工作流管理应该具备的 9 个基本功能

2022-05-30 72 阅读量 6 分钟 Alisa
工作流管理应该具备的 9 个基本功能-Zoho Creator

业务流程和工作流管理应用行业正处于数字化转型的风口浪尖。随着组织尝试自动化来为客户提供数字服务,该行业的效率已经有了很大的飞跃。

工作流管理解决方案已经通过各种运营模式发展,为全球组织提供巨大价值。成功的企业认识到,定义明确的流程会产生更可预测的结果,从而促进高质量服务的交付。如果您希望提高组织的生产力和效率,智能工作流管理工具必不可少。

工作流管理系统的目的是什么?

工作流管理系统 (WMS)可帮助企业分析、构建和建模新的业务流程。WMS 的主要目标是为员工提供更具生产力和协作性的环境,以:

     通过自动化最大限度地减少日常手动流程。

     自动跟进未解决的任务并发送定期警报。

     提供任务摘要以及用于预测块和制定战略运营决策的分析。

选择正确的工作流管理系统 (WMS) 的挑战

尽管市场上有很多选择,但为您的组织选择正确的现代工作流程管理系统可能会很棘手。如果您运行的是旧的 BPM 解决方案,您可能会错过在数字时代保持竞争力所需的关键功能。正确的解决方案可以提高效率、减少瓶颈并提高生产力。

许多有效的工作流管理系统都带有陡峭的学习曲线,因此难以采用。您的员工今天应该能够使用新工作流程管理软件,而不是经过数月的强化培训。更复杂的是,“工作流解决方案”一词适用于范围广泛的应用程序,从看板到电子表格,其中许多缺乏现代企业所需的高级功能。

选择解决方案可能会让人不知所措,尤其是在您不知道哪些功能对您的业务至关重要的情况下。为了帮助您选择正确的解决方案,Zoho Creator 低代码平台编制了每个业务工作流管理应用程序应提供的功能列表。

工作流管理系统应具备的 9 个基本功能

实施可靠的工作流管理系统可促进持续的流程改进并优化任务管理。如果您正在为您的公司构建(或购买)工作流管理系统,您将需要寻找以下关键功能:

1. 直观、简单的工作流程设计器  

理想的工作流程设计器为复杂的操作提供先进的工具,同时保持直接且易于跨部门使用。如果工作流设计器平台需要先进的技术知识,它只会使开发人员受益。借助Zoho Creator 创建的可视化工作流管理系统,您可以使用简单的线性模型构建和自动化您的工作流,而无需担心复杂的代码和元素。这意味着您的财务团队可以在不依赖 IT 的情况下制定采购订单工作流程。

2. 拖放式表单设计能力

您必须能够轻松创建外观和对您的业务非常有用的表单,而无需处理长行代码。一个简单的基于 Web 的所见即所得工作流设计器,具有拖放功能和全面的数据捕获选项,对于此过程至关重要。用户应该能够轻松地创建和自定义具有复杂布局(多列、选项卡、表格、多页等)的动态表单。

3.支持第三方集成  

与其他应用程序集成是工作流管理不可或缺的功能。业务工作流不会独立于推动您的组织的其他流程运行。文档、报告和其他业务数据应该从您的工作流工具顺畅地流向其他应用程序,例如您的 HR 系统和 CRM。如果您的工作流程管理系统不容易设置并与其他工具集成,您将失去宝贵的处理时间。

4. 基于角色的访问控制和身份验证

许多业务流程涉及无法与所有人共享的敏感信息。您的工作流管理系统应该允许您控制每个用户可以看到和修改的内容。定义细粒度、基于角色的访问权限的能力通过在需要知道的基础上提供机密数据来保护机密数据。

5. 自动化数据验证

员工会浪费大量宝贵的时间来纠正错误,例如表格上的数据丢失或无效。工作流程软件应具有自动数据验证功能以防止这些错误。具有自动验证功能的定义明确的工作流程可减少错误、加快处理时间、缩短员工培训时间并加快审批速度。验证类型包括检查数据和标记错误的预构建表单字段、预填充字段、基于数据的自动和动态路由等。

6. 集中的工作流仪表板

公司通常有几个同时运行的业务流程。工作流管理系统的行为应该像一个集中式仪表板,以提供组织中运行的所有流程的鸟瞰图。SLA 指标可以一目了然地通知您流程的状态,以便您确定任务的优先级。颜色编码的 WMS 仪表板将您的注意力吸引到最高优先级的工作流上。

7. 分析和 KPI 报告

您的 WMS 是分析工作流程和数据的好地方。这些数据与用户反馈相结合,可用于改进您的业务流程。您的企业还将受益于有关瓶颈和错误的实时信息。WMS 中基于 KPI 的报告功能可帮助您跟踪问题并告诉您何时添加或删除任务以获得有效的解决方案。

8. 通知和提醒

在流程工作流中,任务被分配给个人或特定用户角色。为了迅速采取行动,必须通知合适的人或小组即将获得的批准和其他截止日期。自动通知和提醒是确保自动化工作流程顺利运行的关键,无需亲自跟进。有效的业务 WMS 通过电子邮件或短信为即将发生的事件生成可定制的警报。

9. 基于云的平台

对于寻求数字优势的组织来说,云技术和服务提供了重要的好处,例如集中式数据存储、轻松协作、最少的停机时间以及可从任何位置访问。

即使您已经有了业务流程和相应的工作流程,您也可以从改进和改进中受益。工作流程不足会对您的业务运营产生负面影响。这就是为什么有必要记住一些工作流管理的最佳实践。

要遵循的工作流管理最佳实践

工作流程管理是一个全公司范围的程序,应优先实施。工作流管理实践通常应用于日常活动,例如处理销售订单。以下是一些需要遵循的基本工作流管理实践:

     映射您的工作流程: 在大多数组织中,有许多业务工作流程分布在各个部门、系统和工具中。识别和规划您的工作流程有助于您可视化每个步骤并确定需要改进的领域。这是采用自动化的必要步骤。

     优先考虑工作流程: 面向客户的工作流程必须灵活并以最佳方式运行,这一点至关重要。补充这些主要工作流程的辅助工作流程应该具有下一个优先级。例如,营销的设计请求工作流应该安排在销售工作流之后。

     尽可能自动化: 寻找可以自动化的重复性任务。这可以腾出时间让员工专注于高优先级的任务。

     识别利益相关者: 识别负责工作流中特定任务的个人。

     监控并定期优化: 工作流程的初稿,无论如何由数据驱动,通常都是不够的。定期监控和优化对于开发高效和有效的工作流程是必要的。

     查找冗余: 绘制工作流程可帮助您识别冗余任务。与利益相关者合作,确定冗余并避免重复工作。

     监控 KPI 跟踪 KPI 以确保您的流程高效运行。监控指标以衡量您对工作流程所做的任何更改的有效性,并确定需要改进的领域。

选择不能满足您业务需求的工作流管理系统可能既昂贵又浪费。当您为您的业务构建工作流管理系统时,不要满足于无法跟上的产品。为了管理您的工作流程,您的 WMS 需要足够强大、足够灵活以进行扩展,并且可以根据您的独特需求进行定制。考虑到客户期望的演变,投资一个好的工作流自动化系统具有很大的商业意义。通过Zoho Creator 低代码平台设计自定义工作流,简化通信流程并自动执行日常任务,让日常工作和管理更高效。

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