执行蓝图

执行蓝图

访问蓝图记录

配置蓝图后,符合过程标准的记录将进入该过程,蓝图中提到的迁移所有者将能够执行各自的迁移。

为了启动该过程,您必须知道哪些记录正在等待您在整个过程中执行您的操作部分。

要访问蓝图记录,请执行以下操作:

  1. 在您的 Zoho CRM 帐户中,点击我的工作模块。
    我的工作下,将显示等待您的审批的记录和蓝图迁移。
  2. 在列表视图中,选择仅蓝图
  3. 点击任意条目以进至相应记录,然后执行您的过程部分。

查看已配置的蓝图

要查看已配置的蓝图,请执行以下操作:

  1. 转至符合过程条件的记录的详情页面。
  2. 在蓝图条中,您将看到该记录的当前状态以及对该状态可用的迁移。
    请注意,迁移仅对符合迁移之前条件的记录可用。
  3. 点击查看所配置操作链接。
    您将能够看到从现有状态到下一个状态的过程流。

此处需要注意的是,一旦记录进入该过程,您用来配置蓝图的字段将被锁定,无法编辑。也就是说,假定您已使用阶段字段为“交易跟进”过程配置蓝图。记录进入蓝图后,在完全执行蓝图之前,您不能手动更新该阶段。

这只是为了确保记录按照蓝图中的定义经历过程的每个阶段,并确保在没有执行规定条件的情况下,任何人都不能随便更改状态。

执行蓝图

记录满足蓝图的进入条件后,它们就变为过程中的活跃记录。可在您的 web 帐户和 Zoho CRM 移动应用中执行蓝图。

在 CRM web 帐户中执行蓝图

在 Zoho CRM 帐户中,记录的“详情”页面将显示记录的当前状态以及对该状态可用的迁移。若要执行迁移,只需点击适合的迁移按钮。

另请参阅:创建蓝图。

例如,根据此处说明的蓝图,金额超过 $50000 的交易将进入交易跟进过程。迁移所有者将能够点击相应的迁移按钮并执行蓝图。

点击每个按钮时会出现一个弹出式窗口,提示用户按照蓝图定义来添加备注及更新字段。例如,点击协商按钮时,系统会提示迁移所有者根据“迁移期间”设置中的规定填写字段并进至下一状态。

以下是执行迁移时要注意的不同元素。

  • 消息和备注提示
    如果您配置了消息和规定备注,那么迁移将按下图中所示显示。此处已提示要求和折扣详情。
  • 附加文档
    如果已规定附件,那么系统会按下图中所示在迁移中提示。这类似于“附件”相关列表,您可以通过桌面、Zoho Docs、“文档”页签或 URL 附件上载文档。
  • 完成清单项
    完成清单项之前,无法保存迁移。下图中将完成一个待办任务列表。
  • 输入字段和验证
    如果您在主蓝图模块和相关模块中配置了必填字段,那么系统会在此处提示迁移所有者输入对应这些字段的值。如果您还对任何字段配置了验证条件,那么系统将检查验证规则,并仅在值满足条件时保存更改。
    此处,折扣超过 20% 时,系统将抛出错误。
  • 关联相关项
    如果您指示了关联项(例如,报价、任务等),那么在执行迁移系统还会提示迁移所有者输入这些项。此处,在交易跟进过程的“合同”阶段,系统会提示用户输入报价并创建任务。
  • 部分保存迁移
    如果您在迁移期间指示输入大量信息,那么可能无法一次性输入所有信息。在协商迁移中,您可能已输入所有必填字段,但您需要更多时间来完成 SLA 文档上的清单项。在此情况下,可部分保存迁移。这意味着,当时会保存您输入的 10 个细节中的 5 个,但该记录仍处于“协商”阶段。您准备好时可返回此记录输入余下细节并保存迁移。输入“迁移期间”设置所需的全部细节后,该记录将进至蓝图中的下一状态。

    请注意,连续蓝图不支持部分保存迁移的工具,因为连续蓝图的特征是一次性执行而不是间歇性执行。 

重复此活动(点击每个“迁移”按钮)并完成指定的操作,直到您完成该过程。

在 CRM 移动应用上执行蓝图

可在移动应用上执行您在 Zoho CRM web 帐户中配置的蓝图。假定您正在外面实地考察以与客户进行有关交易的会面,并且交易已经从资质审查进行到协商。您可以在该应用上直接更新该阶段。

