业务流程管理入门指南：流程梳理、标准化、自动化一步步做

业务流程管理不是买个软件那么简单，而是一个循序渐进的过程，需要把关键流程有序地梳理、标准化、自动化，让规则能被执行、数据能被追踪、协作能更顺畅。本篇文章将为您分享如何从零开始做好业务流程管理，希望对大家有帮助。

第一步：流程梳理——先搞清楚你在做什么

很多企业一上来就想着上系统、搞自动化，其实这是本末倒置。你连自己的流程都没搞清楚，怎么可能管理好？

从一个具体流程开始

先选一个最让你头疼的流程，比如报销流程、请假流程、订单处理流程，拿张纸，画个流程图。

以报销流程为例：

1. 员工提交报销申请
2. 直属领导审批
3. 财务审核票据
4. 总经理审批（超过一定金额）
5. 财务打款
6. 归档

考虑细节问题：比如，如果领导出差了怎么办？票据不合格怎么处理？超过多少金额需要总经理审批？这些问题，就是流程梳理要解决的，需要把每一个节点、每一个分支、每一个例外情况都想清楚。

找对的人来梳理

流程梳理千万不能关起门来自己想，一定要找实际操作的人一起讨论。

财务说报销流程应该怎么走，和员工实际怎么报销，可能完全是两回事。只有把所有相关的人召集起来，大家一起讨论，才能梳理出真正可行的流程。

我见过一个公司，老板自己设计了一套"完美"的流程，结果推行不到一周就被员工集体抵制，因为根本不符合实际工作场景。所以，接地气很重要。

第二步：流程标准化——让所有人都按同一个规矩来

流程梳理清楚了，下一步就是标准化。什么叫标准化？就是把流程固定下来，让所有人都按这个来，不能各搞各的。

制定清晰的流程文档

光有流程图还不够，你需要一份详细的流程文档，把每个环节的责任人、处理时限、操作规范都写清楚。

还是以报销为例：

• 提交申请：员工需在费用发生后7天内提交，附上合规发票
• 领导审批：直属领导需在2个工作日内完成审批
• 财务审核：财务部需在1个工作日内审核票据合规性
• 总经理审批：单笔超过5000元的报销需总经理审批，时限2个工作日
• 打款：审批通过后3个工作日内完成打款

每个环节都有明确的责任人和时限，这样就不会出现"不知道该谁做"、"不知道什么时候做"的情况了。

培训和上手

制定了标准流程，一定要让所有人知道。开个会，做个培训，把新流程讲清楚。最好能做成简单的操作手册，让大家随时可以查阅。

第三步：流程自动化——让系统帮你干活

前面两步做好了，就可以考虑自动化了。注意，是"可以考虑"，不是"必须马上"。如果你的流程还没理顺，千万别急着上系统。

选择合适的工具

市面上的流程管理工具很多，从几万到几十万的都有。对于大多数中小企业来说，我推荐Zoho Creator这样的低代码平台。

为什么？三个原因：

第一，够简单。 你不需要懂编程，不需要请专业的IT团队，自己就能搭建流程应用。它的界面是拖拽式的，就像搭积木一样，把需要的模块拖进来，设置一下规则，一个流程应用就做好了。

第二，够便宜。 传统的BPM系统动辄几万、几十万，还要加上实施费、维护费，小企业根本承受不起。Zoho Creator是按用户数订阅的，标准版每个用户每月才84块钱，一年下来也就几千块，这个价格真的很良心。而且它是云端部署，不需要买服务器，不需要担心维护，省了一大笔成本。

第三，够灵活。 每个企业的流程都不一样，用标准化的软件往往会发现"差不多但又不太对"。Zoho低代码平台的好处是，你可以完全按照自己的需求定制，想要什么功能就加什么功能，想怎么改就怎么改。

而且它提供了很多现成的模板，比如CRM、项目管理、库存管理、HR管理等等。如果你不知道从哪里开始，可以直接用模板，稍微调整一下就能用，大大缩短了上线时间。

逐步扩展到复杂流程

简单流程跑通了，再逐步扩展到复杂的流程。比如订单处理流程，可能涉及销售、生产、仓库、财务多个部门，节点更多，规则更复杂。

Zoho低代码平台的好处是，它可以和其他系统集成。比如你用的CRM、ERP、财务软件，都可以打通。这样就不会出现"数据孤岛"的问题，一个订单的信息，从头到尾都是打通的，不需要重复录入。

第四步：持续优化——流程管理是个长期工程

定期回顾流程效率

每个季度或者半年，拿出时间来回顾一下各个流程的运行情况。哪些流程效率高？哪些流程经常卡壳？哪些流程员工反馈不好？

Zoho低代码平台的报表功能在这方面很有用。你可以看到每个流程的平均处理时长、各个节点的耗时、哪些申请经常被驳回等等。这些数据能帮你找出流程中的瓶颈。

听取员工反馈

数据很重要，但员工的真实感受更重要。定期收集员工对流程的反馈，看看有什么痛点，有什么改进建议。

小步快跑，快速迭代

流程优化不要追求一步到位，小步快跑更靠谱。发现问题就改，改完就上线，看效果，再调整。

用Zoho低代码平台改起来很快。不像传统系统，改一次要找开发商，要排期，要测试，折腾一两个月。你自己就能改，可能半天就搞定了，试错成本很低。

如果你还在犹豫，不妨先试试。Zoho Creator提供免费试用，你可以先搭一个简单的流程试试水，看看是不是真的适合你。反正不花钱，试试也不亏。