企业如何利用工作流自动化节省时间和成本：真实案例和实用技巧

什么是工作流自动化？

在我们讨论“如何”之前，让我们先了解一下“是什么”。

工作流自动化是指利用技术以最少的人工投入执行重复性任务的过程。它通过应用预定义规则，自动触发操作，来简化审批、数据录入、通知和文件传输等步骤。

以超市的运营为例。每天，你和你的团队都要清点库存、处理订单、整理发票，还要获得管理人员的批准。即使有了一些数字化工具，你仍然需要在不同的系统之间来回切换，重复相同的任务，并不断纠正错误。这不仅耗费大量时间，最终还可能造成经济损失。

想象一下，借助工作流自动化，所有这些任务都能在后台无缝连接、顺畅运行。库存自动更新，订单和发票自动处理，审批流程直接发送给合适的负责人。你和你的团队将减少在重复性工作上的时间，更多地投入到客户服务或规划企业下一步发展中。

这就是工作流自动化的强大之处，而这仅仅是开始。接下来，我们一起来看看各行各业的企业还能获得哪些更切实可观的收益。

工作流程自动化如何帮助企业节省时间和成本

（一）在节省成本方面

1、降低劳动力成本

工作流工具可实现流程自动化，并最大限度地减少人工干预，帮助企业以更少的资源完成更多工作。这不仅能节省招聘成本，还能让员工专注于战略项目，从而提高效率和生产力。

2、减少对多种工具的依赖

集中式工作流平台通常可以取代各种单一用途的应用程序或手动系统，从而降低软件许可和维护成本。此外，许多工作流工具还提供集成功能，帮助您连接其他应用程序而无需额外费用。

3、减少错误

工作流自动化强制执行数据验证并标准化流程。这显著减少了人工错误以及昂贵的修复需求。

4、避免罚款

工作流系统使公司能够设置自动提醒和有序的审批流程，从而降低错过付款、纳税申报或监管义务截止日期的风险。从而避免产生滞纳金或处罚。

（二）就节省时间而言

1、提高生产力

工作流自动化将员工从重复、低价值的任务中解放出来。通过自动化数据录入、提醒和后续跟进，员工可以有更多时间专注于推动业务增长的高价值工作。

2、快速的流程

通过自动化任务交接、审批和通知，工作流程可以无缝衔接，减少人工干预造成的延迟，并加快整个流程的完成。

3、及时整合

工作流自动化工具实时连接不同的系统和应用程序。当数据在平台之间即时流动时，无需手动同步，从而加快了多系统操作的速度。

4、消除瓶颈

工作流会自动在正确的时间将任务分配给正确的人员。这可以避免因职责不明确或手动任务分配造成的延误，从而确保运营顺利按计划进行。

5、确保工作流程全天候运行

工作流自动化不受工作时间限制。任务可随时触发和完成，即使在正常工作时间之外也能持续推进。

6、流程优化

工作流工具不仅可以自动化任务，还能为您提供每个流程步骤的实时可见性和数据驱动的洞察。这有助于您随着时间的推移进行调整、优化和调整，从而获得持续的成果。

工作流程自动化的实用技巧

现在我们已经了解了工作流自动化如何带来切实的好处，接下来就来看看，如何迈出属于你自己的自动化之旅的第一步——而且不会让你感到不知所措。

映射您当前的流程

在实施任何自动化之前，请先回顾一下，了解您当前的流程是如何运作的。谁参与其中？延迟通常发生在哪里？提前识别瓶颈和低效环节有助于您设计更有效的流程自动化计划。

一次从一个流程开始

您无需一次性实现所有流程的自动化。选择一个重复且耗时的流程，例如发票审批、休假申请或库存更新，然后从这里开始。仅自动化一个工作流程就能帮助您了解自动化如何融入您的业务，并为未来的改进奠定基础。

选择可扩展的自动化工具

选择一个能够适应您业务不断变化的需求的平台。例如，一个优秀的工作流工具应该允许即使是非技术用户也能设计和运行流程。这不仅能让您的企业快速扩展和设置新的工作流程，还能减少对 IT 团队的依赖。

