手动对账是一项漫长而繁琐的过程,容易出错且存在额外风险,这会消耗你的时间和金钱。如果你的企业拥有多个账户,那么从导入到匹配交易的整个过程可能会更加困难。你可能会花费大量时间在那些实际上已经匹配的交易上,这增加了错过错误条目的风险。
在一个追求即时解决方案的时代,基于云的解决方案提供了最快捷、最简便的银行对账方法。云记账系统不仅确保了数据的准确性,还提升了财务透明度。借助其附加功能,你可以更加清晰地掌握自身的财务状况。
Zoho Books是一款基于云的记账系统,可以帮助你完成银行对账,使繁琐的财务任务变得更简单。
一、为什么需要云会计进行对账?
你的企业业绩可能会随时波动,因此使用正确的信息对于当前和长远的业务都是非常重要的。有了云解决方案,你可以获得实时的、集成的数据,无论你在世界的哪个角落都可以访问。通过准确的信息顺利地完成对账,你会得到一个真实反映企业现状的画面,并能帮助你做出更明智的商业决策。
学会如何完成银行对账并不是一件难事——有了云记账系统,这一切变得更加简单。你只需要将银行账户与软件连接起来,接着导入并分类你的银行交易,最后对特定时间段内的交易进行对账即可。
二、云记账系统在银行对账中的优势
1、既高效又快速
一旦您将银行账户添加到软件中,数据就会从不同的账户中被高效提取并处理。您可以轻松查看银行对账单的数据,进行对比,并迅速发现重复交易,这样有助于更快地解决这些问题。云会计软件会帮助你在银行对账单和记录之间找到最佳匹配,从而减轻您和员工的工作负担。
通过Zoho Books提供的在线银行集成功能,您可以轻松地将银行账户添加并连接到软件中,自动导入财务数据。如果需要的话,您还可以手动导入数据。仪表板会突出显示重复条目,确保账户的准确性和最新状态。Zoho Books还允许您自动转发银行对账单,确保发送给您的对账单能自动与软件链接。
当你有多项经常性交易,如互联网费用时,“交易规则”功能会非常有帮助。在Zoho Books中,您可以根据设定的标准自动对银行的数据进行分类。例如,如果您想把某些取款记录为文具费用,可以通过交易规则实现。同样,杂志订阅也可以自动标记为费用,这减少了您需要手动查找的工作量。
此外,您在对账时无需手动检查每一笔交易。如果你想要对多笔交易一起执行某个操作,只需批量操作即可对交易进行分类或删除。
2、提高可见性,降低错误概率
有权访问您财务数据的人越多,风险就越大。这可能导致您在对账之前无法察觉重复或欺诈性交易。
像Zoho Books这样的云记账系统可以确保您的财务数据安全,防止在对账过程中出现进一步的差异。您的数据将安全地存储在云端,即使您的设备被盗,信息仍然是安全的。您还可以调整用户对数据的控制权,并仅向公司内少数可信任的成员开放敏感信息的访问权限。
通过建立良好的交易审批系统,员工发起的任何交易都可以由您查看、编辑和批准,这大大增强了安全性。这不仅让整个过程更加有序,还提供了一种额外的保护措施,以防止其他人忽略问题。
您也可以通过Zoho Books创建交易审批工作流。通过这种方式,员工只有在您批准后才能推进交易。例如,如果您的员工创建了一笔交易并希望将其标记为已支付,则必须先提交审批请求,未经批准不能继续后续步骤。
3、提供准确的信息
在对账过程中,很容易遗漏某个金额或者误读数字,如果没有发现这些差异,可能会需要更多的工作量来进行核对。通过云记账系统的自动化功能,错误可以轻松被发现,这样您可以确信账户是一致且准确的。在匹配和分类交易的过程中,您可以发现并纠正问题,并基于准确的信息轻松做出商业决策。
通过Zoho Books,交易的匹配和分类变得更加简单。您的存款将自动匹配,您可以根据需要做出任何调整。例如,在对账过程中,您可能忘记了某笔支出,或者实际金额与账本上的金额略有差异。不用担心!您可以轻松地为未计入的任何项目添加调整。
手动交易也可以与您在Zoho Books中记录的交易相匹配。如果您错误地匹配了它们,只需取消匹配交易,它就会恢复到原始状态。
如果您选择了未分类的交易,Zoho Books将自动建议最佳匹配(即在相同日期发生的交易)以及可能的匹配(即在银行对账单日期之后的90天内记录的交易)。您甚至可以使用过滤器来搜索特定的交易,并据此进行匹配。
4、更好地了解您的业绩
云财务记账系统的一大优点是它提供的实时分析数据。当您在对比财务记录和银行对账单时,方便对财务状况有清晰的了解。您将拥有互动式的仪表板来展示您的现金流入和流出的进度及状态,以及显示公司整体财务状况的报告。
使用Zoho Books,您将获得一个智能仪表板,其中可以看到待支付款项和待收款项,以及过去一段时间内业务表现的概览。这将帮助您更好地了解财务状况,并有助于您做出更明智的商业决策。
通过云财务记账系统进行银行对账可以让您的业务运作更加顺畅!它简单、智能且准确。当您让软件为您完成大部分工作时,您可以更专注于核心业务并取得更好的成果。这是一个双赢的局面!