IT项目管理工具用哪个好?

2023-01-12 18 阅读量 4 分钟 Yunfei
IT项目管理工具用哪个好?

  国际数据公司的一份报告指出,25%的IT项目彻底失败,这还不包括需要返工的50%的项目,也不包括20-25%未能提供投资回报的项目。众所周知,管理IT项目有很多挑战。以下是最常见的挑战:

  1.学习曲线大

  挑战:

  由于IT领域甚广,例如懂IT基础设施的团队多数不懂行业特定的应用软件开发,因此IT项目(取决于其团队是如何招聘的)有可能具有巨大的学习曲线。

  即使团队整体而言对这类型的项目算有经验,在项目生命周期的某个时刻,团队中可能有成员第一次做被指派的活动类型,或者首次使用这种新技术,又或者途中有成员离职,这条曲线也可能减慢项目执行过程中的任何进度。

  解决方法:

  IT项目失败率高的最主要原因是IT项目的定义太广。IT项目可包括软硬件、硬件安装和管理、网络配置和管理、IT应急恢复、基础设施(如数据中心、大型网络)、安全、系统集成、系统实施、Web及移动应用开发、系统软件开发和业务应用软件研发等。不同类型的IT项目有不同的侧重点和管理陷阱。若IT项目团队缺乏对项目涉及领域的认识、经验和技能,其尝试和错误所花费的时间与成本会较高。若IT项目团队有足够的认识、经验和技能,其尝试和错误所花费的时间与成本会较低。

  项目失败与否很大程度取决于项目资助人或管理层对IT项目团队尝试和错误所花费的时间与成本的容忍度。要解决IT项目的最大挑战,最重要的先决条件是找对团队,确保项目团队对项目涉及领域有足够的认识、经验和技能。

  有了上述先决条件,您就可以使用Zoho Projects争取项目授权,并开展您的项目。但有些项目团队队员可能会在项目中途发生变化,会有人离开去从事其他项目或新工作。这虽然会令您沮丧,因为又要重新应对学习曲线带来的影响,但您必须重新校准——使用Zoho Projects查看离职人员分配的未完成任务,并寻找有适当技能的新人来填补空缺。

  2.不明确的需求及其蔓延性

  挑战:

  项目授权使IT项目开展,但它不能替代从所有利益相关者那里收集详细的需求和期望。管理项目的挑战之一是处理未知或不明确的需求以及它们的蔓延性。

  解决方法:

  管理未知或不明确的需求及它们的蔓延性是IT项目经理的关键才能。最佳实践是在项目开始时使用Zoho Projects的需求管理功能来确保您有适当的工作流来收集、确认和签署项目需求,并重新确认时间线和成本预算。这一步十分重要,因为需求与时间及成本息息相关。然后,您应该在Zoho Projects的项目计划与执行中包含需求变更的管理工作流。这样,您就可以使用Zoho Projects实时重新协商时间和重新分配资源,并在Zoho Projects的项目计划与执行页实时看到时间线和成本预算方面的必要变化。没有快速及精准的时间和成本影响信息,您是管理不到需求蔓延的,因为您缺乏让利益相关者作出权衡和取舍的实际资料。

  3.合作伙伴缺乏清晰的沟通

  挑战:

  IT项目面临的常见挑战之一是所涉及的合作伙伴、供应商和承包商。每个人都在项目中充当项目的利益相关者,因此在处理每个供应商的独特流程(或缺乏流程)时管理期望和沟通会使事情变得复杂。

  IT项目经理若不能妥善管理沟通,就容易发生冲突,这可能影响按时交付和实现项目目标。

  解决方法:

  使用Zoho Projects把合作伙伴及供应商纳入项目的利益相关者,而供应商参与项目的员工纳入项目成员管理,这不但简化和自动化您的操作,还能最大化来自供应商的信任。若项目有少部分信息不适合给供应商看,您也可以在Zoho Projects定义供应商没有这些信息的访问权。

  4.IT组件的复杂依赖关系

  挑战:

  团队遇到的另一个IT挑战是IT组件与IT基础架构及IT组件与IT组件之间的复杂依赖关系。

  解决方法:

  使用Zoho Projects把每个IT组件可交付成果和其依赖的其他可交付成果关联,这样每个可交付成果负责人都能随时看到以下最新信息:

  自己依赖谁

  谁依赖自己

  您还可以设置,当某个可交付成果发生时间变化时,Zoho Projects给受影响方发出预警。

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