解锁Zoho Books自动化功能,财务管理更高效

2024-06-0624 阅读量3 分钟Wang
解锁Zoho Books自动化功能,财务管理更高效

Zoho Books的自动化功能,是一个节省时间的法宝,让您的记账工作变得轻而易举。它可以根据您设置的触发器和过滤器自动执行操作,帮您简化重复性任务,提高工作效率。接下来,让我们一起看看如何通过Zoho Books自动化功能来节省时间吧!

电子邮件提醒

Zoho Books的电子邮件提醒功能,可以为任何操作提供即时通知。 Zoho Books允许用户创建工作流,您可以在系统中制定特定的规则,当满足条件时,系统可以自动执行。

例如,您可能希望亲自检查销售团队创建的任何高额订单,以确保优先提供客户服务并跟进。使用Zoho Books财务记账软件,您只需设置一个工作流程,系统就可以帮助你检查所有订单,当某个订单超过设定金额,系统即可发送这个订单的详细信息到您的邮箱。booksmail0606

应用内通知

Zoho Books财务记账软件有许多即时触发的应用内通知。它们包括补充库存商品的提醒、客户通过客户门户的评论或付款的提醒等。除此之外,您还可以自动化生成其他活动的应用内通知。

例如,您想在公司的系统中设置一个通知,来祝贺销售团队超额完成任务,并通知给所有同事。您可以创建一个自动化流程,根据总金额筛选符合条件的销售订单,并触发一个通知,向负责的团队表示祝贺。bookstz0606

字段更新

Zoho Books支持自动更新字段数据,即当工作流触发时,自动更新指定模块中的字段数据,从而确保数据的准确性和工作效率。您可以设置基于时间或基于条件的更新,通过简单的逻辑触发字段更新。

例如,您可以延长总价较高的报价到期时间,或者通过设置其他筛选条件来缩短报价到期时间。系统通过您设置的规则,自动触发字段更新,无需手动选择日期。booksfield06.png

Webhooks:无缝集成,提供实时信息

Webhooks可以看作是API的补充,Zoho Books可以实现实时传输信息到外部应用程序。这一功能特别适用于需要即时反应的场景,比如新用户注册、订单状态变化等。

例如,您可以在系统中设置触发条件:当员工在Zoho Books中创建报价单时,能够实时在销售管理软件中接收到这一提示。同样地,当某个销售订单完成交易后,可以将其标记为“订单已关闭”,并实时传送给使用外部应用程序的销售人员。

如果您使用的是Zoho CRM销售系统,则可以与Zoho Books集成,同步订单和销售数据,实现业财一体化管理。bookswebhooks0606

自动执行重复性工作

您是否有定期执行的重复性任务?例如每周或每月手动生成报表再分别发送给指定联系人。这样重复性的工作,会占用过多的时间。通过Zoho Books中的“计划”功能,您可以设置定时给指定的联系人发送报表。如此一来,不仅降低了团队的重复性工作,还确保了准确性。Zoho Books系统提供了超过70种业务报表模板,涵盖从销售、支出和采购到库存、项目、账户和税费的所有业务运营的一系列报表。

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而且,您可以在系统中设置定期给指定联系人发送报表,代替重复性的手动工作,释放团队的压力。

Zoho Books是一款全球化的在线财务软件,在财务管理方面已有13年的经验,支持180种货币、22种语言,能够支持国际性企业扩展全球贸易业务。系统不仅支持高度的自动化功能,帮助员工减少手动操作,而且能够根据企业需求自定义工作流程,满足复杂且多元化的财务管理工作。欢迎试用Zoho Books财务记账软件,开启高效记账之旅。

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