在激活了 Books 扩展的行业 CRM 中注册的最终用户可以按照下面部分所述使用 Books 扩展。

管理 Books-行业 CRM 集成设置

当 Books 扩展激活并作为行业 CRM 应用程序的一部分添加时，行业 CRM 和 Books 扩展之间的集成所需的所有设置均已在 Books 扩展中设置好。这些设置可随时更改。要访问和管理这些设置：

1. 登录行业 CRM 应用程序。
2. 点击左上角的徽标，然后选择 Books。
   
   Books 扩展将在新页签中打开。
3. 导航至设置 > 集成 > 其他应用 >  <您的行业 CRM 应用程序>，然后点击显示详细信息。
   
   
   此时页面上将显示 Books 和行业 CRM 之间的集成的设置。对于客户和联系人、供应商和产品模块，编辑、暂停同步、显示同步历史记录和立即同步选项可用。
   

编辑

点击启用待同步模块下面的客户及其联系人/供应商/产品的编辑按钮。

下表显示了行业 CRM 模块和 Books 扩展之间同步的数据所基于的关键字段。

客户及其联系人

行业 CRM 模块与 Books 扩展之间的数据同步基于以下用户设置来执行：

1. 在 <行业 CRM> 中选择模块：从行业 CRM 中选择应与 Books 中的模块同步的模块。客户在 Books 中将作为联系人提取。与客户关联的所有联系人将在 Books 中将作为联系人提取。
   
2. 选择同步范围：指定记录的同步是单向（仅行业 CRM 记录与 Books 记录）还是双向（行业 CRM 和 Books 记录互相同步）。
3. 选择您想要如何处理重复记录：指定在行业 CRM 和 Books 之间同步数据时如何管理重复记录。可用选项为复制、覆盖和跳过。此选项仅适用于客户和客户及联系人。    
4. 选择要同步的视图：选择需要从行业 CRM 提取客户和联系人的视图。请参阅此页以了解如何创建和使用自定义视图。此选项不适用于产品。
   
5. 映射字段：将行业 CRM 字段映射到 Books 中的字段。在进行任何更改之后，点击保存并同步。
   

供应商

1. 选择同步范围：指定记录的同步是单向（仅行业 CRM 记录与 Books 记录）还是双向（行业 CRM 和 Books 记录互相同步）。
2. 选择您想要如何处理重复记录：指定在行业 CRM 和 Books 之间同步数据时如何管理重复记录。可用选项为复制、覆盖和跳过。
3. 选择要同步的视图：选择需要从行业 CRM 提取供应商的视图。请参阅此页以了解如何创建和使用自定义视图。
4. 映射字段：将行业 CRM 字段映射到 Books 中的字段。在进行任何更改之后，点击保存并同步。
   

产品

1. 选择同步范围：指定记录的同步是单向（仅行业 CRM 记录与 Books 记录）还是双向（行业 CRM 和 Books 记录互相同步）。
2. 选择您想要如何处理重复记录：指定在行业 CRM 和 Books 之间同步数据时需要管理的重复记录。可用选项为复制、覆盖和跳过。
3. 选择要同步的视图：选择需要从行业 CRM 提取产品的视图。请参阅此页以了解如何创建和使用自定义视图。
4. 映射字段：将行业 CRM 字段映射到 Books 中的字段。在进行任何更改之后，点击保存并同步。
   

暂停同步

行业 CRM 模块和 Books 之间的数据同步可暂停和在以后恢复。这仅适用于供应商和产品模块。但是，如果您在行业 CRM 集成中启用财务模块，则不能禁用或暂停同步。

要禁用财务模块，转至设置 > 应用市场 > Zoho > < 行业 CRM> 财务套件并禁用以下模块：

• 发票、估价、销售订单和采购订单
• 产品、库存更新、销售订单、包裹、送货、发票和采购订单

显示同步历史记录

• 点击显示同步历史记录链接以查看行业 CRM 模块和 Books 之间的数据同步的审核历史记录。
• 显示有关过去 50 次数据同步操作的详细信息。
• 如果与行业 CRM 交换数据时遇到错误，可通过分别点击推送错误计数和拉出错误计数链接来查看。
  

立即同步

除了定期两小时同步，您也可以点击立即同步链接立即同步数据。

使用 Books 扩展

在 Books 扩展中使用行业 CRM 联系人

对于从 Books 扩展进行的任何交易，可从行业 CRM 选择联系人。

同样地，您也可为还未从行业 CRM 导入的客户创建交易。为此，请按照以下步骤进行操作：

1. 点击客户名称旁边的搜索图标 []。
2. 在搜索弹出式窗口中，点击在 <行业 CRM 名称> 页签中。
3. 在客户名称字段中，输入客户的名称并点击“开始”。
   匹配的结果将显示在下面。
4. 点击客户的名称。
   此客户及相关联系人（如有）将自动提取到 Books 扩展中。
   

从行业 CRM 内创建交易

一旦 Books 扩展在行业 CRM 中激活，最终用户将能够从行业 CRM 中的客户模块访问 Books 中生成的销售订单和发票。

创建实体触发器

使用触发器，您可以选择在 Books 扩展中满足条件时，在行业 CRM 应用程序中发起一些操作。例如，您可以选择每次在行业 CRM 中创建潜在客户时，自动在 Books 扩展中创建估价。按照下面的步骤创建实体触发器。

1. 登录行业 CRM 应用程序。
2. 点击左上角的徽标，然后选择 Books。
3. 导航至设置 > 集成 > 其他应用 >  <您的行业 CRM 应用程序>，然后点击显示详细信息。
4. 转至其他实体的触发器部分。
5. 点击更改触发器。
6. 在其他实体的触发器弹出框中，为估价或发票添加触发条件。选择无以删除触发器。
7. 点击保存。
   

管理 Books 扩展的权限

您可以使用角色为用户分配不同权限，因而控制他们访问系统中的数据和执行各种操作的方式。例如，考虑到您公司内的销售人员需要被限制为只能创建估价，然后您可以批准估价并自行发出。所以只需编辑销售角色并仅禁用电子邮件选项。具有销售职位的所有用户都将能够创建估价，但不能将它们发送给潜在客户。

您可以遵循下面的步骤，控制与 Books 扩展相关的权限：

1. 在行业 CRM 应用程序中，导航至设置 > 用户及控制 > 安全控制。
2. 在角色页面中，点击您想要编辑的角色的名称。
3. 转至 Zoho Finance 权限部分。这里会列出与 Books 扩展相关的所有权限。
   

通过将滑块移至右侧或左侧，启用或禁用与执行交易（例如，估价、销售订单和发票）相对应的权限。除了启用访问，您还可以选择某个用户进行这些交易时可以执行的操作类型。

• 查看交易。
• 创建和编辑交易。
• 向客户发送包含交易的邮件。

通过启用或禁用应收账款和应付账款权限，您也可以限制某个用户是否可以查看您的客户/联系人的应收账款和应付账款详细信息。

将潜在客户链接到交易

您可以将行业 CRM 中的潜在客户链接到 Books 账户中的估价、销售订单和发票。当在创建交易过程中根据上下文提供有关潜在客户的信息时，该信息对于达成交易很有用。要链接潜在客户，请执行以下步骤：

1. 点击 Books 扩展的左侧导航栏中的估价或销售订单或发票的链接。
2. 从客户名称下拉列表中选择客户的名称。
   下拉列表下面将显示“链接潜在客户”链接。
3. 点击链接潜在客户链接，相关潜在客户（如果存在）的详细信息将在页面右侧的侧边栏中显示。点击关联。
   潜在客户名称将显示在客户名称下拉列表下面。