持续监控并优化输出结果

完成某个流程的自动化后，要持续监控其运行效果。任务是否完成得更快了？错误是否减少了？利用这些反馈来优化流程，并逐步将自动化扩展到企业的其他领域。

企业如何利用工作流工具实现流程自动化？真实案例分享

工作流自动化并非只是个热门词汇。长期以来，它一直为各行各业的企业带来切实可衡量的价值。以下是一些成功案例，展现了企业如何有效地运用它。

（一）BigBasket  

“在过去的六个月中，我们通过 Zoho Creator 节省了 30,000,000 印度卢比（约合 350,000 美元）。”——Vinayaka Gangavathi，BigBasket 采购主管

BigBasket 是塔塔旗下企业，也是印度最大的在线杂货平台，服务超过 2000 万客户，每天处理约 50 万份订单。为了简化和自动化其资本支出采购流程，他们需要停止使用电子表格和电子邮件等分散的工具，因为这些方式导致流程延误、需要大量人工操作，并降低了整体可见性。

为了解决这个问题，他们选择了Zoho Creator，这是一款全面的工作流管理工具，可以与现有系统无缝集成。借助 Zoho Creator，BigBasket 构建了一个完全定制的“预算-采购-付款”ERP 系统，实现了预算编制、BOM 库存跟踪、采购申请、订单处理、供应商管理、税务计算和发票跟踪等关键流程的自动化。

结果，他们在头六个月内节省了 30,000,000 印度卢比（约合 350,000 美元），采购处理时间也缩短了 50%。

（二）Eitmam Domestic Workers  

Eitmam Domestic Workers是阿联酋塔德比尔地区的一家家政服务中心，旨在通过政府监管的流程简化家政工人的招聘流程。然而，其内部运营（包括招聘、合同管理和客户服务）仍然依赖于手工文书工作，数据分散且信息透明。

他们使用Zoho Creator构建了一个集中式、可定制的ERP解决方案，该解决方案可以自动执行日常任务，并与 Zoho Books 无缝集成。该系统仅用了四个月就建成，现在可以管理从员工请求和入职到销售订单、合同和更换等所有事务。

Eitmam报告称，实施后，生产力提升了80%，收入增加了60%。现在，他们拥有跨部门的全面可视性，并减少了人工投入，从而缩短了周转时间。

（三）阿波蒂兹股权投资公司

阿波蒂兹集团（Aboitiz Group）是一家亚洲大型企业集团，资产规模达81亿美元。该集团在管理其多元化的企业社会责任（CSR）项目方面面临诸多挑战。随着项目数量的增长，缺乏集成系统导致效率低下，而依赖纸质记录和电子表格也使得数据追踪、管理和分析变得困难重重。

为了应对这些挑战，Aboitiz使用Zoho Creator在短短两个月内构建了一套全面的企业社会责任 (CSR) 应用程序。该应用程序集成了 1,000 多个动态工作流，实现了项目管理流程的自动化，并与Oracle E-Business Suite集成，用于资金分配。

该平台还赋予员工只需具备基础编码知识即可自主创建应用程序的能力，帮助公司每年节省 67 万美元，并消除了对外部开发人员的依赖。员工们已成功部署了超过 46 个应用程序，推动Aboitiz转型为数字化工作团队。

为什么选择Zoho Creator来满足您的工作流管理需求？

看到企业如何利用工作流自动化来推动实际成果，您是否感到深受启发？如果您问自己：“我的企业也能做到吗？”，答案是肯定的。有了合适的工具，您绝对可以做到。

一款优秀的工作流自动化工具，比如Zoho Creator，始终围绕三个关键因素设计：灵活性、可扩展性以及与您独特需求的契合度。它可以帮助您轻松适应不断变化的需求，并提供多设备兼容性，让您可以随时随地管理工作流程。此外，其内置的AI服务使工作流程更加智能，并最大限度地减少人工干预。