手册、PDF 文件、RFP、发货单、对比文件、指南、演示稿、表格等都是人们在业务中可能经常使用的文件。 您可以经常对这些业务资源进行更改并令其保持最新状态和相关性。 为了所有这些目的，您需要一个文件库，您在这里可以机构并管理您的所有业务相关文件，也可与您机构中的人员分享。 Zoho CRM 中的文件选项卡充当您的库，您可以在其中上传各种类型的文档，并基于机构 CRM 账户中的用户简档权限与其共享文件。

可用性

默认情况下，有管理员或标准简档的用户可以使用此功能。 管理员需要为其它用户提供简档权限。

文件选项卡与简档中有选项卡可见权限的任何其它选项卡类似。 除此之外，文件及其文件夹有其它特定的权限。

• 文件文件夹 - 创建和删除权限
• 文件 - 查看、创建、修改和删除权限。

好处

• 节省存储空间
  在 Zoho CRM 中，对于每条记录，您可以附上来自 Zoho Docs、Google Docs 和桌面的文件。 您也可以为多条记录附上同样的文档，这将占用额外的存储空间。 这是因为，每个附件都在您在 CRM 中分配到的总存储空间中占用空间。 例如，您为 5 条记录上传了大小为 10MB 的文档，占用的存储空间就会是 50MB (10 x 5)。 利用文件选项卡，您可以节省很多存储空间，因为文档被附到多条记录中时，不需要占用重复的存储空间。
  文件选项卡是中央库，您可以在这里上传文件然后将它们与不同的记录关联。 例如，您在文件选项卡下上传了大小为 10 MB 的演示稿。 当您将此演示稿作为附件关联到 5 条记录时，它依然只会占用 10MB 的存储空间而非 50 MB (10 x 5)。
• 轻松共享文档
  您希望仅与销售团队共享销售文件夹下上传的文档时，在文件选项卡下进行操作更容易。 不仅仅是用户，您还可以与职位、职位&下属以及群组共享。
• 保持文档机构有序以便迅速查看
  文件夹和子文件夹可以帮助您让文件保持在机构有序的状态中，以便在任何需要的时候快速查看。
• 避免同一文件的不同版本
  它也帮助您保留文档的单份最新版本以供其它用户查看。 您可以轻松对文档做出更改，并保留文件的单份最新副本。
• 在邮件中将文件作为附件发送
  发送邮件给线索和联系人时，您可以附上上传至文件库的文档。 您也可以选择附上来自桌面、Zoho Docs、Google Docs 等的文档，您现在可以附上在文件选项卡中上传的文档。

 修改简档权限

有管理员简档的用户可以使用此功能。 管理员需要为其它用户提供简档权限作为其访问此功能的依据。 如上所述，文件及其文件夹有下列权限集合：

• 文件文件夹 - 创建和删除权限
• 文件 - 查看、创建、修改和删除权限。

如需修改简档权限

1. 点击[ 设置图标]并点击设置 > 用户&控制 >安全控制>简档。
2. 在简档页面，点击您想要修改的简档对应的编辑链接。
3. 在简档详细信息页面文件权限下，指明您想要在简档中提供的权限。
   
4. 点击保存。