本文将为你彻底讲清Proforma Invoice的定义、用途、与普通发票的区别，并揭示手动制作的隐藏风险。最后，我们将介绍一个能一键生成Proforma Invoice的智能工具——Zoho Books，助你提升效率、赢得客户信任。

一、什么是 Proforma Invoice（PI）？

1. 定义：介于报价与发票之间的“形式发票”

Proforma Invoice，中文常译为“形式发票”或“形式发票单”，本质是卖方向买方出具的一份非最终结算的发票形式文件，主要用于：

  • 向客户说明预计的金额、产品明细、交货条款等
  • 用作客户内部审批、预算、报关、信用证申请等的基础文件
  • 在正式发票（Commercial Invoice）开出前，锁定交易框架和关键条款

一句话概括：
Proforma Invoice 是“准发票 + 正式承诺的报价”，但通常不直接用于记账和税务申报。

2. Proforma Invoice 有法律效力吗？

这个问题最容易引发误解。

  • 在大多数国家和地区，Proforma Invoice 本身不会作为税务发票使用，不能直接拿来抵扣税费或入账
  • 但它经常被视为合同的一部分或合同要约的载体：
    • 如果双方基于 Proforma Invoice 的内容开展了后续交易行为（如付款、发货），
    • 那么 Proforma Invoice 上的价格、条款往往会被视为双方认可的依据之一

因此它处在一种“不是税票，却很重要”的尴尬但关键的中间地带。

3. Proforma Invoice 和普通 Invoice 有什么区别？

很多新入行的外贸或财务同事，最常问的一句就是：“Proforma Invoice 和 Invoice 有啥区别？我到底该给客户哪一个？”

简单对比如下：

类型Proforma Invoice（形式发票）Commercial Invoice（正式发票）
功能定位报价、确认交易条款、前期审批正式结算、报关、记账、税务
金额属性预估金额，可调整确定金额，作为账务依据
法律/税务通常不用于税务申报，不是正式税票通常可用于财务记账和税务申报
使用时点签约前、付款前、发货前发货时或发货后、结算时
修改成本低，修改或重开较灵活较高，修改涉及财务和税务流程

可以这么记：

Proforma Invoice 是“承诺版报价单”，Commercial Invoice 是“结算版发票”。

二、痛点：为什么手动做 PI 让人崩溃？

明白了 PI 的重要性，接下来就是制作环节。遗憾的是，很多中小企业至今仍在使用 Word 或 Excel 手动调整格式。

这种“原始”的操作方式，往往隐藏着巨大的隐形成本：

  1. 格式调整耗时：每次都要复制粘贴旧模板，改日期、改单号，一不小心格式就乱了，显得非常不专业。
  2. 计算容易出错：手动计算数量和单价，或者处理复杂的折扣和税率时，Excel 公式一旦被误删，算错钱是小事，失去客户信任是大事。
  3. 数据孤岛：PI 发出去后，客户确认下单了，你还得把同样的信息重新录入一遍做成 Sales Order（销售订单）或 CI商业发票。重复劳动，效率极低。
  4. 版本混乱：电脑里存着多个版本，想找一份历史记录如同大海捞针。

在这个数字化时代，您的时间应该花在谈客户上，而不是花在调 Excel 表格的边框上。

三、数字化解决方案：用Zoho Books轻松搞定Proforma Invoice

如果您想在几秒钟内生成一份国际范儿的 Proforma Invoice，并且希望这份 PI 能自动流转成后续的正式发票，可以试试Zoho Books进销存系统。

1、专业的模板，提升品牌形象

Zoho Books 内置了多种符合国际标准的模板。您可自定义标题为 Proforma Invoice，填入产品信息，系统自动生成排版精美的PDF。支持添加您的公司Logo和电子印章，让客户一眼就觉得“这家公司很正规”。

2、多币种自动换算

做外贸最头疼的是汇率。Zoho Books 支持多币种管理，能自动抓取或自定义汇率，确保您的 PI 金额无误。

3、一键流转，告别重复录入

当客户接受了您的报价单后，您只需在系统中点击“转换为付款通知单/销售订单”，所有的客户信息、产品明细、价格条款瞬间自动填充。0 错误，0 重复劳动。

4、实时追踪与协作

发票发出去客户看了吗？Zoho Books 的客户端门户允许客户在线查看、接受报价，甚至直接付款。

四、如何用Zoho Books制作您的第一张PI？

现在的您，距离高效的财务管理只有一步之遥。Zoho Books提供了免费试用，且操作界面非常友好（支持全中文）。

第一步：零风险注册

访问 Zoho Books 官网，点击注册。您不需要提供信用卡信息即可开始试用。

产品官网：https://www.zoho.com.cn/books/

第二步：设置模板

进入系统后，点击 设置 -> PDF模板。您可以将文档标题直接修改为“Proforma Invoice”。这样，您开出的每一份估价单，在客户看来就是标准的 PI。

第三步：创建并发送

  1. 点击左侧菜单的 销售 -> 付款通知单。
  2. 点击 + 新建。
  3. 选择客户，添加商品，输入价格。
  4. 点击 保存并发送。

系统会直接将包含 PI 的邮件发送给客户，或者您可以导出 PDF 通过WhatsApp 发送。

结语

如果你的业务高度依赖 Proforma Invoice，尤其是外贸、跨境 B2B 或多币种业务，把 Proforma Invoice 流程系统化，是提升效率和降低风险的关键一步。

Zoho Books 提供的，不仅是一张“好看”的 Proforma Invoice 模板，而是：

  • 统一客户、产品、税率等基础信息
  • 自动计算金额和税额，减少手工错误
  • 把报价、Proforma、发票、收款串成一条完整流程
  • 让你在高频业务中，节省大量重复劳动时间，把精力放在更有价值的工作上

更重要的是，Zoho进销存系统 支持免费试用，你可以在真实业务场景中先跑一圈 Proforma Invoice 流程，确认好用再决定是否长期使用。