外,还要关注“标题、产品+性能/用途、体现优势、新讯息、引起注意、疑问式(关键词工具)”这六个细节。

1)标题:标题的重要程度不言而喻,在前面也提到过这个要素。我们发送了成千上百封开发信,真正打开邮件的只是少数。那些选择打开的人,往往是被标题所打动。花心思为开发信撰写一个好标题,能大大提高邮件打开率。

2)产品+性能/用途:在邮件中简单明了地说明产品性能和用途,能够让客户在检索关键词时,把我们的邮件筛选出来。

3)体现优势:产品介绍不是简单罗列,而要结合客户需求和产品亮点,给客户一种重点突出,又刚好击中需求的感觉。

4)新讯息:产品功能信息和价格表固然重要,但是每个人都发这样的信息,真正能开发的客户却少之又少。我们可以另辟蹊径,在客户面前塑造一个全面、专业的形象,给客户提供差异性的信息。比如,给客户发行业相关最新资讯、公司近期展会活动等,让客户眼前一亮。

5)引起注意:怎么引起客户注意值得多多思考?将客户分类后,给他们发送更有针对性的内容。举一个简单的例子,面向做欧洲业务的客户,我们就可以在开发信中重点突出“产品符合欧洲某某法规”,投其所好,直击痛点,而不要无差别地分发给所有人。开发信内容有主有次,各有侧重,才更有可能引起客户注意。这一点,也是在考验我们是不是真“懂”客户,如果不懂客户,客户凭什么要回复我?

6)疑问式(关键词工具):很多海外客户喜欢用“What、Which、How”这样疑问句来查询产品的相关信息。举一反三,我们也可以用同样的句式结构作为标题来吸引客户打开邮件。

除了关注开发信结构和内容,还有一点需要注意——客户背景调查!深入了解客户也便于我们更好地开发客户。可以通过Facebook、Twitter等社交媒体,谷歌搜索相关信息,检索海关数据等方式了解客户背景信息。

六大因素

3、开发信要避免的“雷区”

假如前面提到的问题已经解决,为什么我的开发信还是回应者寥寥?这时不妨从下面四点再开展一波检查和思考:

  • 我的内容逻辑强不强?

  • 是否同行的内容更具吸引力?

  • 没找到对口的客户?

  • 客户目前没有强烈需求?

客户不回复开发信并不是单一原因造成的,还会受到内容、客户需求、同行竞争多方面原因的影响。

在内容方面,我们要谨记下面的“雷区”不要踩!

1)刻意制造悬念

2)主题不明确

有些人在写开发信时喜欢用一些极度夸张、充满悬念或者意义模糊的字眼,达到吸引客户的目的。

“Urgent!Please help me!”

“Re:your mail”

“Free gift to you!!”

“Stainless Steel Plates for Sale . Don't Miss Out!”

......

实际上,即使在短期内能提高邮件打开率,但这类标题很容易被识别为垃圾邮件,对客户开发并无实质性帮助,最终被客户拉黑。

总结一下,学会正确撰写开发信的底层逻辑和方法技巧,每个人都有机会批量收获新客户。一封成功的开发信,并不是“标题+内容+发送给收件人”这么简单,而是需要我们充分了解客户,筛选有效的邮件地址,为不同类别的细分客户精心撰写差异化的内容,优化开发信标题和正文,并在合适的时间发给合适的客户,做到这些将大大提高客户开发效率及成果。

在外贸实操中,我还建议使用一些专业的邮件工具,比如Zoho Campaigns EDM邮件营销工具,帮助制作邮件、检测邮件质量、管理联系人、发送邮件、管理邮件、观察数据。

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以上开发信高回复的经验分享来自外贸专家秦沛宇老师。Zoho Campaigns是一款深受全球外贸人喜爱的EDM邮件营销工具,它能够提供外贸企业所需的各种支持,包括丰富的邮件模板、简单易用的编辑器、营销自动化工具、数据报表分析等,帮助企业开发庞大的客户群。

1、邮件编辑

Zoho Campaigns提供了丰富的邮件模板库,适用于不同的使用场景,点击即可使用,省去了繁琐的设计步骤。同时,其拖拽式编辑器简化了邮件设计的难度,可任意自定义您的营销邮件。

模板库

2、联系人管理

使用Zoho Campaigns,您可以轻松从Excel表或Zoho CRM直接导入联系人信息至系统中,根据联系人的特点,比如年龄、地域、职业、爱好等进行细分管理,以便更加精准地发送营销邮件。

联系人细分

3、实现营销自动化

通过在Zoho Campaigns中创建内容和自定义触发器能够让邮件营销工作更加自动化。此外,您可以定制自己的工作流模板。从欢迎邮件、感谢邮件、节日祝福邮件到活动营销邮件、提醒邮件等等,自动化设置发送,更有效地引导客户,建立良好的客户关系。

自动化

4、数据分析

做EDM邮件营销,需要关注邮件的到达率、打开率、跳出率、退订率等数据。所以,在每次营销活动结束后,Zoho Campaigns会自动生成相应的数据报表。除此之外,我们还能了解到收件人的地理位置、打开时间、使用的设备等信息数据,以此帮助我们更好地优化下次邮件营销。

分析

5、A/B测试

任一细节都可能会影响到最终的营销效果,如果您能提前知道哪些要素表现更好会提升邮件营销转化率。Zoho Campaigns提供的A/B测试,能够让我们任选一个变量进行测试,比如主题行、发件人姓名、邮件地址或者邮件内容。测试结束后,Zoho Campaigns能够自动将表现更好的邮件版本发送给剩余收件人,或者我们也能自己分析数据报表决定发送哪个邮件版本。

A/B测试

A/B测试

想要写出客户愿意回复的开发信不能仅靠“纸上谈兵”,我们需要巧用方法,并借用外贸工具进行大量的实操,总结出自己的实战经验。最后,衷心祝福外贸同仁能够掌握工具和技巧,打破开发信零回复的魔咒,成功开发客户!

如果您正在从事外贸以及出海业务,需要通过EDM邮件营销开发客户,希望这篇文章能够对您有一点帮助。有任何问题或者其他感兴趣的话题,欢迎留言讨论。

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