要使用 CRM 应用执行蓝图,请执行以下操作:

  1. 点击您要对其执行蓝图的模块。例如,交易
  2. 点击所涉及记录。
    您会见到一个蓝图条,它会显示当前状态以及必须执行才能进至下一状态的迁移。
  3. 点击所需迁移并根据指示完成所需操作。例如,协商

    如果您输入的值不可接受,那么您会见到蓝图中配置的错误消息。

    CRM 以此方式指导和验证销售流程。
  4. 输入可接受的值后,点击保存
    现在该记录将进入该过程中的下一状态。
    按此方式执行每个后续迁移,直到该过程完成。

  • 蓝图在 Zoho CRM Android 版 V3.2.16 及更高版本中可用。
  • 蓝图在 Zoho CRM iOS 版 V3.2.9 及更高版本中可用。

查看蓝图使用报告

蓝图报告为您提供了有关业务流程及其执行的有价值见解,以帮助您更好地简化它们。两种类型的蓝图报告:内置报告和定制报告。

内置蓝图报告

以下是您随时可用的一些现成蓝图报告。

要查看蓝图报告,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 自动化 > 蓝图
  2. 点击用法页签。
  3. 这将列示各种蓝图报告。
  4. 点击一个报告以查看洞察。例如,下图是有关交易跟进过程的每个蓝图的平均时间报告。
    这将为您提供有关在给定时间段内完成从开始迁移到任何结束迁移的蓝图所需的平均时间的详细信息。

定制蓝图报告

Zoho CRM 的报告模块提供为您提供各种销售洞察的无数默认报告,例如,销售(按线索来源)、线索(按类型)、通话状态报告等。您可根据蓝图洞察来定制这些报告。为模块创建报告时,您会在选择相关模块部分中见到蓝图洞察。通过此方式,您可根据蓝图洞察构建自已的报告。

要根据蓝图洞察创建报告,请执行以下操作:

  1. 转至报告模块。
  2. 点击创建报告。
  3. 选择主模块:例如,交易
  4. 在相关模块列表中,从蓝图列表选择相应蓝图。
  5. 选择报告类型:例如,摘要报告。
  6. 选择您希望报告中显示的栏。您可从蓝图部分的可用栏列表中选择所需细节。
  7. 必要时添加过滤器。
  8. 对报告命名并将其分类到某个文件夹中。示例:交易蓝图状态报告。
  9. 运行该报告以查看每笔交易的蓝图细节。

创建连续蓝图

与适用于间歇性过程的常规蓝图不同,连续蓝图允许您设计不间断进行的过程。它适用于通话脚本。

场景

销售机构希望创建一个连续蓝图,以帮助他们的销售代表使用通话脚本。销售通话是一次性完成的过程。不同阶段包括:

  • 互相致意
  • 产品简介
  • 价格信息
  • 重新安排通话
  • 关注产品
  • 不关注产品

您可以创建通过一个通话来引导销售代表的蓝图,即,在通话中安排不同阶段并显示每个阶段要讲述的脚本*。

(*) 要添加通话脚本,只需在每个迁移的“迁移期间”页签中以“消息”形式添加脚本。

要创建连续蓝图,请执行以下操作:

  1. 转至设置 > 自动化 > 蓝图
  2. 点击创建蓝图。
  3. 创建蓝图弹出窗口中,输入蓝图的名称,选择要针对其创建蓝图的模块布局字段。对于我们的场景,细节将如下所示:
    • 蓝图名称:销售通话脚本
    • 模块:联系人
    • 布局:标准
    • 字段:通话阶段
  4. 对记录指定条件以进入流程(如果适用)。
    如果未输入条件,那么布局中创建的所有记录将进入该流程。
  5. 输入该过程的描述
  6. 在“高级设置”下,启用“连续过程”。
  7. 选择该过程的所有者。
  8. 点击下一步

创建连续蓝图的过程的余下部分类似常规蓝图

常规蓝图与连续蓝图之间的区别

常规蓝图连续蓝图

过程是间歇性的。每个阶段可能在不同时间点进行。

过程是连续的。所有阶段连续发生,没有停顿。

该过程的不同阶段可能有不同所有者。

整个过程只能有一个所有者。

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